Hauptbuch DMS Prozess
Kapitel Referenzen
Topal hat in Zusammenhang mit der Anbindung von DMS Systemen zwei Hauptbuch Workflow's definiert.
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Standard Prozess
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Dokumente werden in einem ersten Schritt im DMS abgelegt und die Metadaten manuell abgefüllt. Danach werden via
[DMS Transaktionen laden] Funktion, Hauptbuch Transaktionen erstellt und das Dokument mit der Transaktion verknüpft. |
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Late scanning Prozess
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In einem ersten Schritt werden Transaktionen (Buchungen) im Hauptbuch erfasst und danach Dokumente via QRCode scanning verknüpft.
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Dieser Workflow erlaubt den Kunden Rechnungen in einem ersten Schritt im DMS abzulegen, diese mit Metadaten zu versehen und in einem zweiten Schritt in Topal einzulesen,
Transaktionen zu erstellen, zu verbuchen und Rechnungsdokumente mit den Buchungen zu verknüpfen. In der nachfolgenden Abbildung sehen Sie den Prozess der dem
Transaktionen zu erstellen, zu verbuchen und Rechnungsdokumente mit den Buchungen zu verknüpfen. In der nachfolgenden Abbildung sehen Sie den Prozess der dem
Hauptbuch Workflow zugrundegelegt wird. Die Darstellung beschreibt den Standard Prozess bei der Ablage der Dokumente im Document Management System. Der manuelle
Ablageprozess ist primär für Kunden geeignet die eine kleine Anzahl von Dokumenten (z.B. Rechnungsbelege etc.)
Folgende Schritte sind vorzunehmen
1. Der Kunde scant seine Rechnungen und legt diese in einer Inbox ab. Inbox in diesem Kontext ist lediglich ein Directory auf Ihrem Rechner.
2. Der Kunde legt die gescannten Dokumente (Rechnungen) im DMS System am gewünschten Ort ab und fügt die notwendigen Metadaten manuell hinzu. Die abzufüllenden Parameter
(z.B. Geschäftsjahr, Mandant, Betrag etc.) können beim einrichten vom Kunden gewählt werden.
(z.B. Geschäftsjahr, Mandant, Betrag etc.) können beim einrichten vom Kunden gewählt werden.
3. Erstellen von Transaktionen und verknüpfen der Dokumente im Hauptbuch via [DMS Transaktionen laden]. Die Beschreibung der Funktion finden Sie im Kapitel DMS Transaktionen laden.
Abbildung 1: Manueller synch. Prozess
Der Late scanning Prozess ist ein asynchroner Prozess, bei dem zuerst Hauptbuch Transaktionen in Topal erfasst werden. In einem zweiten Schritt werden die Dokumente
mit einem QR Code versehen und im DMS abgelegt. Die Verknüpfung des Dokuments mit der Hauptbuch Transaktion erfolgt durch einen automatisierten synchronisations Task.
Folgende Schritte sind vorzunehmen
1. Hauptbuch Transaktion werden in Topal erfasst.
2. QR Code Labels werden ausgedruckt und auf den Rechnungen angebracht. Die Beschreibung zum Drucken von QR Codes finden Sie Kapitel QRCode drucken.
3. Scannen und Ablage der Dokument in einer Inbox im DMS System, wobei die Inbox lediglich ein Directory auf dem DMS Server ist
4. Via DMS Scan Software (QR Code scanner) wird der QR Code gescannt, die Metadaten extrahiert und dem Dokument im DMS als Metadaten hinzugefügt.
5. Ein automations Task, welcher täglich läuft, verknüpft die Dokumente mit den Hauptbuch Transaktionen (siehe Beschreibung DMS Synchronisieren).
Bemerkung:
Die automatische Verarbeitung bedingt, dass im Vorfeld die QR Code Erkennung und die Definition der Metadaten im DMS eingerichtet worden ist.
Die Beschreibung zur Kendox Scan Konfiguration finden Sie im Kapitel Kendox Scan Installation / Konfiguration.
Die automatische Verarbeitung bedingt, dass im Vorfeld die QR Code Erkennung und die Definition der Metadaten im DMS eingerichtet worden ist.
Die Beschreibung zur Kendox Scan Konfiguration finden Sie im Kapitel Kendox Scan Installation / Konfiguration.
Abbildung 1: Late scanning Prozess