Ecritures simples

Une écriture simple, est une pièce de la comptabilité générale, pour laquelle vous n’avez besoin que d’un seul compte de débit et de crédit (et éventuellement d’une écriture automatique de TVA). Saisissez la date, les comptes de débit et de crédit, le libellé et votre écriture est prête.

Le menu dans la barre d’en-tête du dialogue de transaction est composé de plusieurs fonctions simplifiant le processus de saisie des écritures :

	Dernière écriture	reprendre la dernière écriture enregistrée pour modification dans la fenêtre de transaction
	Permuter débit/crédit	permuter débit/crédit de l’écriture en cours
	Permuter signe	permuter le signe (+/-) de l’écriture en cours
	Simple/Multiple	basculer dans le mode de saisie Ecriture multiple
	Annuler saisie	annuler l’enregistrement
	Options	paramètres concernant l’écriture ou les dialogues
	Archive	lier un document à une écriture
	Sauver et imprimer	sauvegarder la transaction et imprimer le journal des écritures
	Modèles	éditer ou appliquer un modèle d'écriture
	Sauver et attribuer	création d'écritures transitoires lors de la saisie d'une facture

Figure 1 : Menu barre d’en-tête

Dernière écriture (icône)

Après une question de confirmation, Topal ouvre le dernier enregistrement dans la fenêtre de transaction, afin que vous puissiez apporter des modifications. Cette fonction n’est pas disponible immédiatement après un changement de mode de saisie; une écriture dans le même mode de saisie doit d’abord avoir été saisie.

Permuter débit/crédit (icône)

Permute les comptes débit et crédit de l’écriture en cours.

Permuter signe (icône)

Permute le signe (+/-) de l’écriture en cours.

Simple/Multiple (icône)

Transforme une écriture simple en écriture multiple, afin que vous puissiez ajouter d’autres écritures à la pièce. Une écriture multiple peut également être transformée en écriture simple. Le programme utilise d’abord le compte dont le montant est le plus haut et propose comme contrepartie le compte de l’écriture partielle saisie en dernier.

Annuler saisie (icône)

Cette commande annule toutes les modifications apportées à l’écriture depuis le dernier enregistrement. Pour les écritures, qui n’ont pas été enregistrées, tous les champs sauf le numéro de pièce et à la date sont vidés et le curseur se positionne de nouveau dans le champ de la date.

Options

Avec les paramètres des options, vous avez la possibilité d'influencer le comportement de la fenêtre de transaction. Les fonctions suivantes sont décrites en détail ci-dessous :

Paramètres TVA	si l'option par défaut est activée, les codes TVA enregistrés sont repris dans l’écriture
Libellé obligatoire	rend l’entrée d’un libellé obligatoire
Paramètres	paramètres du masque de transaction
Libellés automatiques	combiner des jokers et textes pour définir des textes automatiques
Blocs de texte	dialogue pour définir des blocs de texte
Voir l’aperçu du compte	afficher une fenêtre supplémentaire avec les détails du compte saisie

Paramètres TVA

Tant que le paramètre Par défaut est appliqué, chaque compte apporte son code TVA qui lui est attribué dans l’écriture, autrement il n’est pas repris. Cette fonction est utile pour diverses écritures dans le cadre du bouclement annuel, si vous souhaitez passer des écritures exonérées sur des comptes qui sont généralement liés à un code de TVA, comme l'amortissement sur les immobilisations: en règle générale, un code TVA est attribué aux comptes d’actifs des immobilisations, qui n'est toutefois pas significatif pour les écritures d’amortissements. Pour éviter que le code ne soit oublié involontairement par la suite, Topal réinitialise ce paramétrage dès que vous quittez le dialogue de transaction des écritures.

Libellé obligatoire

Si vous sélectionnez cette option, le programme vous oblige à entrer un libellé d’écriture. Aucune écriture ne peut alors être sauvegardée sans libellé.

