Einfachbuchungen
Einen Beleg aus der Finanzbuchhaltung, für den Sie lediglich ein Soll- und ein Habenkonto benötigen (und eventuell noch eine automatische Mehrwertsteuerbuchung),
erfassen Sie als Einfachbuchung. Datum, Soll- und Habenkonto, Betrag und Text eingeben - fertig ist der Beleg.
erfassen Sie als Einfachbuchung. Datum, Soll- und Habenkonto, Betrag und Text eingeben - fertig ist der Beleg.
Das Menü des Transaktionsdialogs (Kopfleiste) verfügt über verschiedene Funktionen die der Vereinfachung beim erfassen von Buchungen dienen.
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Letze Buchung
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Liest die zuletzt erstellt Buchung aus und stellt die Daten in der Buchungsmaske bereit.
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Soll/Haben Tausch
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Sie können beim Buchen direkt einen Soll / Haben Tausch durchführen
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Buchung verwerfen
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Die in Bearbeitung befindliche Buchung wird verworfen.
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Optionen
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Beziehen sich auf Einstellungen die sich auf die Transaktion resp. auf die Dialogeinstellungen beziehen.
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Archive
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Erlaubt Ihnen Rechnungsbelege mit der entsprechenden Buchung zu verknüpfen
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Speichern und Drucken
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Speichern der Transaktion und drucken des Buchungs - Journals
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Abbildung 1: Menü Kopfleiste
Letzte Buchung (Icon Symbolleiste)
Holt nach einer Kontrollfrage den zuletzt gespeicherten Buchungssatz wieder in das Fenster Transaktion bearbeiten, so dass Sie Änderungen anbringen können.
Diese Funktion ist direkt nach dem Wechsel in einen anderen Eingabemodus nicht verfügbar; es muss erst in diesem Modus eine Buchung erfasst worden sein.
Soll-Haben-Tausch (Icon Symbolleiste)
Lässt Soll- und Habenkonto in der aktuellen Buchung die Plätze wechseln.
Vorzeichen wechseln (Icon Symbolleiste)
Ändert das Vorzeichen des Buchungsbetrags.
Einfach/Sammel (Icon Symbolleiste)
Wandelt eine Einfachbuchung in eine Sammelbuchung um, so dass Sie nachträglich weitere Buchungen an den Beleg anfügen können. Auch eine Sammelbuchung
kann mit dieser Funktion in eine Einzelbuchung verwandelt werden. Dabei verwendet das Programm zunächst dasjenige Konto, auf das innerhalb der Sammelbuchung
der höchste Betrag gebucht wurde, und schlägt als Gegenkonto das in der zuletzt erfassten Teilbuchung verwendete Konto vor.
Verwerfen (Icon Symbolleiste)
Mit diesem Befehl werden alle seit dem letzten Speichern an einer Buchung vorgenommenen Änderungen rückgängig gemacht. Bei ungespeicherten Buchungen
werden die Felder bis auf Belegnummer und Datum vollständig geleert, der Cursor steht wieder im Datumsfeld.
Mit den Einstellungen der Optionen haben Sie die Möglichkeit das Verhalten des Buchungsfensters zu beeinflussen. Die folgenden Funktionen die
nachfolgend beschrieben werden.
nachfolgend beschrieben werden.
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MWST - Einstellungen
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Buchungstext ist Pflichtfeld
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Definieren Sie das Feld Buchungstext als Pflichtfeld
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Maskeneinstellungen
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Dient den Einstellungen innerhalb der Transaktionsmaske
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Automatiktext
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Setzen der Automatiktexte
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Textbausteine
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Erfassen der Textbausteine
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Kontodetails anzeigen
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Rechnungs - Nummern tauschen
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MWST - Einstellungen
Solange hier die Einstellung "Vorgabe" gilt, bringt jedes Konto den bei ihm gespeicherten Steuerschlüssel in die Buchung mit. Ansonsten wird die Steuerschlüsselzuordnung
Solange hier die Einstellung "Vorgabe" gilt, bringt jedes Konto den bei ihm gespeicherten Steuerschlüssel in die Buchung mit. Ansonsten wird die Steuerschlüsselzuordnung
nicht übernommen. Diese Funktion ist beispielsweise praktisch für verschiedene Buchungen im Rahmen der Arbeiten am Jahresabschluss, z.B. wenn Sie Konten, die generell
mit einem Steuerschlüssel verknüpft sind, steuerfrei bebuchen möchten, wie Abschreibungen auf dem Anlagevermögen: In der Regel sind die Aktivkonten des
Anlagevermögens mit einem Vorsteuerschlüssel verknüpft, der jedoch für die Abschreibungsbuchungen keine Rolle spielt. Damit nicht versehentlich der Steuerschlüssel
ungewollt unterdrückt wird, setzt Topal diese Einstellung wieder zurück, sobald Sie das Fenster Transaktion bearbeiten wieder verlassen.
