Import / Export

Die Importfunktion erlaubt es einem Benutzer einzelne oder mehrere Dateien in Topal zu importieren. Topal unterstützt bis dato die Import-Formate XML, TAF und CSV. Grundsätzlich werden

in Topal zwischen einmaligen- oder wiederkehrenden Imports unterschieden. Einmalige Imports werden als manuelle-, wiederkehrende Imports als Vorlagenimports bezeichnet. Sind mehrere Dateien

auf einmal einzulesen, kann dies via Mandanten spezifischem Import (Import - Vorlage) oder per Import - Monitor bewerkstelligt werden.

Manuelle Imports werden über einen Assistenten, den Sie über das Haupmenu [Datei | Import | Mandanten Import] erreichen, erstellt. Die Beschreibung finden Sie in Kapitel Import Mandant. Der Import - Monitor ist über das Hautmenu
[Datei | Import | Import Monitor] zu erreichen. Das importieren mehrere Files bedingt, dass zuerst Importvorlagen erstellt werden.

Abbildung 1: Import Monitor

Wird ein manueller Import eines Mandanten durchgeführt, führt Topal den Benutzer schrittweise durch den gesamten Import-Prozess (Import-Assistenten). Dabei besteht die Möglichkeit,
Einstellungen vorzunehmen, die dem entsprechend gewählten Importformat (Datenquelle) entsprechen.

Import Einstellungen Datenquellen

Abbildung 2: Import Einstellungen

Ausgewählte Datenquellen

Unter Import von (Datenquelle) geben Sie an, welches Dateiformat importiert werden soll.

Abbildung 3: Datenquelle

Art des Imports und Optionen

Abbildung 4: Art des Imports und Optionen

Art des Imports

Erstes Geschäftsjahr	Diese Option importiert beim Sesam Import nur das erste Geschäftsjahr. Beim XML Import können mehrere Geschäftsjahre importiert werden. In beiden Fällen wird ein neuer Mandant erstellt.
Weiteres Geschäftsjahr	Diese Option importiert ein weiteres Geschäftsjahr in den aktuellen Mandanten.
Mandant von Treuhänder	Wird beim Datenaustausch mit dem Treuhänder benötigt. Es wird ein Abgleich der Daten gemacht, welche zuvor für den Treuhänder exportiert wurden.
Benutzerdefiniert	Mit dieser Option werden im nächsten Schritt gewählt, welche Tabellen importiert werden sollen.

Optionen

Mandant ohne Nebenbücher	Beim Import von Sage-Mandanten werden die Nebenbücher (Debitoren/Kreditoren) ausgeschlossen. Beim XML Import ist diese Checkbox nicht aktiv.
*Importdatei in .BAK**	Ist diese Checkbox gesetzt, werden Importdateien nach dem Import in *.Bak umgewandelt. Dies verhindert, dass eine Datei nicht nochmals importiert wird.

Pfad und Datei auswählen

Durch anwählen von [...] besteht die Möglichkeit zwischen der Auswahl eines Ordners oder einer Datei. Entsprechend der Wahl öffnet sich der entsprechende Dialog um eine Importdatei oder

ein ganzes Verzeichnis auszuwählen. Die Eingabe des Pfades auf eine Datei oder Verzeichnis kann auch direkt im Eingabefeld erfolgen. Wird eine einzelne Datei angewählt wird nur diese Datei

importiert. Wird hingegen ein Verzeichnis angegeben, werden beim Import alle Dateien die sich in diesem Verzeichnis befinden, importiert.

Abbildung 5: Pfad und Datei auswählen

Import in Mandant

Über diese Auswahlliste können Sie den Mandanten auswählen, in welchen importiert werden soll. Bei der Importart „Erstes Geschäftsjahr“ steht die Mandantenauswahl nicht zur Verfügung,
da mit dieser Funktion ein kompletter Mandant importiert wird. Mit [Weiter] geht das zweite Fenster des Importassistenten auf.

Importeinstellungen Handhabung Belegnummern

Abbildung 6: Handhabung der Belegnummern

Behandlung falls Belegnummer schon vorhanden

Vorhandene Transaktionen ersetzten	Schon vorhanden Belegnummern werden mit der neu importierten Buchung ersetzt.
Gespeicherte Transaktion verwenden	Buchungen werden nicht in Topal importiert und es bleibt die abgespeicherte Buchung in Topal bestehen.
Transaktion überspringen	Buchungen werden für Import ignoriert.
Vorgaben Kopieren vom Mandanten	Sie können hier einen Mandanten auswählen, von welchem Sie die Vorgaben übernehmen wollen

Startnummern

Von Topal vergeben	Topal vergibt automatisch die fortlaufenden Nummern bezüglich Adress-Nr., Debitorenrechnungs-Nr. und Kreditorenrechnungs-Nr.
Benutzerdefiniert	Sie können selber bestimmen, ab welchen Nummern die Buchungen fortlaufend beginnen sollen.