Paramètres

Ouvre un dialogue qui permet de rendre visible ou cacher des champs spéciaux dans la fenêtre de transaction, comme, par exemple, les champs CDA/Projets, Code barre ou Libre, qui ne font pas partie des composants standard d'une écriture. Avec la fonction TabStop, vous déterminez les champs, ou le curseur doit s’arrêter lorsque vous avancer dans la fenêtre de transaction avec la touche TAB. Un champ, avec la case Tabstop désactivée est ignoré, et le curseur passe plus loin. Définissez l’ordre souhaité de la sélection TabStop à l’aide des boutons fléchés sur la droite. Si vous préférez naviguer avec les touches du pavé numérique au lieu de la touche de tabulation, activez la case à cocher au bas de cette fenêtre Utiliser / et * pour la tabulation.

La touche / déplace le curseur vers l'avant et la touche * vers l'arrière. Ces paramètres sont stockés par mandant et par utilisateur.

Ecriture simple CDA

Libellés automatiques

Les libellés automatiques sont des fonctions utilisées principalement dans la gestion des débiteurs et dans la gestion des créanciers. Un texte automatique est un texte comptable généré automatiquement qui est composé, par exemple, du numéro de facture et de l'alias du créancier ou du débiteur. Dans le cas d'un libellé automatique PAIN.001, il s'agit de l'information de transfert du fichier destiné à la banque. Dans la fenêtre du dialogue vous pouvez spécifier des textes pour les domaines suivants : Facture (débiteurs/créanciers), Acompte, Paiements manuels, Proposition de paiement, BVR, LSV, PAIN.001, PAIN.008, Ecriture automatique et Réévaluation.

Lors de la définition des libellés de comptabilisation, une distinction est faite entre la première écriture PO du compte du débiteur/créancier et du texte des écritures de contrepartie suivantes. Il est également possible de définir des termes en fonction du montant de l’écriture. Si vous désirez par exemple que selon la situation, le mot Facture ou Note de crédit soit adapté dans le libellé, utilisez la formule suivante : [$7 < 0, "Note de crédit", "Facture"]

Si le montant de la facture ($7) est inférieur à zéro, le texte après la première virgule est repris, sinon celui qui est défini après la deuxième virgule. La syntaxe des formules est identique à celle que vous connaissez d’Excel. Les libellés automatiques sont également accessibles via la barre d'en-tête [Mandat > Configurer les paramètres standards].

Blocs de texte

Les blocs de texte sont principalement utilisés dans les écritures de la comptabilité générale. Les blocs de texte sont générés avec des abréviations prédéfinies. Cette fonction est également disponible lors de la saisie des factures débiteurs et créanciers. Pour insérer un bloc de texte, positionnez-vous dans le champ libellé du dialogue de transaction, insérez le nom de votre bloc de texte et appuyez sur la touche TAB pour insérer le bloc de texte associé au nom. Les blocs de texte sont également accessibles via la barre d'en-tête [Mandat > Configurer les paramètres standards].

Voir l’aperçu du compte

Si cette option est cochée, une fenêtre supplémentaire montrant les écritures du compte actuel est afffichée simultanément à l’ouverture du dialogue de transaction.

Modèles

La fonction Modèles est un outil efficace pour automatiser les écritures récurrentes. L’utilisation des modèles d’écritures est décrite dans son propre chapitre.

Groupes pièces - Grp Pcs

Le groupe de pièces peut être utilisé pour classifier des écritures. Il n’est donc pas du tout utilisé avec le même objectif que le numéro de pièce. Le groupe de pièces permet de marquer un nombre quelconque d’écritures afin de pouvoir les grouper ultérieurement avec la fonction filtre dans la table des écritures. Le groupe de pièces peut également servir de critère de sélection dans l’impression des états, afin de montrer uniquement les écritures d’un groupe de pièces particulier sur un extrait de compte, telles que les écritures d’un compte d’actif d'immobilisation, qui sont pertinentes pour demander une subvention à l'investissement.

Numéro

Avec un clic sur le bouton carré sur la droite du champ, vous accédez aux domaines de numérotation, qui sont édités dans les [Données de base]. Le programme attribue à la pièce le prochain numéro libre et propose le numéro suivant après l’enregistrement de l’écriture. Si vous désirez réutiliser un numéro d’une écriture supprimée, vous pouvez réinitialiser le domaine de numérotation à la valeur souhaitée. Comme le numéro est attribué automatiquement, le champ n’est pas pris en compte lorsque vous utilisez la touche TAB pour passer d’un champ à l’autre. Vous pouvez également saisir le numéro manuellement. Le programme vous avertit lorsque vous utilisez un numéro déjà attribué et le remplace avec le prochain numéro libre.