Buchungstext ist Pflichtfeld
Wenn Sie diese Option wählen, verlangt das Programm zwingend nach der Eingabe eines Buchungstexts. Buchungen ohne Text können dann nicht gespeichert werden.
Maskeneinstellungen
Öffnet einen Dialog, in dem Sie auswählen können, ob spezielle Felder, die nicht zum den Standard-Bestandteilen einer Buchung gehören wie z.B. die Kostenstellen - Felder
oder das Feld Frei, im Buchungsfenster angezeigt oder ausgeblendet werden sollen. Ausserdem bestimmen Sie hier, welche Felder angesprungen
werden, wenn Sie im Buchungsfenster mit der Tabulator-Taste von Feld zu Feld gehen. Wird eine der Checkboxen in der Spalte Tabstop deaktiviert, überspringt der
Cursor dieses Feld. Mit den rechten Pfeiltasten können Sie auch die Reihenfolge, die beim Drücken der Tabulatortaste gelten soll, festlegen. Wer lieber den Zahlenblock
anstelle der Tabulator-Taste zum Navigieren verwendet, kann mit einer Checkbox im unteren Bereich dieses Fensters einstellen, dass die /-Taste den Cursor vorwärts
und die *-Taste den Cursor rückwärts bewegen soll. Diese Einstellungen werden pro Mandant und Benutzer gespeichert.
Einfache KST Verbuchung
Automatiktexte
Automatiktexte stehen Ihnen in verschiedenen Bereichen der Applikation zur Verfügung (siehe Abbildung 1). Die Verwendung wird hier am Beispiel
der Debitoren-, Kreditorenbuchaltung erläutert.
Automatiktexte stehen Ihnen in verschiedenen Bereichen der Applikation zur Verfügung (siehe Abbildung 1). Die Verwendung wird hier am Beispiel
der Debitoren-, Kreditorenbuchaltung erläutert.
Automatiktexte erlaubt Ihnen zusammenhängende Buchungstexte zu generieren. Diese können sich z.B. aus Rechnungsnummer und Kurzname des Debitors/Kreditors
zusammensetzen. Werden Buchungstexte vordefiniert, können Sie zwischen erster und Gegenbuchung unterscheiden. Die Texte werden entsprechend angefügt.
zusammensetzen. Werden Buchungstexte vordefiniert, können Sie zwischen erster und Gegenbuchung unterscheiden. Die Texte werden entsprechend angefügt.
Es ist auch möglich, Begriffe in Abhängigkeit von der Höhe des Buchungsbetrags zu definieren. Wünschen Sie beispielsweise, dass in den Buchungen je nach
Situation das Wort „Rechnung“ oder „Gutschrift“ eingesetzt werden soll, können Sie dies durch folgende Definition erreichen:
[$7 > 0, "Rechnung", "Gutschrift"].
Wenn der Rechnungsbetrag [$7] grösser Null ist, erscheint der Text nach dem ersten Komma, andernfalls der Text nach dem zweiten Komma. Dies entspricht der
Syntax, wie Sie aus Formeln in Excel bekannt ist. Die Automatiktexte finden Sie im Menü [Mandant | Standardvorgaben].
Textbausteine
Die Textbausteine werden hauptsächlich in den Hauptbuchungen verwendet. Durch vordefinierte Kürzeln können automatisch Buchungstexte eingefügt werden.
Diese Funktion steht auch beim Erfassen von Debitoren- und Kreditorenrechnungen zur Verfügung. Beim Erfassen geben Sie den Kürzel im Textfeld der ersten Buchung
ein. Der Text wird in der Gegenbuchung übernommen.
Die Textbausteine erreichen Sie auch über das Fenster Standardvorgaben, das Sie aus dem Menü des Buttons Mandant links oben in der Kopfleiste aufrufen können.
Kontodetails anzeigen
Ist diese Option gesetzt, werden beim Erfassen eines Kontos in der Buchungsmaske in einem separaten Fenster die letzten Buchungen auf diesem Konto angezeigt.
