Topal Scan einrichten
Bevor Sie Topal Scan nutzen können, ist die Applikation zuerst zu konfigurieren. Topal wurde für den Betrieb in einem Netzwerk "designed". Entsprechend ist bei der
Konfiguration zwischen Topal Server und Topal Client zu unterscheiden. Es ist zu bemerken, dass Topal in derselben Weise auch als lokale Installation aufgesetzt
werden kann. Im Weiteren sind zwei weitere Aspekte der Inbox für Kreditorenrechnungen und der Archiv Ablage der Kreditorenrechnungen zu unterscheiden.
Die Inbox wird als initiale Ablage der noch zu bearbeitenden Kreditorenrechnungen verwendet, wo hingegen das Archiv der Ablage der bereits bearbeiteten
Kreditorenrechnungen dient. Inbox und Archiv Ordner sollten grundsätzlich an verschiedenen Orten erfolgen. Der Archiv Ordner sollte aus Gründen der Rechnungslegung
und Nachvollziehbarkeit in zyklischen Abständen einem Backup unterzogen werden.
Kapitel Referenzen
Die Installation und Konfiguration von Topal Scan kann in einer Netzwerk Umgebung (Abbildung 1) wie folgt aufgesetzt werden. Topal lässt die Möglichkeit offen,
die Inbox- wie auch Archiv - Ablage serverseitig oder auf dedizierten Servern zu speichern. Dies erlaubt den Zugriff von verschiedenen Client Applikationen auf
denselben Datenbestand. Es ist natürlich nicht zwingend notwendig dedizierte Server zu verwenden, kann aber bei zyklischen Backup's sinnvoll sein.
Abbildung 1: Topal Scan Konfiguration im Netzwerk - Aufsetzung Beispiel
Die Installation und Konfiguration von Topal Scan kann in einer Standalone Umgebung (Abbildung 2) aufgesetzt werden. Auch hier muss zwischen der Inbox-
wie auch Archiv -Ablage unterschieden werden. Bei einer Standalone Installation werden alle Ablageorte innerhalb des entsprechenden Rechners konfiguriert.
Abbildung 2: Topal Scan Konfiguration als Standalone Applikation - Setup Beispiel
Die Archiv - Ablage wird via Topal Server Agent (Abbildung 3) eingerichtet. Im Register „Topal Server“ finden Sie den Befehl Archiv Pfad bestimmen.
Abbildung 3: Einrichtung der Archivablage im Topal Server Agent (Server Konfiguration)
Wird der Menüpunkt [Archiv Pfad setzen] angewählt, wir der Datei Dialog (Abbildung 4) geöffnet. Entsprechend Ihrer Installation können Sie nun direkt eine
Lokation auf Ihrem lokalen Server oder via Netzwerk einen dedizierten Server konfigurieren. Wurde noch kein Ordner angelegt, kann dies direkt aus diesem Dialog
erfolgen. Um den Zugriff auf einen entsprechenden Server/Directory zu gewährleisten ist ein Service Account in Ihrer Netzwerkdomäne einzurichten (Service Account).
Abbildung 4: Einrichtung der Archivablage im Topal Server Agent (Server Konfiguration) - Datei Dialog
Bemerkung:
Der Archiv-Ablageordner ist eine globale Einstellung und wird zur Ablage aller zu archivierenden Kreditorenrechnungen verwendet. Werden Kreditorenrechnungen
verschiedener Mandanten abgelegt, erstellt Topal automatisch pro Mandant ein Unterordner mit dem entsprechenden Mandantennamen.
Verwendung eines Document Management Systems als Ablageort
Topal biete die Möglichkeit Document Management Systeme (Kendox, DocuWare oder SharePoint) als Dokumentenablage zu konfigurieren. Dies bedingt jedoch eine
entsprechende DMS Lizenz. Wird Topal Scan mit einem Dokumenten Management System betrieben, werden die Dokumente entsprechend Ihrer DMS Konfiguration
am entsprechenden Ort abgelegt und mit den gewünschten Metadaten (Rechnungsattributen) versehen. Im Kapitel Document Management Systeme finden Sie
weitere Informationen zu diesem Thema.
Richten Sie in Ihrer Netzwerkumgebung (Domäne) einen Service Account ein: Bsp. Account Name: TopalServiceAccount / Passwort: topalserviceaccount
Dieser Service Account benötigt die entspechenden Zugriffsberechtigungen (lese und schreib Rechte), um auf den gewünschten Server und Directory zugreifen zu
können (Bsp. \\Archivserver\Archiv oder \\10.0.100.200\Archiv).
Topal Server Dienst einrichten
Ist die Erstellung des Accounts erfolgt, ist der Topal Server Dienst zu konfigurieren. Dies wird wie folgt erreicht. Öffnen Sie den Dialog zur Konfiguration der
Dienste [Start | Systemsteuerung | System und Sicherheit | Verwaltung | Dienste].
Öffnen Sie den Topal Server Dienst via rechter Maustaste [Eigenschaften]. Verwenden Sie die Angaben von Ihrem erstellten Service Account. Fügen Sie die
Service Account Informationen im Dialog ein (siehe Abbildung 5). Der Dienst muss nach dem eintragen der Account Informationen neu gestartet werden.
Abbildung 5: Topal Server Dienst einrichten
Nachdem Sie die Einrichtung des Archivs vorgenommen haben, können Sie einzelne Mandanten für Topal Scan einrichten. Wählen Sie dazu im
Menu [Mandant ǀ Eigenschaften] (Abbildung 6).
Abbildung 6: Einrichten der Inbox für Topal Scan (Client Konfiguration) - Mandant Eigenschaften
Im Mandanteneigenschaften Dialog wählen Sie in der Baumstruktur den Menüpunkt [Document Management ǀ Topal Scan] (Abbildung 7). Aktivieren Sie die
Checkbox „Topal Scan“ und legen Sie den Pfad für die Inbox fest.
Sie können pro Mandant eine eigene Inbox einrichten. Stellen Sie sicher, dass Anwender, welche Transaktionen aus gescannten Rechnungen für diesen Mandanten
erstellen, Zugriffsberechtigung auf diesen Ordner haben.
Abbildung 7: Einrichten der Inbox für Topal Scan (Client Konfiguration) - Inbox Pfad festlegen
Speichern Sie anschliessend diese Einstellungen.