In den Settings werden die grundlegenden Einstellungen zum Mandanten, Parameter und Sprache vorgenommen.
Abbildung 1: Einstellungen
Anpassungen
Grundsätzlich kann in diesem Report alles angepasst werden. Vor den Anpassungen ist es ratsam eine Sicherungskopie zu erstellen.
Versierten Excel - Nutzern sind praktisch keine Grenzen gesetzt.
Firma, Geschäftsjahr, Firmenadresse
Frmen Name und Geschäftsjahr kann direkt in den Einstellungen (siehe Abbildung 1) vorgegeben werden. Sie haben aber auch die Möglichkeit diese
Einstellung via Funktionsblock [Topal | Einstellungen] vorzunehmen. Im Bereich Parameter im selben Blatt können Sie auch die Firmenadresse erfassen.
Sprache, Periode
Das Modul ist im Anwenderbereich 3-sprachig aufgebaut, es kann deshalb die Sprache ausgewählt werden. Je nach Bedürfnis kann die Erfolgsrechnung
als Monats- oder als Quartalsresultat abgebildet werden.
Reportdatum
Nach dem Öffnen der Datei werden die Buchhaltungsdaten automatisch aktualisiert. Anschliessend kann auf der Ersten Seite im „Menu“ das Reportdatum eingetragen werden. Die
importierten Daten werden nun periodengerecht aufbereitet.
Reportanpassungen
Alle Blätter sind per Default schreibgeschützt, bei Anpassungen muss zuerst der Schreibschutz entfernt werden.
Den Schreibschutz können Sie wie folgt aufheben (Excel >2013):
Öffnen Sie die Einstellungen in Excel via [File | Info] und wählen Sie die Blätter die Sie ändern wollen.
Es empfiehlt sich den Schreibschutz nach den Anpassungen wieder zu aktivieren.
Kontozeilen einfügen
Der Report ist so aufgebaut, dass vorwiegend über die Kontonummer die entsprechenden Daten aus den Speichern abgerufen werden. Das heisst durch einkopieren von ganzen Reportzeilen
können die einzelnen Darstellungen relativ einfach angepasst werden.
Markieren Sie die Zeile und fügen Sie eine neue hinzu (siehe Abbildung 2). Kopieren Sie danach eine der existierenden Zeilen und fügen Sie diese an der leeren Stelle ein.
Danach ändern Sie die Kontonummer. Die Daten werden dann direkt abgefüllt.
Abbildung 2: Einfügen von Zeilen
Bemerkung:
Danach die neue Kontonummer einfach in der ersten Spalte eintragen. Damit die Summierungsformeln nicht angepasst werden müssen, sollten die Zeilen immer
innerhalb eines Summenbereichs eingefügt werden.
Kontozeilen löschen
Zeilen können via der Löschfunktion in Excel gelöscht werden. Beachten Sie auch hier, dass die Summenzähler danach kontrolliert werden.
Vollständigkeitskontrolle
Zur Kontrolle ob alle Zeilen im Report erscheinen oder allenfalls doppelt erfasst wurden, kann das Sheet „Data2“ konsultiert werden. Konti die nicht ordnungsgemäss
hinterlegt wurden, erscheinen in den ersten Spalten (Spalte1 Bericht, Spalte 2 Bilanz/ER Abbildung 3) rot eingefärbt.
Abbildung 3: Sheet "Data2" Kontrolle