Vorlagen
Buchungsvorlagen sind ein nützliches Werkzeug zur Automatisierung wiederkehrender Buchungen. Die Beschreibung zu den Buchungsvorlagen finden Sie in einem separaten Kapitel.
Beleggruppe
Die Beleggruppe hat nicht die Aufgabe einer Belegnummer, sondern kann zur Klassifizierung von Buchungen verwendet werden. Die Beleggruppe erlaubt Ihnen, beliebige Buchungen
zusammenzufassen, so dass sie mit Hilfe der Filterfunktion als Gruppe im Hauptbuch geladen werden können. Auch in den Auswertungen kann die Beleggruppe als Selektionskriterium
dienen, so dass z.B. nur die Buchungen einer bestimmten Beleggruppe auf einem Kontoauszug erscheinen, etwa alle Buchungen auf einem Aktivkonto, die für die Beantragung einer
Investitionszulage relevant sind.
Nummer
In den Stammdaten definieren Sie Nummernkreise, die Sie mit dem quadratischen Button am Rand dieses Feldes aufrufen können. Das Programm vergibt dann die jeweils nächste
freie Nummer an den neu zu speichernden Buchungssatz und schlägt nach dem Speichern erneut die nächste Nummer vor. Möchten Sie beispielsweise die Nummer eines gelöschten
Belegs erneut verwenden, können Sie in den Stammdaten den Nummernkreis auf den gewünschten Wert zurücksetzen. Da die Nummer automatisch vergeben wird, überspringt der
Cursor das Feld, wenn Sie sich mit der TAB-Taste durch die Felder des Buchungsfensters bewegen. Sie können die Nummer auch manuell überschreiben. Das Programm weist Sie
aber darauf hin, wenn Sie in diesem Feld eine bereits vergebene Belegnummer eintragen und setzt automatisch die jeweils nächste freie Nummer ein.
Es steht Ihnen frei, mit wie vielen Nummernkreisen Sie arbeiten. Manche Anwender bevorzugen eine Aufgliederung in Nummernkreise für Debitoren-, Kreditoren- und
Finanzbuchhaltungs-Buchungen, andere in Nummernkreise für einzelne Geldkonten. Sie können jedoch die gesamte Buchhaltung auch in einem einzigen Nummernkreis führen.
Datum
Im Datumsfeld finden Sie immer das Datum des zuletzt gespeicherten Buchungssatzes vor. Wenn Sie das Fenster zum ersten Mal während einer Arbeitssitzung mit Topal öffnen,
wird das Tagesdatum vorgeschlagen. Der Pfeil am rechten Feldrand öffnet die aus dem Windows-Betriebssystem bekannte Kalenderfunktion. Da beim Buchen häufig nur der Tag
geändert werden muss, werden zunächst nur die beiden Stellen für den Tag markiert, wenn Sie den Cursor mit TAB in dieses Feld setzen. Sie können die Angabe dann direkt
überschreiben oder mit den Pfeiltasten einen bzw. mehrere Tage vor oder zurückblättern. Die rechte Pfeiltaste bringt Sie zur Monatsangabe und weiter zum Jahr. Auch indem Sie
einen Punkt eintippen, rücken Sie innerhalb des Datumsfelds eine Position weiter. Pfeiltaste rechts oder Punkt ist also angebracht, wenn Sie den Tag nur einstellig eintippen und
dann weiter zum Monat rücken möchten. Mit TAB verlassen Sie das Datumsfeld wieder.
Das Datumsfeld kommt Anwendern, die gerne mit der Tastatur arbeiten, sehr entgegen. Alle gängigen Eingabemethoden für ein Datum wie TTMMJJ, TT.MM.JJ, T.M.JJ oder T>M>JJ
akzeptiert das Datumsfeld, so dass Sie Ihre gewohnte Schreibweise in Topal beibehalten können.
Topal erlaubt nur Buchungen innerhalb des Geschäftsjahrs; die Eingabe eines ausserhalb liegenden Datums wird verworfen.
Soll-Konto/Haben-Konto
Feld für die Nummer des Kontos, das im Soll bzw. im Haben bebucht werden soll. Falls Sie die Kontonummer nicht auswendig kennen, brauchen Sie nur F5 zu tippen oder den
Button Soll-Konto bzw. Haben-Konto zu betätigen, und gelangen in eine Liste aller Konten. Dort können Sie das gewünschte Konto suchen und in die Buchung übernehmen.
