Le terme de management des documents (également appelé système de gestion des documents) se réfère à la gestion des documents électroniques à l'aide d'une base de données. Ce terme s'applique également à la gestion des documents numérisés, à l'origine sur papier, dans les systèmes électroniques et est également utilisé dans un sens plus large en tant que nom de branche. Cette gestion des documents papier s'appelle la gestion des documents. Pour mieux se différencier, le terme de gestion électronique des documents est souvent utilisé (angl.: electronic document management, EDM). Les systèmes de gestion de documents (GED) sont utilisés comme logiciels.
Un système de gestion de documents vous permet de stocker vos documents sous une forme ordonnée et de les référencer directement depuis Topal.
Topal prend actuellement en charge les interfaces avec les systèmes de gestion de documents tels que DocuWare, Kendox et SharePoint, ainsi que le stockage des documents sur le système de fichiers. La connexion aux différents systèmes GED a été réalisée dans Topal via des "Connectors". Ceci garantit que la connexion d'autres systèmes GED sera également possible à l'avenir de la même manière. Les différents systèmes de gestion de documents peuvent faire l'objet d'une licence séparée et sont soumis à des conditions de licence différentes. Veuillez contacter Topal Solution AG pour toute question relative aux licences.
Topal Archiv
Utilisé pour stocker les documents qui ne sont pas directement liés à une facture. Vous trouverez une description détaillée au chapitre Topal Archive
Comme nous l'avons déjà mentionné, la connexion aux différents systèmes de gestion documentaire est résolue via des connecteurs. La configuration du système de gestion documentaire souhaité est accessible via les propriétés du mandat [Mandat | Propriétés]. Sélectionnez le nœud [Gestion des documents (GED)] dans l'arborescence de navigation. Après avoir sélectionné le nœud correspondant, la boîte de dialogue illustrée dans la Figure 1 ci-dessous apparaît. Cette vue d'ensemble montre tous les profils créés et les emplacements de stockage (stockage de documents) de votre configuration GED. Les configurations sont structurées dans une arborescence. Le terme <GED> est une substitution pour SharePoint, Kendox ou DocuWare.
