DMS prüfen

Kapitel Referenzen

Thematisch ist der Workflow den Kreditoren zugewiesen. Wenn Sie einen Mandanten für Ihr DMS eingerichtet haben, steht Ihnen via Modul Navigation [Kreditoren]

in der Kopfzeile ein neuer Menüpunkt [DMS prüfen] zur Verfügung (siehe Abbildung 1 unten).

Durch anwählen des Menüpunktes [DMS prüfen], wird der nachfolgende Dialog (Abbildung 1) geöffnet. Dieser zeigt nebst neuen Menüpunkten, einen zwei geteiten Dialog.

Auf der linken Seite werden Dateien angezeigt, welche sich zur Bearbeitung im DMS befinden. In der rechten Dialoghälfte ist die Vorschau des angewählten

Dokuments ersichtlich. Bei mehrseitigen Dokumenten können Sie im Vorschaufenster via Pfeiltaste durch das Dokument blättern. Dokumente stellt nebst einer Zoom Funktion
auch die Möglichkeit bereit ein Dokument zu drucken, oder auf Ihrem lokalen File System zu speichern.

Abbildung 1: Kreditoren - DMS prüfen

Transaktionen erstellen

Dokumente die in einem DMS liegen, können mit Metadaten angereichert werden. Metadaten sind zusätzliche Informationen zu Ihrem Dokument

wie z.B. Rechungsbetrag, Rechnungstext, Zahlungskonditionen etc. Die Metadaten des Dokuments werden bei der Erstellung einer Transaktion aus Ihrem

DMS gelesen und in den Transaktions Dialog übernommen. Bei der Erkennung kann es sein, dass die Adresse des Kreditor's der

Applikation bekannt oder unbekannt ist. Wurde eine Adresse erkannt, wird direkt der Name des Kreditors eingefügt. Wurde der

Kreditor nicht erkannt, wird dies per unbekannter Kreditor markiert. Sie können nun direkt die Kreditoren Adress Nr. eingeben, wenn diese

bekannt ist. Kennen Sie die Adress Nr. nicht, können Sie per [Doppelklick] im Editierfeld den Adress/PK Dialog starten, um einen Kreditor auszuwählen.

Falls noch kein Kreditor besteht, können Sie via [Neu] im Dropdown ein neues Adress/PK erstellen (Abbildung 2).

Abbildung 2: Kreditoren - DMS prüfen

Dokumente scannen via Scanfunktion

Dokumente lassen sich aber auch vor der Erstellung einer Transaktion scannen. Dies bedingt aber, dass Sie die Funktion [DMS Dokumente scannen] und
[Scan] aktiviert haben. Beim Scanning Prozess werden Ihre Dokumente auf das vorhanden sein einer ESR Referenz und/oder eines QR Codes geprüft.

Entsprechend werden die verfügbaren Informationen ausgelesen und bei der Transaktionserstellung eingefügt. Dies ist speziell bei QR - Code Rechnungen hilfreich,

da diese sehr viele Informationen beinhalten. Das Verhalten bei ESR Rechnungen ist equivalent zur Beschreibung unter Transaktion erstellen. Im Kontext von QR Rechnungen

werden abhängig vom Typ der QR Rechnung entsprechende Rechnungsinformationen direkt geliefert. In diesem Fall werden alle verfügbaren Parameter direkt zugewiesen.
Die Einstellungen sind im Abschnitten Einstellen der Optionen beschrieben.

Icons und deren Funktion

Im folgenden sind die Icons und deren Funktion beschrieben.

Icon	Beschreibung
	in Verarbeitung
	fehlende Informationen. Bewegen Sie Ihren Mauszeiger über das Icon um die Informationen einzusehen.
	Gibt Auskunft über die Informationen, die in Ihrem Dokument gelesen werden konnten. Die Informationen stehen erst nach einem initialen scan zur Verfügung. Bewegen Sie Ihren Mauszeiger über das Icon um die Informationen einzusehen.
	Transaktion erstellen resp. Scan starten und Transaktion erstellen
	Status abgeschlossen
	Es konnten keine Informationen (z.B. ESR Nummer) erkannt werden.

Erkennung von QR Codes in Einzahlungsscheinen

Die Scanfunktion übernimmt die Funktion Ihres Beleglesers für QR Codes in Einzahlungsscheine. Topal scant den QR Code und zeigt die

gelesenen Informationen im Grid an.

Navigation zur Erkennung von Einzahlungsscheinen

Beim Öffnen des Dialogs "Erkennung von Rechnungen" werden alle Dokumente angezeigt, die sich in der Inbox befinden und nicht bereits gelesen worden sind.

Bereits verarbeitete Rechnungen werden mit einer File Extension "*.bak" markiert.