Auch ein Doppelklick auf das Feld öffnet die Liste. Mit den Pfeiltasten können Sie direkt in einem Kontenfeld durch den Kontenstamm blättern. Ein Konto lässt sich auch aufrufen,
indem Sie den Anfang der Kontenbezeichnung in das Feld eintippen.
Abbildung 2: Buchungsmaske
Sobald Sie die erste Ziffer einer gültigen Kontonummer in das Feld eingetragen haben, erscheinen auch dessen Bezeichnung und Saldo unter dem Kontenfeld. Falls für das Konto
die Einstellung Saldo geheim gilt und der aktuelle Benutzer nicht berechtigt ist, geheime Salden zu sehen, wird die Saldoanzeige unterdrückt.
Betrag
Buchungsbetrag; das Zahlenformat übernimmt das Programm aus den Windows-Systemeinstellungen. Bei Fremdwährungsbuchungen geben Sie hier den Betrag in der Leitwährung ein.
Diese Felder sind nur verfügbar, wenn ein Fremdwährungskonto bebucht wird.
Ein Fremdwährungskonto bringt den in den Stammdaten gespeicherten Kurs seiner Währung in die Buchung mit. Wenn Sie in einer Fremdwährungsbuchung das Feld Haben-Konto
verlassen, springt der Cursor direkt in das Feld für den Fremdwährungsbetrag, den Sie nun eingeben, damit er zum gespeicherten Kurs in die Leitwährung umgerechnet wird. Sollte
der so berechnete Leitwährungsbetrag nicht Ihrem Beleg entsprechen, ändern Sie diesen Betrag, und Topal passt den Kurs automatisch an. Selbstverständlich können Sie den Kurs
manuell überschreiben. Wünschen Sie, dass der Kurs nicht geändert werden kann und stattdessen der Fremdwährungsbetrag automatisch aus Leitwährungsbetrag und Kurs berechnet
werden soll, aktivieren Sie die Checkbox vor dem Feld Kurs. Je nachdem, welche Werte
Ihnen bekannt sind, gehen Sie beim Verbuchen von Fremdwährungsbeträgen folgendermassen vor:
1. Fremdwährungsbetrag und Kurs sind bekannt: Sie erfassen den Fremdwährungsbetrag. Falls nötig, überschreiben Sie den vorgegebenen Kurs. Der Leitwährungsbetrag wird berechnet.
2. Fremdwährungsbetrag und Leitwährungsbetrag sind bekannt: Sie erfassen zuerst den Fremdwährungsbetrag und korrigieren dann den automatisch berechneten Leitwährungsbetrag,
wodurch der Kurs automatisch neu berechnet wird.
3. Leitwährungsbetrag und Kurs sind bekannt: Sie überspringen das Feld für die Fremdwährung und geben als ersten Betrag den Leitwährungsbetrag ein, der automatisch zum
angegebenen Kurs umgerechnet wird. Diese Logik gilt jedoch nur so lang, wie der Fremdwährungsbetrag von Ihnen nicht manuell geändert wird; in diesem Fall gilt wieder die Situation 2,
bei der eine Änderung des Leitwährungsbetrags den Kurs anpasst. Möchten Sie trotz vorheriger manueller Änderung des Fremdwährungsbetrags diesen automatisch aus Leitwährung
und Kurs berechnen lassen, fixieren Sie den Kurs, indem Sie die zugehörige Checkbox aktivieren.
Abbildung 3: Buchung - Fremdwährung
Zuteilung Kostenstelle
Radio-Buttons, die entscheiden, ob die Kostenstelle dem Soll- oder dem Habenkonto zugeordnet wird. Kostenstellen verhalten sich wie Ertragskonten: Werden Sie im Haben bebucht, ist
es für die Kostenstelle ein positiver Betrag, steht sie im Soll, ein negativer Betrag.
Wenn einem der bebuchten Konten eine Kostenstelle zugeordnet ist, wird sie in die Buchung übernommen. Das ist jedoch nur ein Vorschlag, den Sie im Einzelfall ändern können, indem Sie
die Kostenstelle löschen oder eine andere auswählen. Klicken Sie dazu auf den Button vor diesem Feld, oder tippen Sie F5, wenn sich der Cursor im Feld befindet. Sie gelangen damit in eine
Liste, aus der Sie die gewünschte Kostenstelle oder Methode übernehmen können. Mit den Pfeiltasten können Sie auch im Kostenstellen-Feld zur vorherigen bzw. folgenden Kostenstelle
blättern. Wenn für ein Konto die Option Kostenstelle zwingend gilt, muss in der Buchung auf jeden Fall eine Kostenstelle, wenn auch nicht unbedingt die dem Konto zugeordnete,
angesprochen werden.
