Sammelbuchungen
Buchungssätze, für die mehr als nur zwei Konten (und gegebenenfalls eine automatische Steuerbuchung) notwendig sind, z.B. wenn mehrere Teilbeträge auf unterschiedliche Konten zu
verteilen sind, erfassen Sie im Modus "Sammelbeleg". Hier enthält das Fenster Transaktion bearbeiten im oberen Bereich eine Liste, die beliebig viele Einzelbuchungen aufnehmen kann.
Wie in den anderen Listen im Programm lässt sich auch hier die Spaltenbreite mit der Maus anpassen und die Sortierordnung mit einem Klick auf den jeweiligen Spaltentitel ändern. Im
Kontext Menü der Liste finden Sie die Befehle, mit denen Sie weitere Spalten einfügen bzw. überflüssige Spalten ausblenden.
Abbildung 1: Sammelbuchungen
Im Folgenden sind nur diejenigen Felder des Modus "Sammelbeleg" erklärt, die sich von denjenigen des Einfachbelegs unterscheiden.
Diff.
Hier wird die aktuelle Differenz zwischen Soll- und Haben-Buchungen angezeigt. Der Beleg kann erst gespeichert werden, nachdem die Summe der einzelnen
Soll- und Haben-Buchungen ausgeglichen ist. Der verbleibende Differenzbetrag wird in jeder neuen Buchung als Buchungsbetrag eingesetzt.
Konto
In jeder Buchung wird nur ein einzelnes Konto angesprochen, dessen Nummer Sie hier eingeben oder aus der Liste, die Sie mit dem Button Konto, einem Doppelklick
oder F5 aufrufen können, in das Feld übernehmen. Die Bezeichnung und der Saldo des aktuellen Kontos werden unter dem Textfeld angezeigt.
Soll/Haben
Diese Radio-Buttons bestimmen, ob das Konto im Soll oder im Haben bebucht wird. Nachdem die erste Buchung des Sammelbelegs erfasst wurde, schlägt das Programm
für jede weitere Buchung diejenige Einstellung vor, die benötigt wird, um einen Beleg auszugleichen. Die Soll- und Haben-Einstellung lässt sich auch mit der Plus-Taste
der numerischen Tastatur umschalten.
Hinzufügen/Speichern
Nachdem Sie die Daten der ersten Einzelbuchung eines neuen Sammelbelegs eingegeben haben, wird der Button Hinzufügen freigegeben, so dass Sie ihn mit dem
Befehl ENTER auslösen können. Die Buchung wird daraufhin in die Liste des Sammelbelegs eingefügt. Das Programm bereitet gleichzeitig alles für die nächste Buchung vor:
Die Soll-Haben-Einstellung wechselt, und der verbuchte Betrag wird als Differenzbetrag sowie als neuer Buchungsbetrag eingesetzt. Nun geben Sie erneut Text und Konto
ein, ändern den Betrag in den zutreffenden Teilbetrag der Buchung und können mit ENTER schon die zweite Buchung hinzufügen. So fahren Sie fort bis zur letzten
Teilbuchung, in der der verbliebene Differenzbetrag genau dem letzten Buchungsbetrag entspricht. Nach dem Befehl Hinzufügen ist die Sammelbuchung
ausgeglichen - wenn die Summe der Soll- und Haben-Buchungen identisch ist, wird der Button Speichern verfügbar. Jetzt kann die Buchung mit ENTER
gespeichert werden. Die Liste der Sammelbuchung leert sich, und Sie können mit dem nächsten Beleg fortfahren.
Abbildung 2: Buchung hinzufügen
Buchung bearbeiten
Wenn Sie die Buchung nochmals bearbeiten möchten, können Sie diese aus dem Grid heraus nochmals mit einem Doppelklick oder über das Kontextmenu
[Buchung bearbeiten] öffnen.
Abbildung 3: Buchung bearbeiten
Für die Bearbeitung haben Sie die Möglichkeit die Buchungszeilen bzw. die Felder (Beträge, Buchungstexte, Steuercode, Konto, usw.) direkt auszuwählen und zu mutieren.
Mehr zu den Möglichkeiten bezüglich Anpassungen direkt im Transaktionsgrid, finden Sie unter Menu Grundlagen - Buchungen bearbeiten.
Abbildung 4: Bearbeitung Buchungstext mit Buchungsgrid
Nebst dem Mutieren direkt in den gewünschten Feldern im Grid können Sie auch die einzelnen Buchungszeilen (wie folgt beschrieben mit Button "Ändern") im unteren
Bereich der Buchungsmaske bearbeiten.
Ändern
Möchten Sie eine Teilbuchung innerhalb einer Sammelbuchung nachträglich bearbeiten, doppelklicken Sie auf die betreffende Zeile in der Liste. Dies lädt die Buchung in
den Eingabebereich. Der Button Hinzufügen verwandelt sich in den Button Ändern, mit dem Sie die neuen Angaben speichern. Vorsicht: Ein einfacher Klick auf eine
Buchung in der Liste bewirkt ebenfalls, dass Ihre Daten in den Eingabefeldern der Buchung erscheinen. Damit wurde die Buchung selbst jedoch noch nicht wieder geladen!
