Datenaustausch mit Mandanten

Topal Solutions wurde von Anfang an auf eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Treuhänder und Mandanten ausgerichtet. Als optimale Lösung empfehlen wir, dass die

Buchhaltungsdaten des Mandanten auf dem Server des Treuhänders verwaltet werden. Der Mandant meldet sich bei dieser Lösung mit dem bei ihm installierten Topal Client über einen

sichere Internetverbindung beim Topal Server seines Treuhänders an. Sowohl der Mandant als auch der Treuhänder haben damit gleichzeitig Zugriff auf diese Daten. Ein Datenaustausch

entfällt somit.

Falls diese Lösung nicht gewünscht wird, bietet Topal auch den problemlosen Datenaustausch zwischen Treuhänder und Mandanten an. In diesem Fall exportiert der Mandant seine Daten

periodisch bis zu einem Stichdatum und sendet diese an seinen Treuhänder. Die exportierten Buchungen sind beim Mandanten in dieser Zeit zur Bearbeitung gesperrt, bis der Mandant die

Daten vom Treuhänder zurück erhält. Trotzdem kann der Mandant in dieser Zeit an seiner Buchhaltung weiterarbeiten, d.h. neue Buchungen erfassen bzw. nicht exportierte Buchungen

ändern oder löschen. Der Treuhänder kann zwar auch Konten ändern oder neue eröffnen. Neuen Konten werden aber beim Mandanten am Schluss des Kontobereichs eingefügt,

so dass der Mandant diese noch an den vorgesehenen Ort verschieben muss.

Export beim Mandanten

Über das Menu [Datei | Export] wird der Exportassistent gestartet. Wählen Sie im ersten Schritt die folgenden Einstellungen:

Abbildung 1: Mandanten Export

Wählen Sie den Stichtag, bis zu welchem Belegdatum die Buchungen an den Treuhänder übergeben werden sollen:

Der nächste Schritt ist bereits wie folgt eingestellt, sodass Sie nur auf „weiter“ und im nächsten Schritt auf „Fertigstellen“ klicken müssen.

Abbildung 1: Mandanten Datenexport

Import beim Treuhänder

Der Treuhänder startet über das Menu [Datei] den Importassistenten und wählt im ersten Schritt die folgenden Einstellungen:

Abbildung 3: Treuhänder Import

Alle weiteren Schritte können mit Klick auf [Weiter] bzw. [Fertigstellen] beantwortet werden, da die dortigen Einstellungen bereits vorgenommen sind.

Beachten Sie, dass beim Treuhänder durch den Import ein neuer Mandant erstellt wird. Das heisst, falls der Mandant bereits bei einem früheren Datenaustausch importiert wurde, sollte

dieser nicht mehr aktuelle Mandant vorher gelöscht werden. Da ein neuer Mandant entsteht, erscheint nun der Dialog mit den Mandantendetails, welche Sie mit [Speichern] bestätigen.

Abbildung 4: Mandant Treuhänder

Der Treuhänder kann nun die Buchhaltung überprüfen, Buchungen ändern und löschen und neue Hauptbuchungen erfassen. Er sollte jedoch keine neuen Rechnungen erfassen, da dies zu einem

Konflikt mit den Rechnungen, welche der Mandant in der Zwischenzeit erfasst, führen kann.

Achtung:
Neue Hauptbuchungen sollten unbedingt mit einem für den Treuhänder reservierten Nummernkreis erfasst werden!