Inbox Kreditorenrechnungen
Rechnungen die Sie von Lieferanten erhalten lassen sich mit Topal Scan automatisch verarbeiten. Belege in digitaler Form werden eingelesen, gescannt und direkt verarbeitet.
Kapitel Referenzen
Legen Sie Rechnung für Rechnung inkl. Einzahlungsschein in den Einzugsschacht des Scanners und drücken Sie bei jeder Rechnung die entsprechende Taste für den Scan.
Gewisse Scanner, wie der oben empfohlene Xerox lassen sich so programmieren, dass sie die erste Seite einer Rechnung aufgrund einer vorher angebrachten Markierung
erkennen, und somit für jede Rechnung automatisch eine eigene Datei erstellen können, was Voraussetzung für die Verarbeitung in Topal ist.
Thematisch ist die Topal Scan Funktion, den Kreditoren zugewiesen. Wenn Sie einen Mandanten für Topal Scan eingerichtet haben, steht Ihnen via Modulnavigation [Kreditoren]
in der Kopfzeile ein neuer Menüpunkt (Abbildung 1) [Inbox prüfen] zur Verfügung:
Abbildung 1: Menüpunkt "Inbox prüfen"
Durch anwählen des Menüpunktes [Inbox prüfen], wird der nachfolgende Dialog (Abbildung 2) geöffnet. Dieser zeigt nebst neuen Menüpunkten, einen zwei geteiten Dialog.
Auf der linken Seite werden Dateien angezeigt, welche sich zur Bearbeitung in der Inbox befinden. In der rechten Dialoghälfte ist die Vorschau des angewählten
Dokuments ersichtlich. Bei mehrseitigen Dokumenten können Sie im Vorschaufenster via Pfeiltaste durch das Dokument blättern.
Abbildung 2: Inbox prüfen - Dateiübersicht
Icons und deren Funktion
Im folgenden sind die Icons und deren Funktion beschrieben.
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Icon
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Beschreibung
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in Verarbeitung
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fehlende Informationen. Bewegen Sie Ihren Mauszeiger über das Icon um die Informationen einzusehen.
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Gibt Auskunft über die Informationen, die in Ihrem Dokument gelesen werden konnten.
Die Informationen stehen erst nach einem initialen scan zur Verfügung. Bewegen Sie Ihren Mauszeiger über das Icon um die Informationen einzusehen. |
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Transaktion erstellen resp. Scan starten und Transaktion erstellen
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Status abgeschlossen
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Es konnten keine Informationen (z.B. ESR Nummer) erkannt werden.
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Topal Scan übernimmt die Funktion Ihres Beleglesers für ESR-, und QR Einzahlungsscheine.
Bei einer ESR Rechnungen, wird Ihr Dokument via OCR - Erkennung auf das Vorhandenseins einer Codierzeile des Einzahlungsscheins überprüft.
Die Codierzeile wird gescannt und entsprechend angezeigt. Bei QR Code Rechnungen, wird ein QR Code Scanner verwendet. Dieser scannt den QR Code und zeigt die
Bei einer ESR Rechnungen, wird Ihr Dokument via OCR - Erkennung auf das Vorhandenseins einer Codierzeile des Einzahlungsscheins überprüft.
Die Codierzeile wird gescannt und entsprechend angezeigt. Bei QR Code Rechnungen, wird ein QR Code Scanner verwendet. Dieser scannt den QR Code und zeigt die
gelesenen Informationen im Grid an.
Beim Öffnen des Dialogs "Erkennung von Rechnungen" werden alle Dokumente angezeigt, die sich in der Inbox befinden und nicht bereits gelesen worden sind.
Bereits verarbeitete Rechnungen werden mit einer File Extension "*.bak" markiert.
Abbildung 3: DMS Inbox überprüfen - Menünavigation
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Funktion
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Beschreibung
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Start
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Via [Start] Knopf wird die OCR Erkennung resp. das QR Code scanning der Dokumente gestartet.