C’est à vous de choisir avec combien de domaines de numérotation vous aimez travailler. Certains utilisateurs préfèrent choisir des domaines de numéros différents pour les débiteurs, les créanciers et la comptabilité générale, d’autres uniquement pour les comptes de liquidités. Vous pouvez également gérer l'ensemble de votre comptabilité dans un seul domaine de numérotation.

Date

À l’ouverture d’une session Topal, la date du jour est proposée pour la première écriture. Par la suite, le champ Date, proposera toujours la date de la dernière écriture enregistrée. La flèche, sur la droite du champ, ouvre un calendrier. Comme souvent pour une série d'écritures seul le jour change, seulement la position du jour est sélectionné lorsque vous vous positionnez dans ce champ avec la touche TAB. Vous pouvez ensuite saisir la date directement, ou utilisez les touches fléchées (←↑→↓) pour faire défiler les jours vers l’avant ou vers l’arrière. Si vous ne saisissez qu’un seul chiffre pour le jour, appuyez sur la touche fléchée contre la droite (→) ou sur la touche point (.) pour avancer à la position du mois. Continuer avec la touche TAB pour quitter le champ Date.

Le champ Date répond aux besoins des utilisateurs qui travaillent avec le clavier. Tous les formats de saisie courants sont acceptés, comme JJMMAA, JJ.MM.AA, J.M.AA ou J>M>AA, afin que vous puissiez conserver votre mode d’écriture habituelle. Topal autorise uniquement les écritures à l’intérieur de l’exercice en cours ; en dehors de l’exercice, l’écriture est rejetée.

Comptes Débit/Crédit

Champs de saisie des numéros des comptes utilisés au débit et au crédit. Si vous ne connaissez pas le numéro de compte ou le début de son libellé par cœur, ouvrez la liste des comptes : cliquez sur le bouton Cpte Débit/Cpte Crédit pour ouvrir la liste de tous les comptes, et insérer le compte avec un double-clic. Les touches fléchées, à droite des champs des comptes, permettent de faire défiler les comptes adjacents.

Figure 2 : Nouvelle transaction - masque de saisie écritures

Dès que vous avez saisi le numéro de compte, son libellé et son solde sont s'affichent en dessous. Si le paramètre Solde secret est activé dans les propriétés de ce compte et l’utilisateur ne possède pas les droits nécessaires pour le voir, le solde est masqué.

Montant

Le montant de l’écriture est affiché dans le format qui a été enregistré dans les paramètres régionaux de Windows. Lors de comptabilisations en devises, saisissez dans ce champ le montant en monnaie de base.

Devise/Taux

Les champs Devise/Taux apparaissent dès qu'un compte en monnaie étrangère est sélectionné.

Un compte en devise amène le taux de change de sa monnaie qui a été défini dans les données de base, dans l’écriture. Quand vous saisissez une écriture en monnaie étrangère et vous quittez le champ Cpte Crédit, le curseur se positionne ensuite dans le champ du montant en devise: le montant en devises, est automatiquement converti en monnaie de base selon le taux de la devise, enregistré dans les données de base. Si le montant en monnaie de base ne correspond pas à votre pièce, modifiez-le. Topal adapte automatiquement le taux. Bien entendu, vous pouvez écraser le cours manuellement. Si vous cochez la case TAUX, le taux est fixé, et le montant en devise est calculé par rapport à la monnaie de base et au cours.

Selon la valeur connue, saisissez les montants comme suit :

1. Vous connaissez le montant en devise et le taux :

saisissez le montant en devise. Si nécessaire, modifiez le taux proposé. Le montant en monnaie de base est calculé automatiquement.

2. Vous connaissez le montant en devise et le montant en monnaie de base :

saisissez en premier le montant en devise et corrigez le montant calculé en monnaie de base. Le taux s'adapte en conséquence.

3. Vous connaissez le montant en monnaie de base et le taux :

saisissez en premier le montant en monnaie de base qui sera converti automatiquement selon le taux indiqué. Cette logique s’applique aussi longtemps que vous ne modifiez pas le montant en monnaie étrangère. Le cas échéant, référez-vous au cas précèdent n° 2. Vous connaissez le montant en devise et le montant en monnaie de base.

