Débiteurs - Paiements
Paiements manuels
Si vous utilisez le trafic électronique de paiements, les paiements des débiteurs sont généralement importés et comptabilisés automatiquement en mode Paiements BVR. La comptabilisation manuelle d’une facture est également très pratique dans Topal : dès que vous avez sélectionné un compte débiteur, un relevé des factures ouvertes est affiché.
Une autre méthode pratique est de comptabiliser les paiements avec la commande Payer facture(s) du menu contextuel. Cette technique est particulièrement recommandée si un client a payé plusieurs factures en même temps : sélectionnez toutes les factures du client dans la liste, et exécutez la commande Payer facture(s) du menu contextuel. Le dialogue Paiement Débiteurs s'ouvre ou vous pouvez sélectionner les factures ouvertes en une seule pièce de paiement. Bien entendu, cette procédure n'est possible que pour les factures ouvertes du même client.
La structure d’un paiement de facture est généralement la simple comptabilisation Compte liquidités > Débiteurs, de sorte que de nombreux champs des autres modes de saisie, comme le code TVA, le centre analytique, etc., deviennent superflus. Lors de la comptabilisation des paiements, il nous faut plutôt un soutien pour le traitement des escomptes, les paiements partiels ou le paiement de plusieurs factures avec un seul montant. À cet effet, Topal offre diverses fonctions dans la partie inférieure de la fenêtre.
Pour plus d'informations sur les champs disponibles dans les autres modes de saisie, voir Écritures simples.
Compte / Débiteurs
Dans le champ Compte, saisissez le numéro du compte de liquidités sur lequel le paiement est entré et dans le champ Débiteurs, le numéro du compte tiers du client.
Un double-clic ou la touche F5 sur lea bouton gris [Compte] et [Débiteurs] ouvre la sélection des comptes de liquidités et des débiteurs. Au lieu du numéro tiers, vous pouvez également saisir son alias.
Dans la liste de la comptabilité générale, vous pouvez voir qu'un compte collectif débiteur est utilisé à la place du compte tiers que vous saisissez ici. L’écriture contient une référence au compte tiers concerné, qui est toujours comptabilisé en parallèle avec le compte collectif.
Table / Montant paiement / Total CHF / Diff.
Sitôt que vous avez saisi un numéro de compte tiers débiteur valide, le programme liste toutes les factures ouvertes de ce client dans la table du milieu de la fenêtre. La liste affiche le montant total de la facture, les escomptes ainsi que le montant encore ouvert. Pour ajuster la liste, c'est-à-dire insérer ou masquer des colonnes ou modifier l'ordre de tri, cliquer avec le bouton droit de la souris sur les titres des colonnes.
Si vous constatez une erreur dans la liste des factures ouvertes, vous pouvez les éditer tout de suite, sans perdre de temps : sélectionnez la facture correspondante dans la table, ouvrez le menu contextuel et sélectionnez la commande Modifier facture.
Marquez les cases à cocher au début de la ligne de toutes les factures payées par le client. La somme des factures cochées est transférée dans le champ Total CHF, comme montant à comptabiliser. Ensuite, le paiement peut être enregistré.
Figure 1 : Paiements débiteurs > Payer facture(s)
Si un paiement ne peut être clairement attribué à une ou plusieurs factures impayées, indiquez le montant payé d' abord manuellement dans le champ Montant Paiement CHF, et cochez ensuite la case dans la ligne de la facture à laquelle la remise se réfère probablement. Le champ diff (tout en haut de la fenêtre), montre la différence entre le montant payé et le montant encore ouvert.
Les champs de la zone Détails du paiement se réfèrent à la ligne en surbrillance dans la table. Les champs ne sont accessibles que lorsque la ligne de la facture est sélectionnée (cochée).
A payer
Cette fonction permet de traiter les paiements partiels. Si vous avez convenu avec un client qu’il peut payer en plusieurs fois, saisissez ici le montant reçu, à diminuer sur cette facture. Le poste ouvert d'origine n’est pas touché, il s'agit uniquement de saisir le montant partiel entré à la banque. Si plusieurs factures sont concernées par des diminutions (Figure 1), procédez ainsi: sélectionnez les factures dans la table et indiquez le montant reçu dans le champ Montant paiement CHF. Répartissez ce montant entre les factures dans les champs A payer. Le programme transfère le total des montants diminués ainsi sur les factures dans le champ Total CHF comme montant à comptabiliser.
Cours de
Ce champ est significatif si une facture a été émise dans une devise étrangère.
Si vous avez émis une facture en euros, le montant versé sur le compte en francs suisses sera probablement différent du montant en francs suisses du poste ouvert. Le montant de la facture a été converti dans la devise principale au moment de la comptabilisation sur la base du taux de change franc/euro enregistré dans Topal. Pour les virements, c'est le taux journalier de la banque qui s'applique. La différence de change qui en résulte est automatiquement comptabilisée par Topal sur le compte de différence de taux de change défini dans la liste de devises des données de base.
Libellé
Ce texte est affiché dans la comptabilité générale, dès que la facture sélectionnée a été enregistrée comme payée.
En règle générale, seul le numéro de facture et/ou l’alias du débiteur et souhaité pour la comptabilisation d'un paiement. Pour éviter d’avoir à saisir manuellement ces informations à chaque fois, Topal propose dans le menu Options la fonction des Libellés automatiques. Sélectionnez l'onglet Pmt manuel du dialogue Modifier libellé automatiques et composez votre libellé avec les jokers et du texte.
Figure 2 : Détails du paiement
Escompte
Si le paiement est effectué dans le délai d’escompte accordé au client, le programme insère automatiquement le montant de l'escompte dans ce champ. Vous pouvez modifier ou supprimer ce montant, si le client a oublié de déduire l'escompte ou a commis une erreur dans le calcul.
Rabais
Pour diverses raisons, le montant reçu peut être inférieur au montant ouvert de la comptabilité, p.ex. parce que la banque a déduit des frais pour un virement bancaire étranger ou parce que le client a laissé tomber les centimes du montant à payer. Validez le rabais avec les touches >>>, pour le comptabiliser sur le compte rabais. Comme les déductions d'escompte, les diminutions de produit sont comptabilisées séparément.
Jour de tolérance
En principe, la tolérance est de mise lorsqu’un client dépasse de quelques jours le délai de l’escompte. Saisissez le nombre de jours de dépassement du délai que vous tolérez dans ce champ. Sur cette base, le programme calcule à nouveau si l’escompte pour les factures ouvertes listées peut encore être déduit.
Cpte d’escompte / Compte de rabais
Il s'agit des comptes prévus pour comptabiliser les escomptes ou diminutions validés avec les touches >>>. Une fois que vous avez entré un compte ici, il sera proposé pour les écritures suivantes jusqu'à ce que vous le modifiez à nouveau. Dans [Mandat > Configurer les paramètres standards] vous pouvez pré-saisir des comptes comme valeurs par défaut.