Import- und Konvertierungseinstellungen

Dieses Fenster erscheint nur bei TAF- und CSV-Import.

Abbildung 7: Import- und Konvertierungseinstellungen

MWST - Konversion

Keine MWST-Konversion	Es werden beim Import eines Sagemandanten keine MWST Codes konvertiert/umgewandelt.
Standard MWST Konversionstabelle verwenden	Beim Import eines Sagemandanten werden die MWST Codes mit der im Programmordner hinterlegten Datei für Topal konvertiert.
MWST Konversionsdatei verwenden	Über Button [...] können Sie beim Import eines Sagemandanten eine Konvertierungsdatei für die Umwandlung der MWST Codes aus dem Explorer auswählen. Unter folgendem Link gibt es für die Konvertierung eine Vorlagendatei zum Herunterladen: Topal Fibu
Fehlende Codes hinzufügen	Ist diese Option gesetzt, werden in der Datei zusätzlich vorhandene Codes mit importiert.

Alte Währungscodes in ISO - Codes Umwandeln

Nur SFR in CHF	Umwandlung des Währungscodes SFR in CHF
Datei zur Umwandlung verwenden	Geben Sie hier die Date an die die Umwandlunstabelle der Codes beinhaltet.
Benutzerabfrage für Umwandlung der Währungscodes	Durch Aktivierung dieser Checkbox wird vor jeder Konvertierung eines ISO Codes eine Abfrage erfolgen.

Automatische Änderungen der Buchungstexte

Buchungstext durch Automatiktext ersetzen

Aktivieren Sie diese Checkbox wenn die Buchungstexte im Importfile durch Automatiktexte in Topal ersetzt werden.

MWST

Saldosteuer

Ist der Mandant für Saldosteuerabrechnung konfiguriert und soll ein import vorgenommen werden, sind keine MWST Beträge auszuweisen. Dies wird durch Aktivierung der Checkbox Saldosteuer erreicht.

Sage / TAF Rechnungsdatum

Datum als Rechnungs - Datum

Fibu Datum als Rechnungs - Datum

Dies erlaubt Ihnen das Datum der Rechnung oder das Fibu Datum als Rechnungs - Datum zu verwenden.

Import von mehreren Mandanten

Es besteht die Möglichkeit mehrere Mandanten sei es als XML Dateien oder CSV zu importieren. Ein Import mehrer Mandanten wird wie folgt erreicht.

Bemerkung:
Die beiden Dialoge (siehe folgende Bilder) haben eine unterschiedliche Darstellungsart. Dies ist der Fall, da beim XML Mandantenimport lediglich einzelne XML Dateien pro Mandant
importiert werden. Im Fall von CSV Mandanten wird aber wiederum eine ganze Ordnerhierarchie mit den entsprechenden Dateien importiert.

Import von CSV Mandanten

Erstellen Sie einen Ordner mit den entsprechenden CSV Mandanten. Wählen Sie den Menüpunkt [Import | Mandanten Import]. Folgen Sie dem Prozess bis zu den Einstellungen
der Datenquelle. Hier wählen Sie via Dropdown [Directory wählen] und geben Sie den entsprechenden Ordner an. Folgen Sie den weiteren Schritten. Entsprechend werden Sie einen
der beiden Import Dialoge sehen. In diesen besteht die Möglichkeit via Checkbox einzelne Mandanten in den Import einzuschliessen, oder entsprechend aus zu schliessen.

Abbildung 8: Import von CSV Mandanten

Import von Mandanten

Erstellen Sie einen Ordner mit den entsprechenden XML Mandanten. Wählen Sie den Menüpunkt [Import | Mandanten Import]. Folgen Sie dem Prozess bis zu den Einstellungen
der Datenquelle. Hier wählen Sie via Dropdown [Directory wählen] und geben Sie den entsprechenden Ordner an. Folgen Sie den weiteren Schritten. Entsprechend werden Sie einen
der beiden Import Dialoge sehen. In diesen besteht die Möglichkeit via Checkbox einzelne Mandanten in den Import einzuschliessen, oder entsprechend aus zu schliessen.

Abbildung 9: Import von XML Mandanten