Sie erkennen dies daran, dass der Button immer noch mit "Hinzufügen" beschriftet ist. Erst, wenn der Befehl Ändern aktiv ist, bearbeiten Sie eine bestehende Buchung.
Dass ein einfacher Klick lediglich die Informationen der markierten Buchung lädt, hat den Vorteil, dass Sie bei ähnlichen Buchungen mit einem Mausklick eine Vorgabe
in die Felder übernehmen und die Daten nur noch anzupassen brauchen, statt die gesamte Buchung neu zu erfassen.
Optionen
Die Optionen sind identisch mit denjenigen im Eingabemodus Einzelbuchung. Einzige Ausnahme bildet die Option "Einfache KST-Verbuchung" in den Maskeneinstellungen.
Ist diese Option gesetzt, können Sie innerhalb einer Sammelbuchung nicht mehrere Kostenstellen bebuchen.
Wenn Sie Dienstleistungen von einem Geschäftspartner aus dem Ausland beziehen, fällt keine Einfuhrumsatzsteuer an, da keine Waren über die Grenze transportiert werden.
Die Steuerbehörde will aber trotzdem mitmischen! Beispiel: Eine ausländische Anwaltskanzlei stellt Ihnen für Beratungsleistungen CHF 562.75 in Rechnung. Für diesen
Aufwand müssen Sie CHF 42.75 Franken zahlen und dürfen diese als Vorsteuer gleich wieder abziehen.
Wozu dieses Nullsummenspiel?
Nun, angenommen, Sie würden die Leistungen beispielsweise auch für eine von der Steuer ausgenommene Tätigkeit beziehen, so wäre nur ein Teil der Vorsteuer
abzugsberechtigt. Die Umsatzsteuer müssten Sie dennoch voll ausweisen, und so würde für Bern tatsächlich etwas hängen bleiben. In der Topal Finanzbuchhaltung
lösen Sie diesen Fall mit Hilfe einer Sammelbuchung. Die Rechnung der Anwaltskanzlei verbuchen Sie steuerfrei an ein Kreditoren- und ein Aufwandkonto. Für Umsatzsteuer
und Vorsteuerdeklaration führen Sie anschliessend zwei reine Steuerbuchungen an das Umsatzsteuer- und Vorsteuerkonto durch.
So legen Sie die Sammelbuchung an:
Erfassen Sie das Rechnungsdatum, und tragen Sie Ihr Kreditorenkonto in das Feld Konto ein, auf das Sie im Haben den steuerfreien Rechnungsbetrag von 562.75 Franken
buchen. Buchen Sie im Soll den Rechnungsbetrag auf ein passendes Aufwandkonto, z.B. "Rechtsberatung". Falls das Konto einen Steuercode mitbringt, ändern sie diesen
in Steuercode leer.
Abbildung 5: Sammelbuchung
Ergänzen Sie die Sammelbuchung um die Steuerbuchungen:
Geben Sie in das Feld Konto Ihr Vorsteuerkonto ein - je nach Art der Dienstleistung das Konto "Vorsteuer auf Materialaufwand und Dienstleistungen" oder
"Vorsteuer auf Investitionen und sonstigen Betriebsaufwand". Vergewissern Sie sich, dass als Buchungstyp Soll eingestellt ist und exkl. MWST aktiviert.
Abbildung 6: Sammelbuchung - Steuerbuchung
Geben Sie den entsprechenden Buchungsbetrag von CHF 42.75 ein. Damit haben Sie eine reine Steuerbuchung vorgenommen, d.h. Sie haben ein Steuerkonto
bebucht und dabei einen Steuercode aktiviert, der eben dieses Konto als Automatikkonto verwendet. Da die Steuer mit Hilfe eines Steuercodes verbucht wurde,
wird sie von der TOPAL Finanzbuchhaltung für die Mehrwertsteuerabrechnung berücksichtigt und als Vorsteuerabzug ausgewiesen.
Analog verbuchen Sie die Umsatzsteuer:
Abbildung 7: Sammelbuchung - Umsatzsteuer
Geben Sie das Umsatzsteuerkonto in das Feld Konto ein, und vergewissern Sie sich, dass als Buchungstyp Haben ausgewählt ist und exkl. MWST aktiviert.
Wählen Sie den Steuercode "VDL"(Vorsteuer für Dienstleistungen aus dem Ausland.) mit einem Klick auf die Steuercodeanzeige. Die TOPAL Finanzbuchhaltung
gibt die Steuerbeträge in der Mehrwertsteuerabrechnung, die mit diesem Code gebucht werden, als Bezug von Dienstleistungen aus den Ausland aus. Bestätigen
Sie die Buchung, und speichern Sie den Beleg.