Mappage champs transactions créanciers
Champs obligatoires
Le dialogue de mappage pour les transactions des créanciers affiche divers champs obligatoires. Ces champs sont nécessaires pour identifier de manière unique les documents liés dans votre système GED. Les paramètres pertinents sont le nom du mandat, le compte tiers et le numéro de facture. Les champs sélectionnés sont surlignés en gris dans la grille de métadonnées pour indiquer qu'ils sont utilisés pour une identification unique. Il n'est plus nécessaire de définir une variable pour ces champs, car cela est fait implicitement par le système.
Figure 1: Champs obligatoires
Le champ obligatoire Champs Mandat, est utilisé pour reconnaître les documents de facturation liés au processus créancier.
Le champ "Champ mandat - valeur champ" n'est pas obligatoire, mais il est étroitement lié au champ "Mandat". Si les noms des mandats diffèrent entre Topal et la GED, vous pouvez utiliser ce paramètre pour créer une relation entre le mandat Topal (p. ex. Topal_ISO20022) et le mandat GED (p. ex. Topal_ISO20022_T).
Il s'agit d'un champ de mappage. Dans cet exemple, le champ " Mandat " est utilisé pour la reconnaissance. Le champ Champs mandat-Valeurs champ contient le
String "Topal_ISO20022_T" - Nom du mandat dans la GED. Celui-ci peut être modifié en fonction de vos besoins. Toutefois, il est nécessaire de rapprocher ce champ dans votre GED avec le string choisi, dans notre cas "Topal_ISO20022_T", pour assurer une reconnaissance ou une affectation correcte.
Le champ obligatoire Champs rôle pers....(comptes tiers) contient un string fixe "Kreditoren". Si un terme différent est utilisé dans votre système GED, vous pouvez l'enregistrer dans le champ Valeurs champ. Celui-ci peut être modifié en fonction de vos besoins. Toutefois, il est nécessaire de rapprocher ce champ dans votre GED avec le string choisi, dans notre cas "Kreditoren",
pour assurer la reconnaissance.
Filtrage des flux de travail
Les systèmes de gestion des documents ont la possibilité de cartographier un flux de travail de documents. Le cas suivant servira d'exemple :
Vous avez stocké dans votre système GED des documents qui font l'objet d'un flux de travail d'observation. Par exemple, les documents qui n'ont pas encore été validés ont le statut "non traité" et ne devraient donc pas être disponibles pour être liés à une transaction, c'est-à-dire disponibles pour la sélection dans Topal. Une fois le document validé, il reçoit le nouveau statut "traité". A partir de ce moment, le document est disponible pour être lié à une transaction.
Dans le fichier de mappage de l'interface GED, Topal offre la possibilité de définir un tel statut. La colonne Filtre vous permet de définir un statut librement sélectionnable. Ce statut (valeur) est utilisé pour filtrer les documents qui existent déjà dans un système GED et qui doivent être liés à une transaction via [Obtenir une transaction GED]. Veuillez noter que le champ de statut n'a qu'une seule valeur dans la colonne de filtre.
Commentaire :
Les champs de mappage ne peuvent être modifiés que par les administrateurs pour des raisons de sécurité.