DMS Kreditorenrechnungen

Topal stellt mit der Topal Scan - DMS Anbindung die Möglichkeit bereit, Lieferantenrechnungen die in Ihrem DMS abgelegt sind, automatisch zu verarbeiten.
Belege können aus Ihrem DMS geladen, gescannt und direkt verarbeitet werden.

Kapitel Referenzen

DMS prüfen

Thematisch ist die DMS Scan Funktion, den Kreditoren zugewiesen. Wenn Sie einen Mandanten für DMS Scan (Topal Scan) und ein DMS Profil eingerichtet haben,
steht Ihnen via Modulnavigation [Kreditoren] in der Kopfzeile der Menüpunkt (Abbildung 1) [DMS prüfen] zur Verfügung:

Abbildung 1: Menüpunkt "DMS prüfen"

Durch anwählen des Menüpunktes [DMS prüfen], wird der nachfolgende Dialog (Abbildung 2) geöffnet. Dieser zeigt nebst neuen Menüpunkten, einen zwei geteiten Dialog.

Auf der linken Seite werden Dateien angezeigt, welche sich zur Bearbeitung im DMS befinden. In der rechten Dialoghälfte ist die Vorschau des angewählten

Dokuments ersichtlich. Bei mehrseitigen Dokumenten können Sie im Vorschaufenster via Pfeiltaste durch das Dokument blättern.

Abbildung 2: DMS prüfen - Dateiübersicht

Icons und deren Funktion

Im folgenden sind die Icons und deren Funktion beschrieben.

Icon	Beschreibung
	in Verarbeitung
	fehlende Informationen. Bewegen Sie Ihren Mauszeiger über das Icon um die Informationen einzusehen.
	Gibt Auskunft über die Informationen, die in Ihrem Dokument gelesen werden konnten. Die Informationen stehen erst nach einem initialen scan zur Verfügung. Bewegen Sie Ihren Mauszeiger über das Icon um die Informationen einzusehen.
	Transaktion erstellen resp. Scan starten und Transaktion erstellen
	Status abgeschlossen
	Es konnten keine Informationen (z.B. ESR Nummer) erkannt werden.

Erkennung von ESR-, und QR Einzahlungsscheinen

Topal Scan übernimmt die Funktion Ihres Beleglesers für ESR-, und QR Einzahlungsscheine.
Bei einer ESR Rechnungen, wird Ihr Dokument via OCR - Erkennung auf das Vorhandenseins einer Codierzeile des Einzahlungsscheins überprüft.
Die Codierzeile wird gescannt und entsprechend angezeigt. Bei QR Code Rechnungen, wird ein QR Code Scanner verwendet. Dieser scannt den QR Code und zeigt die

gelesenen Informationen im Grid an.

Navigation zur Erkennung von Einzahlungsscheinen

Beim Öffnen des Dialogs werden alle Dokumente angezeigt, die sich im DMS befinden und nicht bereits verarbeitet worden sind.

Abbildung 3: DMS Inbox überprüfen - Menünavigation

Funktion	Beschreibung
Start	Via [Start] Knopf wird die OCR Erkennung resp. das QR Code scanning der Dokumente gestartet.
Aktualisieren	Via [Aktualisieren] Button werden die Belege aus dem DMS neu eingelesen.
Optionen	Via [Optionen] Listbox können verschiedene Optionen angewählt werden [Zusätzlichen Text Anzeigen, DMS Filter anzeigen, Alle Mandanten Dokumente Anzeigen, Dokument Scanning aktivieren ]
Transaktionen erstellen	Via [Transaktionen erstellen] Button starten Sie einen Batchprozess der aus allen gescannten Dokumenten nacheinander „Transaktionen erstellt“.

Erkennung von Einzahlungsscheinen starten

Die Erkennung der Rechnungen (Abbildung 4) wird durch drücken des Buttons [Start] gestartet. Dabei werden die verschiedenen Rechnungen auf das Vorhandensein

einer Codierzeile respektive eines QR Codes im Einzahlungsschein überprüft. Sie haben aber auch die Möglichkeit einzelne Rechnung direkt zu scannen und zu verarbeiten.
Dies erreichen Sie durch anwählen des [grünen Icons] mit Pfeil. Dokumente die momentan gescannt werden, werden mit einem "grünen Icon - in Verarbeitung" dargestellt.
Ist der Scan Prozess abgeschlossen, wird wieder ein "grünes" Icon mit Pfeil angezeigt.

Rechnungen, bei denen alle Informationen zur Verfügung stehen werden in der Status Spalte mit einem "grünen" Icon mit Hacken angezeigt, während dessen Rechnungen
mit einer fehlenden Information "gelb" ausgewiesen werden. Rechnungen, die weder über eine Referenzzeile noch einen QR Code verfügen, werden mit einem "Error" Icon im

Status ausgewiesen. Diese lassen sich aber trotzdem verarbeiten. In diesen Fällen sind alle Angaben im Transaktions Dialog manuell einzufügen.

Abbildung 4: DMS prüfen - Erkennung von Einzahlungsscheinen starten

Transaktionen erstellen

Nachdem die OCR, resp. QR Erkennung aller Rechnungen abgeschlossen ist, können Sie direkt Rechnungstransaktionen erstellen.

Hierfür steht Ihnen das [grüne Icon] mit Pfeil zur Verfügung. Sie haben aber auch die Möglichkeit eine Batchverarbeitung zu starten.

Dies erreichen Sie durch anwählen des Buttons [Transaktionen erstellen]. Bei der Batchverarbeitung wird Rechnung für Rechnung geöffnet,

ohne weiteres anwählen einer bereits gescannten Rechnung.

Abbildung 5: DMS prüfen - Rechnungstransaktionen erstellen

Bearbeiten Sie die Rechnung wie gewohnt, indem Sie die Aufwandsbuchungen erfassen. Speichern Sie danach die Rechnung.

Wird bei der Erkennung kein Kreditor erkannt, wird direkt der Kreditorauswahl Dialog angezeigt (Abbildung 6).
Wählen Sie den Kreditor aus, oder erstellen Sie einen neuen Kreditor. QR Rechnungen liefern bereits detaillierte Angaben zum Kreditor.
Diese werden bei der Erstellung eines neuen Kreditors direkt im Kreditor Dialog eingefügt, somit entfällt die Eingabe der Daten.

Abbildung 6: Inbox prüfen - Kreditor Auswahl

Mit der Speicherung der Transaktion werden die Transaktionsdaten im DMS zum Beleg gespeichert. Verarbeitete Transaktionen
werden aus dem Grid entfernt.

Transaktion bearbeiten

Transaktionen lassen sich nach dem speichern nochmals bearbeiten. Hierzu öffnen Sie eine gespeicherte Transaktion im Kreditoren Grid der offenen Rechnungen.
Via Menüpunkt [Archiv] können Sie entweder das verknüpfte Dokument anschauen, das Dokument ersetzen oder Löschen.

Abbildung 7: Transaktion bearbeiten - verknüpftes Originaldokument öffnen

Wollen Sie ein verknüpftes Originaldokument anschauen, wählen Sie den Menüpunkt [Archiv | Öffnen des verknüpften Dokuments] (Abbildung 7).

Das Dokument (Abbildung 8) lässt sich via der [Zoom] Funktion vergrössern oder verkleinern. Dies kann auch via das Maus-Rad erreicht werden. Bei Bedarf
kann das Dokument via Printknopf ausdrucken.

Abbildung 8: Transaktion bearbeiten - Ansicht des verknüpften Dokuments