Automatisme
Topal vise à automatiser autant de services que possible. Topal Automation offre un composant fonctionnel complet pour exploiter des services automatisés.
Topal Automation est un service central pour synchroniser la base bancaire, les taux de change et les GED (transactions et factures débiteurs/créanciers).
Les tâches d'automatisation suivantes sont disponibles :
Tâches de synchronisation
Synchronisation GED
Configuration des tâches d'automatisation dans le Topal Client
Le Topal Client propose un élément de menu [Options > Automatisme] (Figure 1).
Figure 1 : Élément de menu Automatisme
Figure 2 : Mise en place de tâches automatisées
La base bancaire et les taux de change peuvent être synchronisés automatiquement. La base bancaire devrait être synchronisée sur une base hebdomadaire.
La synchronisation des taux de change, en revanche, n'est pas souhaitée pour chaque mandat. Les taux de change ne sont donc définis qu'individuellement pour chaque mandat, tandis que la synchronisation de la base bancaire peut être créée soit "globalement", soit pour les clients souhaités.
Cette tâche vous permet de réaliser une comparaison entre les documents stockés dans la GED et les transactions et factures (débiteurs/créanciers) dans Topal.
Dans ce contexte, la synchronisation consiste à lier les transactions de la comptabilité générale qui ont un numéro de pièce ou les factures qui ont un numéro de facture enregistré dans la GED. Les réglages sont effectués dans le dialogue "Automation", que vous ouvrez via [Options > Automatisme > Ajouter tâche > Synchroniser transactions GED].
Figure 3 : Éditer une tâche de synchronisation GED
La synchronisation des transactions de la comptabilité générale est significative pour le processus GED de la comptabilité générale et est liée au système de gestion des documents.
Vous trouverez une description dans le chapitre Processus GED de la comptabilité générale.