Report
In der folgenden Tabelle werden die Standard Reports, die beim Import von Topal Fibu ins Topal Excel immer mitgeliefert werden beschrieben.
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Report
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Beschreibung
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Menu
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Die ersten beiden Sheets zeigen eine Zusammenfassung über den ganzen Report.
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Bilanz
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Gegenüberstellung der Aktiven und Passiven.
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Erfolg
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Die Budgetwerte werden ebenfalls aus Topal Finanzbuchhaltung übernommen. Ist kein
Budgetvergleich erwünscht, können diese Spalten einfach ausgeblendet werden:
Um die Erfolgsrechnung in konzentrierter Form anzuzeigen, über die Standardfilterfunktion (Abbildung 1) von
Excel, die Detailzeilen werden ausgeblendet:
 Abbildung 1: Sheet "Erfolg" Filterfunktion
Über die gleiche Funktion (alles auswählen) werden die Zeilen wieder eingeblendet.
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Liqstatus
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Entstehung der drei wichtigsten Kennzahlen in der Liquidität.
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ROI
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Kennzahlenpyramide nach „DuPont“.
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Bericht
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Die Darstellung von Bilanz und Erfolgsrechnung für den Jahresbericht.
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Liqverlauf
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Basierend auf den Budgetjahres- oder Vorjahreswerten kann über eine Schlüsselzuweisung die
Liquiditätsentwicklung für die nächsten 12 Monate projiziert werden. Wahl ob Budget oder Vorjahr (Abbildung 2)
als Basis:
 Abbildung 2: Liqverlauf Drop Down Wahl
Die Prognose der monatlichen Entwicklung pro Ertrags-/Kostengruppe basiert auf einem Verteilschlüssel,
der zuerst aufgebaut und anschliessend der Gruppe zugewiesen werden muss.
Die Schlüssel können entweder selber aufgebaut (Abbildung 3):
 Abbildung 3: Liqverlauf Schlüssel selber aufbauen
oder elegant durch Eingabe der Gruppennummer (Abbildung 4) nach Vorjahr automatisch generiert werden:
 Abbildung 4: Liqverlauf Schlüssel automatisch generieren
Anschliessend muss der Gruppennummer nur noch der gewünschte Schlüssel (Abbildung 5) zugewiesen
werden.
 Abbildung 5: Liqverlauf Schlüssel der Gruppe zuweisen
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Settings
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Im Sheet "Settings" werden die Einstellungen zum Mandant, Parameter, Sprache
vorgenommen.
 Abbildung 6: Sheet "Settings"
Es werden folgende Funktionen für diese angewendet:
 Abbildung 7: Sheet "Settings" Formeln
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Reportdatum
Nach dem Öffnen der Datei werden die Buchhaltungsdaten automatisch aktualisiert.
Anschliessend kann auf der Ersten Seite im „Menu“ das Reportdatum eingetragen werden. Die
importierten Daten werden nun periodengerecht aufbereitet.
Reportanpassungen
Alle Blätter sind schreibgeschützt, bei Anpassungen muss zuerst der Schreibschutz entfernt
werden.
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Start – Format – Schutz – Blattschutz – aufheben
Nach der Anpassung ist es ratsam diesen Schutz wieder zu aktivieren.
Kontozeilen einfügen
Der Report ist so aufgebaut, dass vorwiegend über die Kontonummer die entsprechenden Daten
aus den Speichern abgerufen werden. Das heisst durch einkopieren von ganzen Reportzeilen
können die einzelnen Darstellungen relativ einfach angepasst werden.
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Ganze Zeile markieren – kopieren – kopierte Zellen einfügen
Danach die neue Kontonummer einfach in der ersten Spalte eintragen.
Damit die Summierungsformeln nicht angepasst werden müssen, sollten die Zeilen immer
innerhalb eines Summenbereichs eingefügt werden.
Abbildung 8: Kontozeilen einfügen
Kontozeilen löschen
Um Zeilen zu löschen, gibt es 2 Möglichkeiten: Entweder wird nur der Zelleninhalt gelöscht
(Sheet "Bilanz", Abbildung 9):
Abbildung 9: Sheet "Bilanz" Zelleninhalt löschen
oder die ganze Zeile wird entfernt. Hier muss darauf geachtet werden, dass die
Gruppensummenformeln dadurch nicht zerstört oder entsprechend angepasst werden.
Vollständigkeitskontrolle
Zur Kontrolle ob alle Zeilen im Report erscheinen oder allenfalls doppelt erfasst wurden, kann das
Sheet „Data2“ konsultiert werden. Konti die nicht ordnungsgemäss hinterlegt wurden, erscheinen
in den ersten Spalten (Spalte1 Bericht, Spalte 2 Bilanz/ER Abbildung 10) rot eingefärbt:
Abbildung 10: Sheet "Data2" Kontrolle
Weitere Anpassungen
Grundsätzlich kann in diesem Report alles angepasst werden. Vor den Anpassungen ist es ratsam
eine Sicherungskopie zu erstellen. Versierten Excel-Nutzern sind praktisch keine Grenzen gesetzt.
Firma, Geschäftsjahr
Auf dem Sheet „Settings“ muss der Firmenname und das Geschäftsjahr (Abbildung 11) eingetragen werden:
Abbildung 11: Sheet "Settings" Firmenname/Geschäftsjahr
Weiter unten im gleichen Blatt kann allenfalls noch die Firmenadresse (Abbildung 12) erfasst werden (für den Sheet „Bericht“).
Abbildung 12: Sheet "Settings" Firmenadresse
Sprache, Periode
Das Modul ist im Anwenderbereich 3-sprachig aufgebaut, es kann deshalb die Sprache
ausgewählt werden. Je nach Bedürfnis kann die Erfolgsrechnung als Monats- oder als
Quartalsresultat abgebildet werden.
Abbildung 13: Sheet "Settings" Sprache/Periode