Kreditoren Prozess
Kapitel Referenzen
Topal hat in Zusammenhang mit der Anbindung von DMS Systemen einen Kreditoren Workflow definiert. Dieser Workflow erlaubt den Kunden Rechnungen direkt im DMS
abzulegen und diese in einem zweiten Schritt in Topal einzulesen, zu verbuchen und die Rechnungsdokumente mit den Buchungen zu verknüpfen. In der nachfolgenden
Abbildung sehen Sie den Prozess der dem Kreditoren Workflow zugrundegelegt wird. Die Darstellung beschreibt einen manuellen Prozess bei der Ablage der Dokumente im
Document Management System. Der manuelle Ablageprozess ist primär für Kunden geeignet die eine kleine Anzahl von Dokumenten (z.B. Rechnungsbelege etc.)
archivieren wollen. Für Kunden mit einem grösseren Dokumentenvolumen bietet sich die automatische Verarbeitung (Stapelverarbeitung) an.
In diesem Fall werden Dokumente via OCR Erkennung vom entsprechenden DMS System gescannt, mit Metadaten versehen und im DMS gespeichert.
1. Der Kunde scant seine Rechnungen und legt diese in einer Inbox ab. Inbox in diesem Kontext ist lediglich ein Directory auf Ihrem Rechner.
2. Der Kunde legt die gescannten Dokumente (Rechnungen) im DMS System am gewünschten Ort ab und fügt die notwendigen Metadaten hinzu. Die abzufüllenden Parameter
(z.B. Lieferantenname, Belegdatum, Betrag etc.) können beim einrichten vom Kunden gewählt werden.
(z.B. Lieferantenname, Belegdatum, Betrag etc.) können beim einrichten vom Kunden gewählt werden.
Abbildung 1: Manueller Kreditoren Prozess
1. Die automatische Verarbeitung (Stapelverarbeitung) erlaubt es Ihnen einen "Stapel" von Dokumenten (Rechnungen) via OCR Erkennung zu scannen, die im Dokument enthaltenen
Metadaten zu extrahieren und direkt im DMS abzulegen.
Bemerkung:
Die automatische Verarbeitung (Stapelverarbeitung) bedingt, dass im Vorfeld die OCR Erkennung und die Definition der Metadaten im DMS eingerichtet worden sind.
Metadaten zu extrahieren und direkt im DMS abzulegen.
Bemerkung:
Die automatische Verarbeitung (Stapelverarbeitung) bedingt, dass im Vorfeld die OCR Erkennung und die Definition der Metadaten im DMS eingerichtet worden sind.
2. Der Kunde legt die gescannten Dokumente (Rechnungen) im DMS System am gewünschten Ort ab und fügt die notwendigen Metadaten hinzu. Die abzufüllenden Parameter
(z.B. Lieferantenname, Belegdatum, Betrag etc.) können beim einrichten vom Kunden gewählt werden.
(z.B. Lieferantenname, Belegdatum, Betrag etc.) können beim einrichten vom Kunden gewählt werden.
Abbildung 2: Automatischer Kreditoren Prozess
Topal verwendet eine "State Engine" die den Zustand der entsprechenden Dokumente (Rechnungen) anzeigt.
-
Not processed: Die Rechnungen mit dem Status "Not processed" sind in Topal noch nicht verbucht worden.
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Not paid: Die Rechnungen mit dem Status "Not paid" sind in verbucht aber noch nicht bezahlt worden.
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paid: Die Rechnungen mit dem Status "paid" sind bezahlt worden.
Die Ablage von Dokumenten in Ihrem Document Management System ist abhängig vom verwendeten DMS. Entsprechend ist ein unterschiedliches Vorgehen notwendig.
Konsultieren Sie hierfür bitte die Systembeschreibung Ihres Document Management Systems.
Thematisch ist der Workflow den Kreditoren zugewiesen. Wenn Sie einen Mandanten für Ihr DMS eingerichtet haben, steht Ihnen via Modul Navigation [Kreditoren]
in der Kopfzeile ein neuer Menüpunkt [DMS Prüfen] zur Verfügung (siehe Abbildung 3 unten).
Abbildung 3: Kreditoren - DMS prüfen