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Aktualisieren
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Via [Aktualisieren] Knopf wird der Inbox Ordner neu eingelesen.
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Dokumente hinzufügen
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Via [Dokumente hinzufügen] Knopf können weitere Dokumente, die sich zu diesem Zeitpunkt noch
nicht im Inbox Ordner befinden hinzugefügt. Die gewählten Dokumente werden entsprechend in den Inbox Ordner kopiert. |
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Optionen
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Via [Optionen] Listbox [Dokumentanzeige rechts, Dokumentanzeige unten], können Sie die Darstellung des Dialogs ändern.
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Transaktionen erstellen
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Via [Transaktionen erstellen] Knopf starten Sie einen Batchprozess der aus allen gescannten Dokumenten nacheinander „Transaktionen erstellt“.
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Die Erkennung der Rechnungen (Abbildung 4) wird durch drücken des Buttons [Start] gestartet. Dabei werden die verschiedenen Rechnungen auf das Vorhandensein
einer Codierzeile respektive eines QR Codes im Einzahlungsschein überprüft. Der Start Button verfügt über die Möglichkeit einen Quick- oder Deep scan vorzunehmen.
Beim Quick scan werden die Rechnungen einmal gescannt und die Daten aus dem Einzahlungsschein gelesen. Der Zeitaufwand bei dieser Einstellung ist relativ kurz. Quick scan wird
Beim Quick scan werden die Rechnungen einmal gescannt und die Daten aus dem Einzahlungsschein gelesen. Der Zeitaufwand bei dieser Einstellung ist relativ kurz. Quick scan wird
mit Vorteil dann genutzt, wenn Sie wissen, dass Dokumente enthalten sind, die keinen Einzahlungsschein enthalten. Diese können dann in einem ersten Schritt verarbeitet werden.
Beim Deep scanning werden Rechnungen die nicht erkannt werden, skaliert. Es werden verschiedene Images mit unterschiedlichen Faktoren (z.B. x0.7, x0.8, x1.1, etc.)
gemacht. Dadurch kann die Detektionsrate verbessert werden. Dies hat aber den Nachteil, dass der Vorgang um einiges länger dauert.
Sie haben aber auch die Möglichkeit einzelne Rechnung direkt zu scannen und zu verarbeiten. Dies erreichen Sie durch anwählen des [grünen Icons] mit Pfeil. Dokumente
die momentan gescannt werden, werden mit einem "grünen Icon - in Verarbeitung" dargestellt. Ist der Scan Prozess abgeschlossen, wird wieder ein "grünes" Icon mit Pfeil angezeigt.
Im Menü [Optionen] haben Sie die Möglichkeit zu definieren, ob ein Quick- oder Deep scan durchgeführt werden soll, wenn die Pfeiltaste verwendet wird.
Im Menü [Optionen] haben Sie die Möglichkeit zu definieren, ob ein Quick- oder Deep scan durchgeführt werden soll, wenn die Pfeiltaste verwendet wird.
Rechnungen, bei denen alle Informationen zur Verfügung stehen werden in der Status Spalte mit einem "grünen" Icon mit Hacken angezeigt, während dessen Rechnungen
mit einer fehlenden Information "gelb" ausgewiesen werden. Rechnungen die weder über eine Referenzzeile noch einen QR Code verfügen, werden mit einem "Error" Icon im
mit einer fehlenden Information "gelb" ausgewiesen werden. Rechnungen die weder über eine Referenzzeile noch einen QR Code verfügen, werden mit einem "Error" Icon im
Status ausgewiesen. Diese lassen sich aber trotzdem verarbeiten. In diesen Fällen sind alle Angaben im Transaktions Dialog manuell einzufügen.
Abbildung 4: Inbox prüfen - Erkennung von Einzahlungsscheinen starten
Nachdem die OCR, resp. QR Code Erkennung aller Rechnungen in der Inbox abgeschlossen ist, können Sie nun direkt Rechnungstransaktionen erstellen.