Si vous voulez que le système calcule automatiquement le montant en devise étrangère à partir de la devise principale et du taux de change, même si vous avez modifié le montant manuellement au préalable, fixez le taux de change en cochant la case correspondante.

Figure 3 : Saisie d’écriture en monnaie étrangère

Attribution CDA/Projet

Définissez à l'aide des boutons radio, si l'attribution de l'écriture au CDA/Projet doit se faire au débit ou au crédit. Un centre analytique se comporte comme un compte de produits : comptabilisé au crédit, le montant du centre analytique est positif ; comptabilisé au débit, il est négatif.

CDA/Projet - Centre analytique

Si un centre analytique est attribué au compte utilisé, il est repris comme proposition dans l’écriture. Bien entendu, vous pouvez le supprimer ou sélectionner un autre. Le bouton CDA/Projets, la touche F5 ou un double-clic dans le champ ouvrent la liste CDA/Projets qui vous permet de sélectionner un centre analytique/Méthode ou un Objet de coûts/Projet. Avec les touches fléchées du clavier, vous pouvez naviguer entre les centres d’activités.

Si l'option CDA/Projet obligatoire est cochée dans les propriétés d’un compte, la saisie d’un centre analytique est obligatoire (mais pas forcément celui attribué au compte.)

Pour ventiler une écriture simultanément vers un centre analytique et un objet de coût/projet, procédez comme suit:

1. Insérez la première écriture d'une écriture multiple.

2. Saisissez la deuxième écriture, attribuez-lui un centre de coûts et insérez-la.

3. Sélectionnez avec un clic simple, la ligne de comptabilisation avec le centre de coûts. Sélectionnez ensuite l‘objet de coût souhaité et insérez l’écriture.

Libellé

Ce champ permet d’ajouter une description détaillée de 64 caractères à votre écriture. La grandeur du champ s’adapte automatiquement à la quantité de texte. Pour un meilleur aperçu lors de la saisie d’un texte plus long, affichez le champ de libellé en pleine taille : en appuyant sur la touche F5 ou avec un double-clic dans le champ du libellé.

Libre

Ce champ sert à identifier des écritures spécifiques à l'aide d'une abréviation. Contrairement au groupe de pièces à deux chiffres, vous pouvez saisir ici jusqu'à 13 caractères. Il peut également être utilisé comme critère de sélection pour les impressions, par exemple pour imprimer un compte de résultat uniquement avec les écritures qui ont une saisie spécifique dans ce champ. Un décompte de projet pourrait ainsi être réalisé avec Topal. Le champ Libre n'est pas affiché par défaut. Ouvrez les paramètres du dialogue [Options > Paramètres] pour rendre le champ visible et pour ajouter un TabStop.

TVA

Affectez les codes TVA aux comptes significatifs pour le décompte de la TVA lors de la mise en place du plan comptable : [Compte - Propriétés - onglet Modifier Compte]. Ainsi, ces comptes apportent automatiquement leur clé TVA dans l'écriture. Les codes standards affectés peuvent être modifiés au besoin directement dans ce champ.

L'affichage à côté du champ TVA indique le pourcentage avec lequel le code calcule, y compris le montant de TVA déterminé, qui est comptabilisé en arrière-plan sur le compte d'impôt affecté au code TVA. Les boutons radio Incl. et Excl. décident si Topal considère le montant de l’écriture comme montant brut ou net. Par défaut, le curseur ne s’arrête pas au champ TVA lorsque vous vous déplacez dans la fenêtre avec la touche TAB. Vous pouvez modifier ce comportement en cochant la case TabStop, dans le menu [Options > Paramètres]. Lorsque le curseur se trouve dans le champ TVA, vous pouvez sélectionner le code avec les touches fléchés ou via la liste du bouton TVA. Si vous entrez directement la première lettre d’un code dans ce champ, Topal complète le code ou fait des suggestions.

Figure 4 : Attribution d'un code TVA

Attribution TVA

Si vous saisissez une écriture avec deux comptes sans code TVA, utilisez ces boutons radio Attribution TVA pour spécifier si le code TVA sélectionné manuellement se réfère au compte au débit ou au crédit. Dans une écriture avec un compte ayant un code TVA attribué, cette option est déjà paramétrée correctement. Le compte avec code TVA reçoit le montant net, l'autre compte le montant brut.