Échange de données avec les clients
Topal Solutions a été conçu dès le départ pour assurer une coopération harmonieuse entre les fiduciaires et les clients. En tant que solution optimale, nous recommandons de gérer les données comptables du client sur le serveur du fiduciaire. Avec cette solution, le mandat se connecte avec le Topal Client installé sur son système à l'aide d’une connexion Internet sécurisée au Topal Server de son fiduciaire. Le mandat et la fiduciaire ont un accès simultané à ces données. Un échange de données n'est donc plus nécessaire.
Si cette solution n'est pas souhaitée, Topal offre également un échange de données facile entre la fiduciaire et le client. Dans ce cas, le client exporte ses données périodiquement jusqu'à une date clé et les envoie à sa fiduciaire. Les écritures exportées sont bloquées pour traitement dans le mandat pendant cette période, jusqu'à ce que le mandat ait reçu les données en retour de la fiduciaire. Néanmoins, le client peut continuer à travailler sur sa comptabilité pendant ce temps, c'est-à-dire saisir de nouvelles écritures ou modifier/supprimer des écritures non exportées.
La fiduciaire peut également modifier les comptes ou en rajouter de nouveaux. Cependant, de nouveaux comptes sont ajoutés à la fin de la zone de compte du plan comptable, de sorte que le client doit toujours les déplacer à l'endroit désigné.
Exportation mandat pour la fiduciaire
L'assistant d'exportation est lancé via le menu [Fichier > Exportation]. Dans la première étape, sélectionnez les paramètres suivants :
Figure 1 : Exportation mandat pour la fiduciaire
Sélectionnez le jour de référence jusqu'à quelle date de pièce les écritures doivent être transférées à la fiduciaire : passez les étapes suivantes avec [Suivant] et [Terminer].
Figure 2 : Exportation des données du mandat pour la fiduciaire
Importation chez la fiduciaire
La fiduciaire lance l'assistant d'importation via le menu [Fichier > Importation] et sélectionne les paramètres suivants lors de la première étape :
Figure 3 : Importation des données chez la fiduciaire
Vous pouvez répondre à toutes les étapes suivantes en cliquant sur [Suivant] ou [Terminer], car les réglages ont déjà été effectués.
Notez qu'un nouveau mandat est créé pour le fiduciaire par l'importation. Cela signifie que si le mandat a déjà été importé au cours d'un échange de données précédent, vous devriez supprimer ce mandat qui n'est plus à jour au préalable. Puisqu'un nouveau mandat est créé, la boîte de dialogue Propriétés du mandat apparaît, que vous confirmez avec [Enregistrer].
Figure 4 : Importation mandat chez la fiduciaire
La fiduciaire peut maintenant vérifier la comptabilité, modifier et supprimer des écritures et saisir de nouvelles écritures en comptabilité générale. Toutefois, il ne devrait pas saisir de nouvelles factures, car cela pourrait conduire à un conflit si le client saisit également des factures entre-temps.
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Les nouvelles écritures du journal des écritures de la comptabilité générale, doivent toujours être saisies avec un domaine de numérotation réservé à la fiduciaire !
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