Um gleichzeitig auf eine Kostenstelle und einen Kostenträger / ein Projekt zu buchen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Erfasse Sie in den Sammelbuchungen die erste Buchung und fügen diese hinzu.
2. Erfassen Sie die zweite Buchung und ordnen Sie diese der Kostenstelle zu. Fügen Sie die zweite Buchung der Sammelbuchung hinzu.
3. Markieren Sie anschliessend in der Tabelle die Buchungszeile mit der Kostenstelle (nur markieren, nicht doppelklicken). Wählen Sie danach den gewünschten Kostenträger aus und fügen
Sie die Buchung hinzu.
Text
In Topal können Sie Ihre Buchungen mit einem ausführlichen Text von bis zu 64 Zeichen versehen. Das Feld vergrössert sich automatisch, sobald Sie darin schreiben. Mit dem
Tastaturbefehl F5 oder einem Doppelklick auf das Feld öffnen Sie ein grösseres Textfenster, in dem Sie einen längeren Text übersichtlich erfassen können.
Dieses Feld kann für beliebige Kürzel zur Kennzeichnung spezieller Buchungen verwendet werden. Anders als die zweistellige Beleggruppe bietet es 13 Zeichen. Auch das Feld Frei kann
in den Auswertungen als Selektionskriterium verwendet werden, so dass Sie beispielsweise eine Erfolgsrechnung mit nur denjenigen Buchungen, bei denen im Feld Frei ein bestimmter
Begriff eingetragen ist, erstellen können. So liesse sich z.B. eine Projektabrechnung mit Topal realisieren.
Mit dem Menü Optionen in der Kopfleiste des Buchungsfensters entscheiden Sie, ob das Feld Frei jeweils sichtbar ist und vom Cursor angesteuert wird.
Konten, auf denen Sie Beträge verbuchen, die für die Mehrwertsteuerabrechnung relevant sind, sollten bereits im Register Konten bearbeiten im Kontenplan der richtige Steuerschlüssel
zugordnet werden. Dann bringt das Konto seinen Steuerschlüssel in die Buchung mit. Aus diesem Listenfeld können Sie bei Bedarf einen anderen Steuerschlüssel auswählen. In der Anzeige
neben dem Feld erscheint der Prozentsatz, mit dem der Steuerschlüssel rechnet, darunter der ermittelte Steuerbetrag, der im Hintergrund auf das dem Steuerschlüssel zugeordnete
Steuerkonto gebucht wird. Die Radio-Buttons Inkl. und Exkl. entscheiden darüber, ob Topal den Buchungsbetrag als Brutto- oder Nettobetrag betrachtet.
In Topal ist voreingestellt, dass das Feld MWST-Code nicht vom Cursor angesprungen wird, wenn Sie sich mit der Tabulatur-Taste durch die Felder des Buchungsfensters bewegen.
Sie können dies ändern, indem Sie die Maskeneinstellungen aus dem Menü des Buttons Optionen aufrufen und dort beim Feld MWST die Einstellung Tabstop aktivieren. Wenn der
Cursor im MWST-Feld steht, lässt sich durch Eintippen der ersten Buchstaben des Steuerschlüssel-Kürzels und mit den Pfeiltasten der gewünschte Steuerschlüssel auch mit der
Tastatur auswählen. Sobald Sie hier einen Buchstaben eintippen, werden in der Liste nur noch diejenigen Steuerschlüssel angezeigt, die mit diesem Buchstaben bzw. der eingegebenen
Zeichenfolge beginnen.
Abbildung 4: MWST - Codes
Zuteilung MWST
Wenn Sie in einer Buchung auf zwei Konten, denen ursprünglich kein Steuerschlüssel zugeordnet war, Mehrwertsteuer verbuchen lassen, geben Sie mit diesen Radio-Buttons an,
ob sich der in der Buchung ausgewählte Steuerschlüssel auf das Soll- oder das Haben-Konto bezieht. Bei Buchungen, in denen der Steuerschlüssel durch eine Vorgabe beim Konto
übernommen wird, ist diese Einstellung bereits automatisch richtig gesetzt. Dasjenige Konto, dem der Steuerschlüssel zugeordnet ist, erhält den Nettobetrag, das andere Konto
den Bruttobetrag.