Feldbeschreibungen Kreditoren - Rechnung

Im folgenden finden Sie eine Beschreibung der der einzelnen Felder.

Kapitel Referenzen

Abbildung 1: Dialog Kreditorenrechnung

Feld	Beschreibung
Rechnungs - Nr.	Topal vergibt an jede neu erfasste Kreditorenrechnung automatisch eine fortlaufende bis zu 10-stellige Nummer. In einem neuen Mandanten können Sie hier bei der ersten Buchung eine Startnummer Ihrer Wahl eingeben, das Programm zählt von dieser Nummer an kontinuierlich weiter. Die Nummer kann in der Buchung geändert werden. Anschliessend wird erneut von der eingegebenen Zahl an hochgezählt.
Freie Rechnungs-Nr.	In diesem Feld können Sie die Rechnungsnummer des Lieferanten speichern. Es bietet ausreichend Platz auch für längere alphanumerische Rechnungsnummern.
Rechnung/Gutschrift	Zur Verbuchung von Gutschriften bietet Ihnen Topal mehrere Möglichkeiten: Entweder geben Sie den Betrag der ersten Buchung als negativen Betrag ein, dann wird automatisch der Radio-Button Gutschrift aktiviert und der Betrag zur Verdeutlichung rot eingefärbt. Oder Sie erfassen alle Daten der ersten Buchung wie gewohnt einschliesslich des positiven Betrags und wählen erst dann die Einstellung "Gutschrift", die den Betrag automatisch mit einem negativen Vorzeichen versieht und ebenfalls rot darstellt. Jetzt weiss das Programm, dass eine Gutschrift erstellt werden soll, und bebucht das Kreditorenkonto im Haben und die folgenden Buchungen auf den Aufwand- oder Aktivkonten entsprechend im Soll. Der Button Gutschrift kann auch nachträglich auf eine bereits vollständig erfasste Rechnung mit mehreren Positionen angewendet werden, dann werden bei allen Teilbuchungen des Belegs Soll und Haben vertauscht.
Kreditor	Hier tragen Sie die Personenkontonummer des Kreditors ein, von dem Sie die Rechnung erhalten haben. Alternativ dazu können Sie auch den Kurznamen des Lieferanten eintragen. Wie bei allen Kontenfeldern öffnet der Button Kreditor, ein Doppelklick auf das Feld oder der Befehl F5 eine Liste aller Kreditoren-Personenkonten, in der Sie nach dem gewünschten Konto suchen und es in die Buchung übernehmen können. Das Kreditorenkonto bringt verschiedene Vorgaben in die Buchung mit, wie die beim Kreditor gespeicherte Zahlungsbedingung und die Transaktionsmethode. All diese Daten lassen sich in der einzelnen Buchung ändern. Wenn Sie sich die Verbuchung einer Kreditoren-Zahlung in der Liste des Hauptbuchs ansehen, wird anstelle des Personenkontos, das Sie hier eingeben, das zugehörige Kreditoren-Sammelkonto aus dem Kontenplan der Finanzbuchhaltung verwendet. Die Buchung enthält eine Referenz auf das betreffende Personenkonto, das immer parallel mit dem Sammelkonto der Finanzbuchhaltung bebucht wird.
Referenznummer	In diesem Feld speichern Sie die Referenznummer auf den Einzahlungsscheinen der Lieferantenrechnungen. Damit Sie die lange Nummer nicht von Hand abtippen müssen, empfiehlt sich der Einsatz eines OCR-Beleglesers. Topal ist für die Arbeit mit einem Belegleser eingerichtet. Sofern ein entsprechendes Gerät angeschlossen ist und Sie sich im Eingabemodus "Kreditorenrechnung" befinden, wird beim Einlesen der Codierzeile die Referenznummer automatisch in dieses Feld übernommen. Es ist nicht notwendig, dass sich der Cursor dabei im Feld Referenznummer befindet.
Zahlungskonditionen / Fälligkeit	Dieses Listenfeld enthält alle Zahlungsbedingungen, die Sie in den Stammdaten definiert haben. Bei jedem Kreditoren-Personenkonto speichern Sie die Zahlungsbedingung, die für diesen Lieferanten in der Regel gilt. Beim Buchen kann diese Einstellung für einzelne Rechnungen geändert werden. Entsprechend der Zahlungsbedingung berechnet das Programm das Fälligkeitsdatum der Rechnung, welches bei Bedarf manuell überschrieben werden kann. In der Navigation befindet sich unter dem Punkt Kreditoren die Funktion Zahlungsläufe, welche alle fälligen Rechnungen zur Zahlung vorschlägt.
Transaktionsmethoden / Sammelkonto	Die Transaktionsmethode entscheidet, wie die Bezahlung und Verbuchung einer Rechnung abgewickelt wird. Sie enthält die Information über die Zahlungsart, d.h. welcher Einzahlungsschein der Rechnung beiliegt, sowie das Kreditoren - Sammelkonto, das bei der jeweiligen Buchung in der Finanzbuchhaltung parallel zum Personenkonto bebucht werden soll. Transaktionsmethoden werden bei den Personenkonten erfasst. Die dort beim jeweiligen Kreditor als "Vorgabe" definierte Methode wird zusammen mit dem Kreditoren-Sammelkonto in die Buchung übernommen. Bei Bedarf können Sie hier für einzelne Rechnungen ein anderes Sammelkonto angeben oder über den Button Transaktions - Methoden eine andere Zahlungsart auswählen. Möchten Sie eine Rechnung in einer Fremdwährung einbuchen, verwenden Sie eine Transaktionsmethode, die ein Kreditoren-Sammelkonto in der entsprechenden Währung enthält. Daraufhin werden zusätzliche Felder für Kurs und Fremdwährungsbetrag eingeblendet.
Freigegeben durch	Damit nur freigegebene Rechnungen bei einem Zahlungslauf berücksichtigt werden, ist diese Einstellung als Standard aktiviert. Sie können hier auch das Namenskürzel des für die Freigabe Verantwortlichen eintragen.
Barcode	Über den Dialog Maskeneinstellungen, den Sie aus dem Menü Optionen aufrufen, können Sie im Eingabemodus "Kreditorenrechnung" ein Feld für den Barcode aktivieren. Dies ermöglicht Document Management Systems (DMS) von Drittanbietern an Topal anzubinden. Das Feld ist auch über die API-Schnittstelle zugänglich. Bitte wenden Sie sich an den Topal-Support, wenn Sie eine solche Integration wünschen.