Mit diesem Speziallohnlauf kann einmalig – im vorangegangenen Jahr – eine Lohnverarbeitung durchgeführt werden. Dies auch wenn es im Folgejahr bereits Verarbeitungen gab.
Es erfolgt keine Fixierung dieses Lohnlaufs und es werden keinerlei Saldi ins neue Jahr vorgetragen. Jahresmeldungen müssen unter Umständen manuell nachgereicht werden (und es können Verzugszinsen anfallen).
Definition der Lohnarten
Lohnarten, welche in diesem Speziallohnlauf verwendet werden sollen, müssen im Lohnartenstamm freigeschaltet werden. Es dürfen nur Lohnarten verwendet werden, welche für die Berechnung nicht auf die Salärfelder (Stellenstamm) ziehen und nicht in solche zurückschreiben (Saldoführung).
Ablauf
Der Speziallohnlauf führt Schritt für Schritt durch die bekannten Verarbeitungsschritte aus der normalen Lohnverarbeitung. Der Lohnlauf kann jederzeit unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt fortgeführt werden. Beim Wechsel in den nächsten Schritt, wird die entsprechende Verarbeitung automatisch ausgeführt (z.B. berechnen). Dies kann jedoch manuell gelöscht werden, falls ein Fehler entdeckt wird. Ebenso ist es möglich, in einen früheren Schritt zurückzukehren. Wurden bereits weitere Verarbeitungsschritte durchgeführt, können Informationen nur angesehen, aber nicht bearbeitet werden. Dies wird durch das -Symbol gekennzeichnet. Der Schritt kann durch Klick auf dieses Symbol für die erneute Bearbeitung entsperrt werden. Damit werden jedoch alle nachfolgenden Verarbeitungsschritte gelöscht.
Lohnlauf aufrufen
Im ersten Dialog wird gewählt, ob ein neuer Lohnlauf erstellt, oder ein bestehender bearbeitet werden soll. Existiert im vergangenen Jahr bereits ein solcher Lohnlauf, können die Daten (plus 1 Jahr) und die Vorerfassung übernommen werden.
Anschliessend öffnet sich das Fenster mit den einzelnen Verarbeitungsschritten.
Datumseingabe
Definition der Daten für den Lohnlauf. Das Abrechnungsdatum muss im vergangenen Jahr liegen und gleich oder älter dem letzten Lohnlaufdatum sein.
Das Abrechnungsdatum ist massgebend für die Berechnungslogik (Basen, Lohnausweis usw.).
Hier werden den Personen die Lohnarten und Beträge zugewiesen. Es stehen nur Lohnarten zur Auswahl, welche im Lohnartenstamm entsprechend definiert wurden.
Beim Wechsel in diesen Schritt, werden die Personen automatisch berechnet und können im unteren Bereich kontrolliert werden. Fehlen Angaben, kann die Berechnung nochmal manuell gelöscht resp. wiederholt werden. War eine Berechnung bei einer Person nicht möglich, wird dies in der Spalte Status angezeigt.
Beim Wechsel in diesen Schritt werden die Auszahlungsdateien automatisch aufbereitet. Die Angaben können im unteren Bereich kontrolliert und anschliessend die Auszahlungsdateien generiert werden. Ein Klick auf den Button Folder öffnen öffnet den Ordner mit den Auszahlungsdateien im Datei-Explorer.
Hier wird als erstes über den Button Reports generieren der gewünschte Report gewählt und generiert. Optional kann eine Lohnblattbemerkung angegeben werden.
Nach dem Kontrollieren der Reports im unteren Bereich, können diese per Mail verschickt, als einzelne PDF gespeichert oder ausgedruckt werden.
Beim Wechsel in diesen Schritt wird die Kontierung - und falls die Schnittstelle zur Topal Finanzbuchhaltung aktiv ist - die Verbuchung automatisch durchgeführt.
-Symbol gekennzeichnet. Der Schritt kann durch Klick auf dieses Symbol für die erneute Bearbeitung entsperrt werden. Damit werden jedoch alle nachfolgenden Verarbeitungsschritte gelöscht.