Hierfür steht Ihnen das [grüne Icon] mit Pfeil zur Verfügung. Sie haben aber auch die Möglichkeit eine Batchverarbeitung zu starten.
Dies erreichen Sie durch anwählen des Buttons [Transaktionen erstellen]. Bei der Batchverarbeitung wird Rechnung für Rechnung geöffnet,
ohne weiteres anwählen einer bereits gescannten Rechnung.
QR Code mit Belegleser scannen
Einlesen von QR Code Rechnungen mit Belegleser erfolgt via das Kreditorenrechnungsfenster (Abbildung 5). Die Voraussetzung hierfür ist ein Belegleser
Einlesen von QR Code Rechnungen mit Belegleser erfolgt via das Kreditorenrechnungsfenster (Abbildung 5). Die Voraussetzung hierfür ist ein Belegleser
der QR Code scanning unterstützt.
Abbildung 5: Inbox prüfen - Rechnungstransaktionen erstellen
Bearbeiten Sie die Rechnung wie gewohnt, indem Sie die Aufwandsbuchungen erfassen. Speichern Sie danach die Rechnung.
Wird bei der Erkennung kein Kreditor erkannt, wird direkt der Kreditorauswahl Dialog angezeigt (Abbildung 6).
Wählen Sie den Kreditor aus, oder erstellen Sie einen neuen Kreditor. QR Rechnungen liefern bereits detaillierte Angaben zum Kreditor.
Diese werden bei der Erstellung eines neuen Kreditors direkt im Kreditor Dialog eingefügt, somit entfällt die Eingabe der Daten.
Wählen Sie den Kreditor aus, oder erstellen Sie einen neuen Kreditor. QR Rechnungen liefern bereits detaillierte Angaben zum Kreditor.
Diese werden bei der Erstellung eines neuen Kreditors direkt im Kreditor Dialog eingefügt, somit entfällt die Eingabe der Daten.
Abbildung 6: Inbox prüfen - Kreditor Auswahl
Mit der Speicherung der Transaktion wird das Originaldokument im Archiv unter dem entsprechenden Mandantennamen gespeichert, respektive in Ihrem
Document Management System abgelegt. Gleichzeitig wird die bearbeitete Rechnung in der Inbox mit der Extension .bak umbenannt,
damit diese bei der nächsten Überprüfung der Inbox nicht mehr erscheint.
damit diese bei der nächsten Überprüfung der Inbox nicht mehr erscheint.
Bemerkung:
Es ist notwendig, dass Sie die umbenannten Rechnungen von Zeit zu Zeit löschen oder an einem anderen Ort verschieben, da bei einer grossen Anzahl
Rechnungen ein grosses Datenvolumen entstehen kann.
Transaktionen lassen sich nach dem speichern nochmals bearbeiten. Hierzu öffnen Sie eine gespeicherte Transaktion im Kreditoren Grid der offenen Rechnungen.
Via Menüpunkt [Archiv] können Sie entweder das verknüpfte Dokument anschauen, das Dokument ersetzen oder Löschen.
Via Menüpunkt [Archiv] können Sie entweder das verknüpfte Dokument anschauen, das Dokument ersetzen oder Löschen.
Abbildung 7: Transaktion bearbeiten - verknüpftes Originaldokument öffnen
Wollen Sie ein verknüpftes Originaldokument anschauen, wählen Sie den Menüpunkt [Archiv | Öffnen des verknüpften Dokuments] (Abbildung 7).
Das Dokument (Abbildung 8) lässt sich via der [Zoom] Funktion vergrössern oder verkleinern. Dies kann auch via das Maus-Rad erreicht werden. Bei Bedarf
kann das Dokument via Printknopf ausdrucken.
kann das Dokument via Printknopf ausdrucken.
Abbildung 8: Transaktion bearbeiten - Ansicht des verknüpften Dokuments