Abbildung 3: DMS Inbox überprüfen - Menünavigation

Funktion	Beschreibung
Start	Via [Start] Knopf wird die OCR Erkennung resp. das QR Code scanning der Dokumente gestartet.
Aktualisieren	Via [Aktualisieren] Knopf wird der Inbox Ordner neu eingelesen.
Optionen	Via [Optionen], können Sie die verschiedene Einstellungen anpassen.
Transaktionen erstellen	Via [Transaktionen erstellen] Knopf starten Sie einen Batchprozess der aus allen gescannten Dokumenten nacheinander „Transaktionen erstellt“.

Erkennung von Einzahlungsscheinen starten

Die Erkennung der Rechnungen (Abbildung 4) wird durch drücken des Buttons [Start] gestartet. Dabei werden die verschiedenen Rechnungen auf das Vorhandensein

einer Codierzeile respektive eines QR Codes im Einzahlungsschein überprüft. Sie haben aber auch die Möglichkeit einzelne Rechnung direkt zu scannen und zu verarbeiten.
Dies erreichen Sie durch anwählen des [grünen Icons] mit Pfeil. Dokumente die momentan gescannt werden, werden mit einem "grünen Icon - in Verarbeitung" dargestellt.
Ist der Scan Prozess abgeschlossen, wird wieder ein "grünes" Icon mit Pfeil angezeigt.

Rechnungen, bei denen alle Informationen zur Verfügung stehen werden in der Status Spalte mit einem "grünen" Icon mit Hacken angezeigt, während dessen Rechnungen
mit einer fehlenden Information "gelb" ausgewiesen werden. Rechnungen die weder über eine Referenzzeile noch einen QR Code verfügen, werden mit einem "Error" Icon im

Status ausgewiesen. Diese lassen sich aber trotzdem verarbeiten. In diesen Fällen sind alle Angaben im Transaktions Dialog manuell einzufügen.

Abbildung 4: Inbox prüfen - Erkennung von Einzahlungsscheinen starten

Einstellen der Optionen

Unter den [Optionen] haben Sie verschiedene Einstellung die Sie aktivieren können.

Abbildung 5: Einstellungen - DMS prüfen

Zusätzlicher Text

Soll einer Rechnung ein zusätzlicher Text zum bereits existierenden Rechnungstext hinzugefügt werden, kann dies durch das Textfeld [zusätzlicher Text]
erreicht werden. In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit einen statischen oder via Joker einen dynamischen Text hinzuzufügen.

Abbildung 6: zusätzlicher Text

DMS Filter anzeigen

DMS Filter erlauben Ihnen mehrere Filter zu applizieren um Dokumente in Ihrem DMS zu finden die gewünschten Dokumente zu finden.

Abbildung 7: zusätzlicher Text

Alle Mandanten Dokumente anzeigen

Wird diese Einstellung aktiviert, werden all Dokumente

Dokument scanning aktivieren

Die Einstellung DMS Dokumente scannen erlaubt Ihnen Dokumente, die Sie in Ihrem DMS abgelegt haben via Scanfunktion zu scannen.
Dies bedingt aber, dass Sie Topal Scan in den Mandanten Eigenschaften unter [Mandanten Eigenschaften | Scan] konfiguriert haben.
Ansonsten kann diese Einstellung nicht aktiviert werden.

Dokument scanning deaktivieren

Die Einstellung DMS Dokumente scannen erlaubt Ihnen Dokumente, die Sie in Ihrem DMS abgelegt haben via Scanfunktion zu scannen.

Diese Einstellung kann auch deaktiviert werden. Dies wird dann verwendet, wenn ein Dokument scanning bereits im DMS vorgenommen wird.

Bei deaktiviertem Dokument scanning werden die Metadaten eines Dokuments aus dem DMS bezogen. Als Metadaten werden die Daten bezeichnet, die

zur Erstellung einer Transaktion relevant sind (z.B. Rechnungsdatum, Text, Freie Rechnungsnummer, QR string etc.)

Die folgenden Use Cases werden hier zugrunde gelegt:

Metadaten mit QR Code String (QR string wird als Metadaten mitgeliefert)
Metadaten ohne QR Code String

Ein QR Code enthält die nachfolgenden Parameter, wobei die Parameter (rot), optional sind.

Abbildung 8: Inhalt eines QR Codes

Metadaten mit QR Code String

Stehen Metadaten mit zusätzlichem QR String zur Verfügung, wird zwischen Standard und optionalen Parametern unterschieden.

Als Standard Parameter werden alle Parameter bezeichnet die nicht rot umrandet sind.
Standard Parameter übersteuern manuell eingetragene Metadaten. Als Beispiel, wird im DMS ein Betrag von CHF 5002.- vorgegeben, wird dieser

mit dem Standard Parameter CHF 5000.- übersteuert. Die optionale Parameter werden angewendet, sollte ein leeres Feld aus dem DMS geliefert werden.

Metadaten ohne QR Code String

In diesem Fall werden alle Metadaten angewendet.