Réconciliation avis de débit/crédit avec livres auxiliaires

Si Topal est utilisé avec des livres auxiliaires, les factures des débiteurs et des créanciers ainsi que les transactions du grand livre sont naturellement créées, respectivement réconciliées. 
 
Références de chapitre
Paiement BVR pas clair
3 paiements BVR avec numéro de référence, mais acquittés avec un seul BVR
Réconciliation via avis de débit/crédit                                                                                                                        
Les avis de débit et de crédit sont stockés en permanence dans la base de données après la synchronisation.
Le rapport peut être appelé en sélectionnant le compte. Les états sont affichés en fonction de la période du rapport sélectionnée (mois, exercice complet). Sans connexion directe, les rapports que vous obtenez de votre banque en ligne, peuvent également être enregistrés dans la base de données via [Charger depuis fichier]. Après cette étape, le traitement peut être effectué comme pour une connexion directe.

Figure 1 : Réconciliation des avis de crédit/débit
 
Dans la navigation du sous-menu [Cash Management Reports], vous trouverez 2 options de paramétrage
  • Afficher les transactions non traitées
  • Afficher toutes les transactions
 
Si [Afficher transactions non traitées] est sélectionné, seules les transactions qui n'ont pas encore été comptabilisées sont affichées. La liste déroulante [Période du rapport] vous permet de spécifier l'affichage des transactions, soit l'exercice complet ou un mois spécifique.
 
Si [Afficher toutes les transactions] est sélectionné, alors aussi les transactions qui ont déjà été comptabilisées sont affichées.
 
Statuts des transactions
La figure 1 montre les 3 statuts de transaction possibles.
 
  • les transactions déjà comptabilisées
  • les transactions identifiées, qui doivent encore être comptabilisées
  • les transactions qui présentent une insuffisance ou qui n'ont pas été trouvées
 
Les statuts conduisant à une icône "jaune" ou "rouge" peuvent être les suivants :
  • Pas comptabilisé
  • Date d'exécution erronée
  • Solde incorrect (se produit dans les factures avec devise étrangère, qui montrent les différences de change, facture - banque)
 
Transaction introuvable
Les transactions introuvables peuvent être des écritures sur l'extrait de compte qui n'ont pas été saisies dans Topal (par exemple, retraits aux distributeurs automatiques, paiements dans les stations-service, etc,) ou ne peut pas être affectées (détectées) à une facture existante. Dans ce cas, vous pouvez effectuer les actions suivantes via le menu contextuel ou le bouton [Résoudre] :
  • Écriture simple
  • Écriture multiple
  • Créer ou choisir une facture
 
Paiements BVR via avis de crédit/débit
Bien entendu, les montants débités par BVR sont reconnus et peuvent être comptabilisés directement. Dans le cas de charges récurrentes (p. ex. loyer, leasing, etc.), le même numéro de référence et le même montant sont généralement affichés. Dans ce cas, Topal ne peut pas affecter directement un débit. Par conséquent, l'opération de débit doit être affectée à la facture dans Topal via [Résoudre > Choisir]. Une fois l'affectation effectuée, la transaction peut être comptabilisée.
 
Cas particuliers
Paiement BVR pas clair
Le fichier de paiement BVR (avis de crédit/débit - camt.054), que vous recevez de votre banque, contient un paiement entrant dont le motif du paiement n'est pas clair. Pour qu'une réconciliation puisse toute même avoir lieu, une facture correspondante doit être créée et comptabilisée. Comme vous ne pouvez pas attribuer l'entrée de paiement, le mécanisme débiteurs pour les montants non-clairs a été introduit dans Topal. Pour ce faire, saisissez un débiteur dont le compte de contrepartie se réfère à un compte, comme p. ex. : Débiteur : montants non-clairs ; Compte de contrepartie, p. ex. 1099. Les paiements non clairs sont alors affectés à ce débiteur et la réconciliation peut être effectuée.
 
Une description détaillée du processus est disponible dans les Conseils et astuces de Topal.
 
3 paiements BVR avec numéro de référence, mais acquittement avec un seul BVR
Vous avez envoyé plusieurs factures BVR à un débiteur. Votre client paie le montant total de ces factures avec un paiement BVR. La procédure à suivre pour un tel cas est illustrée dans l'exemple suivant :
 
Exemple :
Vous avez envoyé 3 factures d'un montant total de CHF 600.- à un client :
 
BVR 1
 
N° de référence :
24 32210 00000 00000 00214 10575 
Montant:
CHF 100.-
 
 
BVR 2
 
N° de référence :
94 98520 00000 00000 00010 20564
Montant:
CHF 200.-
 
 
BVR 3
 
N° de référence :
00 00000 00002 03100 00062 08168
Montant:
CHF 300.-
 
Le débiteur s’acquitte du montant total de CHF 600.- par paiement BVR : il utilise le bulletin avec le n°réf. 24 32210 00000 00000 00214 10575  – prévu pour le montant de CHF 100.-
Pour remédier à cette situation, suivez les étapes 1 à 3 : 
 
Étape 1:
Connectez-vous à votre institut financier et téléchargez l’avis de crédit/débit (camt.054). 
Dans ce cas, Topal ne reconnaîtra pas le paiement. Appuyez sur le bouton [Résoudre] pour passer à l'étape 2.
 
Figure 3 : Fichier de paiement BVR camt.054
 
 
Étape 2 :
Topal ouvre maintenant le dialogue de la proposition de paiement. Topal reconnaît le numéro de référence, mais le paiement ne contient pas le montant attendu (montant du paiement CHF 600.-, montant ouvert CHF 100.-). Appuyez sur le bouton [Choisir] (Figure 4).
 
Figure 4 : Dialogue Créer une proposition de paiement pour la réconciliation
 
Étape 3:
Topal ouvre maintenant le dialogue pour choisir les factures désirées. Confirmez votre choix avec [Choisir]. Ainsi, les 3 factures sont rapprochées avec le paiement BVR.
 
Figure 5 : Dialogue Sélectionnez la facture