Kreditoren-, Debitoren Inbox

Elektronische Rechnungen die Sie von Lieferanten erhalten, lassen sich mit der Scanfunktion schnell und einfach verarbeiten und verwalten.
Belege in digitaler Form werden eingelesen, gescannt und direkt verarbeitet.

Kapitel Referenzen

Inbox prüfen

Mit der Aktivierung der Inbox steht Ihnen via Modulnavigation [Kreditoren/Debitoren] oder in der Kopfzeile ein neuer Menüpunkt (Abbildung 1) [Inbox prüfen] zur Verfügung:

Abbildung 1: Menüpunkt "Inbox prüfen" und "DMS prüfen"

Durch anwählen des Menüpunktes [Inbox prüfen], wird der nachfolgende Dialog (Abbildung 2) geöffnet. In der Menüsteuerung der beiden Dialoge (Inbox-, und DMS prüfen) sind leichte Unterschiede

zu bemerken. So hat der Inbox Dialog zusätzlichen Menüpunkt "Datei hinzufügen" und "Start".

Der Dialog einen zweigeteilten Dialog. Im Grid werden die Dokumente der Inbox aufgelistet. Im Viewer wird das selektierte Dokument angezeigt. Bei mehrseitigen Dokumenten können Sie im Vorschaufenster

via Pfeiltaste durch das Dokument blättern.

Abbildung 2: Inbox prüfen - Dateiübersicht

Icons und deren Funktion

Im folgenden sind die Icons und deren Funktion beschrieben.

Icon	Beschreibung
	in Verarbeitung
	fehlende Informationen. Bewegen Sie Ihren Mauszeiger über das Icon um die Informationen einzusehen.
	Gibt Auskunft über die Informationen, die in Ihrem Dokument gelesen werden konnten. Die Informationen stehen erst nach einem initialen scan zur Verfügung. Bewegen Sie Ihren Mauszeiger über das Icon um die Informationen einzusehen.
	Transaktion erstellen resp. Scan starten und Transaktion erstellen
	Status abgeschlossen
	Es konnten keine Informationen (z.B. ESR Nummer) erkannt werden.

Menüfunktionen (Kreditoren-/ Debitoren Inbox)

Beim Öffnen des Dialogs "Erkennung von Rechnungen" werden alle Dokumente angezeigt, die sich in der Inbox befinden. Die folgenden Menüfunktionen stehen

Ihnen im Dialog zur Verfügung.

Funktion	Beschreibung
Start	Via [Start] Knopf wird das QR-Code scanning der Dokumente gestartet.
Aktualisieren	Via [Aktualisieren] Knopf wird der Inbox Ordner neu eingelesen.
Dokumente hinzufügen	Via [Dokumente hinzufügen] Knopf können weitere Dokumente, die sich zu diesem Zeitpunkt noch nicht im Inboxordner befinden hinzugefügt. Die gewählten Dokumente werden entsprechend in den Inboxordner kopiert.
Optionen	Via [Optionen] Listbox [Dokumentanzeige rechts, Dokumentanzeige unten], können Sie die Darstellung des Dialogs ändern.
Transaktionen erstellen	Via [Transaktionen erstellen] Knopf starten Sie einen Batchprozess der aus allen gescannten Dokumenten nacheinander „Transaktionen erstellt“.

Scannen von QR-Rechnungen

Die Scanfunktion übernimmt die Funktion Ihres Beleglesers für QR-Rechnungen. Wird ein QR-Code gescannt, werden die gelesenen Informationen im Grid angezeigt.

Die Erkennung der Rechnungen (Abbildung 3) wird durch Drücken des Buttons [Start] gestartet. Dabei werden die verschiedenen Rechnungen auf das Vorhandensein eines QR-Codes in der

Rechnung überprüft. Der Start Button verfügt über die Möglichkeit, einen Quick- oder Deep Scan vorzunehmen. Beim Quick Scan werden die Rechnungen einmal gescannt und die Daten aus

dem Einzahlungsschein gelesen. Der Zeitaufwand bei dieser Einstellung ist relativ kurz. Quick Scan wird mit Vorteil dann genutzt, wenn Sie wissen, dass Dokumente enthalten sind, die keinen

QR-Code enthalten. Diese können dann in einem ersten Schritt verarbeitet werden. Beim Deep scanning werden Rechnungen, die nicht erkannt werden, skaliert. Es werden verschiedene Images

mit unterschiedlichen Faktoren (z.B. x0.7, x0.8, x1.1, etc.) erstellt. Dadurch kann die Detektionsrate verbessert werden. Dies hat aber den Nachteil, dass der Vorgang um einiges länger dauert.

Sie haben aber auch die Möglichkeit, einzelne Rechnungen direkt zu scannen und zu verarbeiten. Dies erreichen Sie durch Anwählen des [grünen Icons] mit Pfeil. Dokumente die momentan

gescannt werden, werden mit einem "grünen Icon - in Verarbeitung" dargestellt. Ist der Scan Prozess abgeschlossen, wird wieder ein "grünes" Icon mit Pfeil angezeigt. Im Menü [Optionen] haben

Sie die Möglichkeit zu definieren, ob ein Quick- oder Deep Scan durchgeführt werden soll, wenn die Pfeiltaste verwendet wird.

Rechnungen, bei denen alle Informationen zur Verfügung stehen, werden in der Status-Spalte mit einem "grünen" Icon mit Haken angezeigt, währenddessen Rechnungen mit einer fehlenden Information

"gelb" ausgewiesen werden. Rechnungen, die weder über eine Referenzzeile noch einen QR-Code verfügen, werden mit einem "Error" Icon im Status ausgewiesen. Diese lassen sich aber trotzdem

verarbeiten. In diesen Fällen sind alle Angaben im Transaktionsdialog manuell einzufügen.

Abbildung 3: Inbox prüfen - Erkennung von Einzahlungsscheinen starten

Transaktionen erstellen

Nachdem die QR-Code Erkennung aller Rechnungen in der Inbox abgeschlossen ist, können Sie direkt Rechnungstransaktionen erstellen.

Hierfür steht Ihnen das [grüne Icon] mit Pfeil zur Verfügung. Sie haben aber auch die Möglichkeit eine Batchverarbeitung zu starten.

Dies erreichen Sie durch anwählen des Buttons [Transaktionen erstellen]. Bei der Batchverarbeitung wird Rechnung für Rechnung geöffnet,

ohne weiteres anwählen einer bereits gescannten Rechnung.

Abbildung 4: Inbox prüfen - Rechnungstransaktionen erstellen

Mit der Speicherung der Transaktion wird das Originaldokument im Archiv gespeichert, respektive in Ihrem

Document Management System abgelegt. Im Falle der Inbox, wird die bearbeitete Rechnung in der Inbox mit der Extension .bak umbenannt.

Somit werden diese bei der nächsten Überprüfung der Inbox nicht mehr erscheinen. Im Falle eines DMS, wird dem Dokument die Rechnungsnummer
der Transaktion in den Metadaten des Dokuments hinterlegt.