Rechnungen einbuchen

In vielen Fällen wird Topal im Zusammenhang mit einem Warenwirtschaftssystem eingesetzt, so dass die Buchungen für die Debitorenrechnungen bereits beim Fakturieren

automatisch erstellt und in Topal importiert werden. Deshalb wählen wir als Beispiel für das Einbuchen einer Rechnung in den Nebenbüchern eine Lieferantenrechnung.

Das manuelle Verbuchen von Debitorenrechnungen funktioniert analog.

Nehmen wir an, die "Mon Bijou AG" habe einen Wareneinkauf getätigt und von der Firma Edelsteine AG eine Charge gemischter Schmucksteine im Wert von insgesamt

800 Franken erworben. Ein Kreditoren-Personenkonto für die Edelsteine AG ist im Beispielmandanten bereits vorhanden.

1. Wenn Sie das Fenster Transaktion bearbeiten geöffnet haben, brauchen Sie nur den Eingabemodus mit dem Listenfeld in der linken oberen
Ecke des Fensters auf Kreditorenrechnung umzuschalten. Ansonsten wechseln Sie mit der Navigation ins Modul [Kreditoren] und wählen Sie
[Neue Rechnung] aus der Kopfleiste oder dem Menü der rechten Maustaste.

Im ersten Schritt buchen Sie den Gesamtbetrag der Rechnung auf das Personenkonto des Kreditors. In diesem Beispiel wissen Sie zwar, dass ein Kreditorenkonto
für die Edelsteine AG vorhanden ist, aber Sie kennen dessen Nummer nicht.

2. Setzen Sie den Fokus auf das Eingabefeld (Kreditor). Öffnen Sie die Kreditorenauswahlliste mit Doppelclick oder [F5]. Sie haben nun die Möglichkeit via Doppelklick
einen Kreditor zu übernehmen. Alle mit dem Personenkonto verknüpfte Zahlungsbedingung werden in die Buchung übertragen.

Abbildung 22: Kreditoren Liste

Bemerkung:
Sollte Ihnen die Kontonummer nicht geläufig sein, können Sie auch den Kurznamen des Personenkontos im Kontenfeld eingeben, Topal setzt dann automatisch die zugehörige
Kontonummer ein.

3. Erfassen Sie den Rechnungsbetrag von 800 Franken sowie einen Beispieltext.

4. Lösen Sie mit ENTER den Befehl Erste Buchung aus.

Damit wurde die erste Buchung an das Personenkonto erstellt. Der Cursor befindet sich nun im unteren Bereich des Fensters, wo Sie die Rechnungspositionen verbuchen.
In diesem Fall betrifft die Rechnung nur ein einzelnes Warenaufwandskonto, das Konto 4200 "Einkauf Edelsteine", aber hier könnten wie in einer Sammelbuchung beliebig viele
Teilbeträge auf verschiedene Aufwand- bzw. Aktivkonten gebucht werden.

5. Das Konto 4200 ist als Gegenkonto beim Personenkonto der Edelsteine AG gespeichert und wird im Kontenfeld bereits vorgeschlagen. Auch der Buchungsbetrag von 800 Franken
ist richtig vorgegeben, so dass Sie eigentlich nur den Buchungstext zu ändern brauchen.

Abbildung 23: Gegenkonto

6. Bestätigen Sie die Buchung mit dem Befehl Hinzufügen. Da der Beleg jetzt ausgeglichen ist, wird anschliessend der Button Speichern verfügbar, den Sie mit ENTER oder
einem Mausklick auslösen können.

Im Hintergrund wird Topal eine Buchung auf das Sammelkonto, welches mit dem Personenkonto verknüpfte ist, erstellen. Im Hauptbuch ist die gespeicherte Buchung ersichtlich.
In der Spalte für das Haben-Konto wird das Konto 2000 "Kreditoren CHF" eingetragen. In der Liste des Bereichs Kreditoren, der nur die Kreditoren-Buchungen enthält,
befindet sich hingegen die Personenkontonummer.