Processus créanciers
Références de chapitre
Topal a défini un workflow créancier en relation avec la connexion des systèmes GED. Ce flux de travail permet aux clients d'enregistrer les factures directement dans la GED et, dans une deuxième étape, les importer dans Topal, les comptabiliser et lier les factures aux comptabilisations. La figure ci-dessous montre le processus sur lequel le workflow fournisseur est basé. L'affichage décrit un processus manuel d'enregistrement des documents dans le système de gestion des documents. L'archivage manuel est surtout intéressant pour les clients qui ne veulent archiver qu'un petit nombre de documents (p. ex. factures, etc.), tandis qu'un traitement automatique (traitement par lots) est recommandé pour les clients ayant un volume de documents plus important.
Dans ce cas, les documents sont numérisés par le système GED correspondant via la reconnaissance OCR, dotés de métadonnées et stockés dans la GED.
1. Le client scanne ses factures et les stocke dans une boîte de réception. Dans ce contexte, la boîte de réception n'est qu'un répertoire sur votre ordinateur.
2. Le client stocke les documents numérisés (factures) dans son système GED, à l'endroit désiré et ajoute les métadonnées nécessaires. Les paramètres à remplir,
par ex. nom du fournisseur, date du document, montant, etc. peuvent être déterminés par le client lors de la configuration.
Figure 1 : Processus créanciers manuel
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Le traitement automatique (traitement par lots) permet de numériser un "lot" de documents (factures) via la reconnaissance OCR, d'ajouter simultanément les métadonnées numérisées aux documents et de les stocker directement dans la GED.
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Le traitement automatique (traitement par lots) exige que la reconnaissance OCR et la définition des métadonnées aient été configurées à l'avance.
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2. Le client stocke les documents numérisés (factures) dans le système GED à l'endroit désiré et ajoute les métadonnées nécessaires. Les paramètres à remplir (par ex. nom du fournisseur, date du document, montant, etc.) peuvent être sélectionnés par le client lors de la configuration.
Figure 2 : Processus automatique
Topal utilise un "moteur d'état" (Etate Engine) qui affiche l'état des documents correspondants (factures).
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Not processed : les factures ayant le statut "Not processed" n'ont pas encore été comptabilisées dans Topal
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Not paid : les factures ayant le statut "Not paid" ont été comptabilisées mais non encore payées
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Paid : les factures ayant le statut "Paid" ont été payées
Le stockage des documents dans votre système de gestion des documents dépend du GED utilisé. En conséquence, il est nécessaire d'appliquer des procédures différentes. Veuillez consulter la description de votre système de gestion de documents.
Le workflow est affecté thématiquement aux créanciers. Si vous avez configuré un mandant pour votre GED, un nouvel élément de menu [Obtenir des factures GED] est disponible sur la ligne d'en-tête du module [Gestion Créanciers] (voir Figure 3 ci-dessous).
Figure 3 : Créanciers - Obtenir des factures GED
Pour plus d'informations sur ce sujet, reportez-vous au chapitre Vérification de la GED.