Plan comptable - Assistant de migration
Topal a fourni un assistant de migration pour migrer le plan comptable existant vers les nouvelles exigences comptables. Cet assistant vous guidera pas à pas dans la migration de votre plan de compte existant. L'assistant vous permet de créer un nouveau fichier de migration ou d’effectuer la migration à partir d’un fichier existant. L'outil de migration plan comptable a été conçu en tant que programme individuel, qui se référe aux informations via l'interface API. Le programme se compose de l’application et du fichier DefaultCOATemplate.xml. L'outil de migration se trouve dans le menu [Extras > Outil de migration du plan comptable].
NOTE : l’outil de migration est disponible à partir de la version V7.6.5.0
Il est judicieux de créer un fichier de migration si vous avez plusieurs clients qui ont un plan comptable équivalent et qui doivent migrer vers le nouveau plan comptable.
Vous pouvez garder une copie de ce fichier de migration et le réutiliser en tant que fichier de migration standard pour une migration ultérieure.
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démarrer l'outil de migration du plan comptable
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faire une copie du fichier de migration standard et le charger
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modifier le plan comptable
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enregistrer le modèle de fichier de migration
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commencer la migration effective
Etape 1
Démarrez la migration (Figure 1) dans le menu [Extras > Outil de migration du plan comptable] et sélectionnez l'option souhaitée :
- Créer / éditer fichier de migration: vous permet de créer ou de modifier un modèle (template) de migration en fonction des exigences du plan comptable PME.
- Effectuer migration: lance la migration des mandats existants
Figure 1 : Migration du plan comptable - options
Au premier démarrage de l’outil de migration du plan de compte (Figure 1), le chemin s’accès vers le modèle par défaut (Kontoplan_Migration_Template.xml) est affiché. Vous le trouverez également dans le répertoire d'installation de Topal (par exemple, C: \ Program Files (x86) \ Topal \ Resources \ Migration). Ce modèle allemand contient déjà des modifications basées sur le nouveau plan comptable PME.
Si vous souhaitez démarrer avec ce modèle, enregistrez-le à un endroit adéquat. Si vous préférez démarrer avec un plan comptable sans modifications, effacez le chemin et poursuivez la migration.
Étape 2
Sélectionnez le mandat et le plan comptable sur la base duquel vous voulez créer un fichier de migration : deux listes déroulantes sont disponibles à cet effet (Mandat et Plan comptable). (Figure 2).
Figure 2 : Migration du plan comptable -Choix du mandat et du plan comptable
Etape 3
Effectuez les manipulations nécessaires sur votre plan comptable qui s’affiche maintenant dans un grid. Les colonnes 1 à 3 du grid montrent le plan comptable existant. Les colonnes 4-6, la structure du futur plan comptable.
Comme vous pouvez le voir dans la figure 3 ci-dessous, certaines comptes sont marqués en rouge. Il s'agit des spécifications tirées du modèle par défaut et des exigences de base du nouveau plan comptable.
Il s'agit des groupes, des numéros de groupe, des numéros de compte et de leurs noms.
Comme le nouveau plan ne reflète pas toutes les exigences d'une entreprise, l'outil de migration vous permet d'effectuer des manipulations directement dans la grille. En cliquant dans une ligne, vous pouvez modifier les données suivantes : le numéro groupe/compte ou le nom groupe/compte. A l’aide du menu contextuel, vous avez la possibilité d'ajouter, supprimer et déplacer de nouveaux groupes ou comptes.
NOTE : Les comptes supprimés dans le modèle de migration ne sont pas supprimés définitivement après la migration. Ils sont seulement désactivés.
Figure 3 : Adaptation du plan comptable avec le menu contextuel
Étape 4
La dernière étape explique, comment visualiser votre nouvelle structure que vous venez créer, dans une vue globale (Figure 4).
Figure 4 : Aperçu de l’arborescence du plan comptable
Si vous êtes satisfait des modifications, enregistrez le modèle sous un nouveau nom.
L'assistant de migration vous permet de créer un nouveau fichier de migration ou de vous baser sur un fichier existant.
Créer un nouveau fichier de migration:
La création d'un fichier de migration est judicieuse, si vous souhaitez migrer plusieurs clients avec un plan comptable équivalent vers un nouveau plan comptable.
La migration d’un mandat se réalise comme suit :
1. Ouvrez le modèle de migration créé en exécutant [Extras > Outil de migration de plan comptable] et sélectionnez Effectuer migration. Passez à l’étape suivante de l'assistant.
2. Vérifiez votre nouveau plan comptable dans la vue d'ensemble du grid Aperçu.
3. En appuyant sur le bouton Migrer + Oui/Non, Topal migre désormais votre plan comptable existant en fonction des nouvelles adaptations.
Une fois la migration terminée, le nouveau plan comptable est créé dans l’arborescence Plans comptables (Figure 5). Ainsi, les données précédentes resteront accessibles dans les états.
Figure 5 : Nouveau plan comptable - après migration