Buchungen erfasssen

In Topal gibt es ein multifunktionales Buchungsfenster. Sie erfassen dort die Buchungen des Hauptbuchs ebenso wie die Kreditoren- und Debitorenrechnungen

und -zahlungen. Wenden Sie sich zunächst einmal dem Hauptbuch zu, und legen Sie testhalber ein paar einfache Buchungen an:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hauptbuch links in der Navigationsleiste. Sie sehen jetzt eine Liste der bereits im Beispielmandant erfassten Buchungen.

2. Wählen Sie aus dem Menü des Buttons Neue Buchung, der sich rechts oben in der Kopfleiste befindet, den Punkt Einfachbuchung. Damit öffnet sich das

Fenster Transaktion bearbeiten, in dem alle Buchungsvorgänge in Topal erledigt werden. Das Listenfeld links oben im Fenster zeigt den Eingabemodus Einfachbuchung.

Wer lieber mit der Tastatur arbeitet, kann von jedem beliebigen Ort in Topal das Fenster Transaktion bearbeiten mit dem Kürzel CTRL+B öffnen. Die Kombination

CTRL+SHIFT+B bringt Sie auch gleich in die Buchungsumgebung im Bereich des Hauptbuchs oder in die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, falls Sie dort zuletzt

gearbeitet haben. Auch die Eingabemodi des Buchungsfensters lassen sich mit der Tastatur umschalten: [CTRL + 1] aktiviert die Einfachbuchung, [CTRL + 2] die

Sammelbuchung usw.

Abbildung 1: Neue Buchung

3. Als einfaches Beispiel für eine Testbuchung eignet sich eine Bareinnahme der Mon Bijou AG: Kasse (1000) an "Verkauf Edelsteine" (3200), 1'080 Franken. Wenn Sie

davon ausgehen, dass Belegnummer und Datum bereits richtig eingestellt sind, brauchen Sie nur das Soll- und Habenkonto, den Betrag und einen Text zu erfassen.

Verwenden Sie die Tabulator-Taste, um sich von Feld zu Feld zu bewegen. Das Konto 3200 bringt einen Steuerschlüssel zur automatischen Verbuchung der Umsatzsteuer

in die Buchung mit. Der im Buchungsbetrag enthaltene Steuerbetrag von 80 Franken wird automatisch auf das dem Steuerschlüssel zugeordnete Umsatzsteuerkonto gebucht.

Abbildung 2: Buchungsmaske Einfachbuchung

4. Speichern Sie die Buchung, indem Sie ENTER tippen oder den Button Speichern mit einem Mausklick auslösen.

Buchungen, die nur ein Soll- und ein Habenkonto benötigen, lassen sich auf diese Weise zügig erfassen. Die gespeicherte Buchung wurde in die im Hintergrund

liegende Liste aufgenommen. Falls Sie nachträglich etwas daran ändern möchten, lässt sie sich mit einem Doppelklick wieder in das Buchungsfenster laden.

Testen Sie als nächstes auch die Eingabe von Sammelbuchungen an einem einfachen Beispiel, dem Barverkauf einer Uhr für 750 Franken und eines Colliers

für 245 Franken. Der Verkauf der Uhr soll auf dem Ertragskonto 3300 und der des Colliers auf dem Konto 3205 verbucht werden.

1. Wählen Sie aus dem Listenfeld für den Eingabemodus links oben im Fenster Transaktion bearbeiten die Einstellung Sammelbuchung.

2. Verbuchen Sie zunächst den Gesamtbetrag der Bareinnahme von 995 Franken: Erfassen Sie einen Beispielsbuchungstext und geben Sie dann im Feld Konto die
Kontonummer 1000 für die Kasse ein. Vergewissern Sie sich, dass der Radiobutton Soll/Haben auf "Soll" gestellt ist, und tragen Sie im Feld Betrag die 995 Franken ein.

3. Lösen Sie mit ENTER den Befehl Hinzufügen aus. Damit wird die Buchung in die Liste im oberen Bereich des Fensters aufgenommen. Der verbuchte Betrag wird nun
im Feld Differenz angezeigt und als neuer Buchungsbetrag vorgeschlagen. Im Folgenden verteilen Sie diese Differenz auf zwei Haben-Buchungen.

4. Geben Sie das Konto 3300, den Betrag von 750 Franken und einen Text ein. Die Einstellung "Haben" ist bereits richtig vorgegeben.

Abbildung 3: Buchungsmaske Sammelbuchung

5. Tippen Sie erneut ENTER, um den Befehl Hinzufügen zu geben. Jetzt erscheint auch die zweite Buchung in der Liste, und der Differenzbetrag hat sich um den gebuchten
Haben-Betrag reduziert. Im Betragsfeld wird bereits der richtige Buchungsbetrag für die Verbuchung des Colliers vorgeschlagen.

6. Geben Sie das Konto 3205 ein, ergänzen oder ändern Sie den Text, und bestätigen Sie die Teilbuchung erneut mit dem Befehl Hinzufügen. Jetzt ist die Sammelbuchung
ausgeglichen, und damit wird der Button Speichern aktiv.

Abbildung 4: Ausgeglichene Sammelbuchung

7. Tippen Sie ENTER, oder klicken Sie auf den Button Speichern. Die Buchung wird jetzt in die im Hintergrund liegende Liste der Hauptbuchungen aufgenommen, und das
Buchungsfenster ist zur Aufnahme der nächsten Sammelbuchung bereit.

Sammelbuchungen können sich aus beliebig vielen Soll- und Haben-Teilbuchungen zusammensetzen.