Rechnungen einbuchen

In vielen Fällen wird Topal im Zusammenhang mit einem Warenwirtschaftssystem eingesetzt, so dass die Buchungen für die Debitorenrechnungen bereits beim Fakturieren automatisch erstellt und in Topal importiert werden. Deshalb wählen wir als Beispiel für das Einbuchen einer Rechnung in den Nebenbüchern eine Lieferantenrechnung. Das manuelle Verbuchen von Debitorenrechnungen funktioniert analog.

Nehmen wir an, die "Mon Bijou AG" habe einen Wareneinkauf getätigt und von der Firma Edelsteine AG
eine Charge gemischter Schmucksteine im Wert von insgesamt 800 Franken erworben. Ein Kreditoren-Personenkonto für die Edelsteine AG ist im Beispielmandanten bereits vorhanden.

1. Wenn Sie das Fenster Transaktion bearbeiten immer noch geöffnet haben, brauchen Sie nur den Eingabemodus mit dem Listenfeld in der linken oberen Ecke des Fensters auf Kreditorenrechnung umzuschalten. Ansonsten wechseln Sie mit der Navigation in den Bereich Kreditoren und wählen dort den Befehl Neue Rechnung aus der Kopfleiste oder dem Menü der rechten Maustaste.

Im ersten Schritt buchen Sie den Gesamtbetrag der Rechnung auf das Personenkonto des Kreditors. In diesem Beispiel wissen Sie zwar, dass ein Kreditorenkonto für die Edelsteine AG vorhanden ist, aber Sie kennen dessen Nummer nicht.

2. Klicken Sie auf den Button der Feldbezeichnung Kreditor, oder setzen Sie den Fokus auf dieses Feld, und drücken die F5-Taste. Eine Liste der Kreditorenkonten öffnet sich, aus der Sie die Edelsteine AG mit einem Doppelklick übernehmen. Auch die mit dem Personenkonto verknüpfte Zahlungsbedingung wird in die Buchung übertragen.

Abbildung 22: Kreditoren Liste

Bemerkung:
Sollte Ihnen die Kontonummer nicht geläufig sein, können Sie auch den Kurznamen des Personenkontos im Kontenfeld eingeben, Topal setzt dann automatisch die zugehörige
Kontonummer ein.

3. Erfassen Sie den Rechnungsbetrag von 800 Franken sowie einen Beispieltext.

4. Lösen Sie mit ENTER den Befehl Erste Buchung aus.

Damit wurde die erste Buchung an das Personenkonto erstellt. Der Cursor befindet sich nun im unteren Bereich des Fensters, wo Sie die Rechnungspositionen verbuchen.
In diesem Fall betrifft die Rechnung nur ein einzelnes Warenaufwandskonto, das Konto 4200 "Einkauf Edelsteine", aber hier könnten wie in einer Sammelbuchung beliebig viele
Teilbeträge auf verschiedene Aufwand- bzw. Aktivkonten gebucht werden.

5. Das Konto 4200 ist als Gegenkonto beim Personenkonto der Edelsteine AG gespeichert und wird im Kontenfeld bereits vorgeschlagen. Auch der Buchungsbetrag von 800 Franken
ist richtig vorgegeben, so dass Sie eigentlich nur den Buchungstext zu ändern brauchen.

Abbildung 23: Gegenkonto

6. Bestätigen Sie die Buchung mit dem Befehl Hinzufügen. Da der Beleg jetzt ausgeglichen ist, wird anschliessend der Button Speichern verfügbar, den Sie mit ENTER oder
einem Mausklick auslösen können.

Im Hintergrund wird Topal eine Buchung auf das Sammelkonto, welches mit dem Personenkonto verknüpfte ist, erstellen. Im Hauptbuch ist die gespeicherte Buchung ersichtlich.
In der Spalte für das Haben-Konto wird das Konto 2000 "Kreditoren CHF" eingetragen. In der Liste des Bereichs Kreditoren, der nur die Kreditoren-Buchungen enthält,
befindet sich hingegen die Personenkontonummer.