Réconciliation relevé de compte avec livres auxiliaires
Si Topal est utilisé avec des livres auxiliaires, les factures des débiteurs et des créanciers ainsi que les transactions du grand livre sont naturellement créées, respectivement réconciliées.
Références de chapitre
Une réconciliation de compte est naturellement réalisée via la Comptabilité Générale. Cliquez sur le sous-module [Réconciliation] pour ouvrir le dialogue.
Si une synchronisation a déjà été effectuée lors d'une connexion directe, tous les rapports sont déjà enregistrés dans la base de données et peuvent être appelés en sélectionnant le compte.
Les rapports sont affichés en fonction de la période du rapport (mois, exercice complet). Les rapports sont affichés en fonction de la période du rapport (mois, exercice complet).
S'il n'y a pas de connexion directe et que vous avez obtenu les rapports via la banque en ligne, ceux-ci sont chargés via [Charger le fichier]. Les rapports chargés sont directement enregistrés dans la base de données.
Le traitement des transactions s'effectue ensuite comme pour une connexion directe.
Figure 1: Comptabilisation des factures
Dans la barre de menu, vous trouverez deux boutons [Charger de la banque] et [Charger depuis fichier].
Synchronisation des relevés avec une connexion directe
Si vous disposez d'une connexion directe avec un ou plusieurs établissements financiers, tous les relevés de compte, avis de crédit et de débit sont toujours synchronisés lors de la synchronisation. (désignés ci-après par rapports) de tous les établissements financiers. Les rapports sont enregistrés dans la base de données et peuvent être rechargés à tout moment. Un traitement différé des rapports est donc possible.
Remarque:
En règle générale, les propriétaires d'entreprise ont des comptes privés auprès d'un établissement financier en plus de leurs comptes d'entreprise. Les comptes d'entreprise et les comptes privés sont soumis à un contrat bancaire.
Des rapports sont ainsi mis à disposition pour tous les comptes. Lors de la synchronisation, Topal récupère tous les rapports mis à disposition par l'établissement financier.
Topal filtre tous les rapports qui ne sont pas configurés dans les [Données de base | Banques internes].
Le bouton [Charger de la banque] est utilisé pour obtenir des relevés de compte et des avis de crédit/débit lors d'une connexion directe. Le bouton [Charger de la banque] a deux fonctions. Si l'on appuie directement sur le bouton, seuls les rapports qui n'ont pas encore été retirés sont récupérés. Si tous les rapports doivent être à nouveau retirés, il faut sélectionner la fonction déroulante [Synchroniser tous les rapports].
Charger depuis fichier (sans connexion directe)
Le bouton [Charger depuis fichier] est utilisé pour le chargement manuel des extraits de compte et des avis de crédit et de débit que vous avez obtenus via l'Online Banking.
Les rapports chargés manuellement sont enregistrés dans la base de données si le numéro de compte dans le rapport a une représentation dans les [Données de base | Banques internes].
Une fois sauvegardés, les rapports peuvent être rechargés à tout moment.
La figure 1 montre les 3 statuts de transaction possibles.
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les transactions déjà comptabilisées
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les transactions identifiées, qui doivent encore être comptabilisées
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les transactions qui présentent une insuffisance ou qui n'ont pas été trouvées
Les statuts signalés avec une icône "jaune" ou "rouge" peuvent être les suivants :
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Pas comptabilisé
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Date d'exécution erronée
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Solde incorrect (se produit dans les factures avec devise étrangère, qui montrent les différences de change, facture - banque)
Transactions non reconnues
Les transactions non reconnues peuvent être des écritures sur l'extrait de compte qui n'ont pas été saisies dans Topal (p. ex., retraits aux distributeurs automatiques, paiements dans les stations-service, etc,) ou qui ne peuvent pas être affectées (détectées) à une facture existante. Dans ce cas, vous pouvez effectuer les actions suivantes via le menu contextuel ou le bouton [Résoudre] :
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Écriture simple
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Écriture multiple
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Créer ou choisir une écriture
Figure 2 : Bouton Résoudre - menu contextuel
Les factures avec la remarque "Pas comptabilisée" peuvent être directement comptabilisées en cliquant sur le bouton [Comptabiliser]. Une facture comptabilisée est marquée d'une icône verte.
Comptabilisation de factures CHF en EUR (ou autres devises)
Un ordre de paiement exécuté à partir d'un compte suisse (CHF) en EUR présente normalement des différences de change. Cette différence est indiquée dans le champ remarques avec "Différence de montant, cours".
De telles transactions sont également affichées avec le statut [Comptabiliser], si un taux de change a été fourni par l'établissement financier. En cliquant sur le bouton [Comptabiliser], une écriture est créée sur votre compte de gains/pertes.
Si aucun taux de change n'est fourni, ces transactions sont affichées avec le statut [Résoudre]. Il faut donc indiquer un taux de change.
Les rapports indiquent aussi les transactions telles que les retraits aux distributeurs automatiques, les paiements dans les stations-service, etc. Lors de la réception du relevé, il se peut qu'il n'y ait pas encore de transaction pour ces retraits dans Topal.
Dans ce cas, procédez comme décrit sous Transactions non reconnues. Si une facture existe dans Topal, ces transactions doivent être liées via le bouton [Résoudre].
Si vous appuyez sur le bouton [Résoudre], un dialogue s'ouvre. La transaction contenue dans l'extrait de compte de la banque est visible dans la grille. Une transaction correspondante
peut toutefois être reconnue par Topal. Vous avez maintenant les possibilités de choisir une transaction existante ou d'en créer une nouvelle.
Figure 3 : Dialogue pour créer ou choisir une transaction
Topal reconnaît en principe s'il s'agit d'un paiement créancier ou débiteur et les charge en conséquence. Si vous recevez toutefois un remboursement (avis de crédit) sur une facture déjà payée, celui-ci doit pouvoir être compensé.
Pour cela, il est nécessaire de pouvoir accéder à la facture correspondante (débiteur/créancier). Pour ce faire, il suffit d'effectuer la permutation via le bouton radio Créancier/Débiteur.
Figure 4 : Choisir une transaction