Reports Comptabilité générale
Vous trouverez ici les états les plus importants concernant le domaine de rapports Comptabilité générale du Topal Reporting System : bilans, résultats (disponibles avec l'année précédente, budget et écarts), journal d’écritures, bilan d'ouverture, relevés de compte, extraits des centres de coûts CDA/Projets, décomptes TVA, décompte centre analytiques CDA, et liste de soldes.
Références de chapitre
Figure 1 : États – Comptabilité générale
Options de l’état
Chaque évaluation comporte des options spécifiques. Un double-clic sur l’état ouvre la fenêtre Options de l’état. Vous trouverez ici les critères de filtrage les plus importants pour limiter la sélection des écritures pour l’état, telles que la période de la date et divers paramètres d'affichage.
En cliquant sur le bouton Filtre dans l'en-tête du programme, les états de la comptabilité générale peuvent être liés au même filtre que celui qui est disponible dans la liste d'écritures
Ceci permet de limiter la sélection des écritures de manière très différenciée. Par exemple, il est possible d'analyser uniquement les écritures que vous avez marquées avec un code de type de pièce spécifique, car elles se rapportent à un projet spécifique pour lequel vous devez créer des décomptes. La possibilité de trier les listes d'écritures et les extraits de compte par texte, montants ou date de modification de l'écriture, peut également être très utile lors de la recherche d’erreurs.
Topal vous permet de lier des documents à une transaction. Pour ce faire, ouvrez la fenêtre Nouvelle transaction dans le module de la comptabilité générale : [Comptabilité Générale > Nouvelle écriture]. Dans l’en-tête vous trouverez une liste déroulante [Archive] qui contient les éléments de menu suivants:
|
Lien document
|
Associer un document à une transaction.
|
|
Ouvrir document lié
|
Ouvrir le document lié.
|
|
Effacer document lié
|
Supprimer le document lié.
|
|
Délier document
|
Dissocier le document lié à la transaction.
|
La liaison de documents avec les transactions va de pair avec système d'archivage (système de classement). Si vous utilisez Topal Archive, les documents sont stockés sur votre système de fichiers. Toutefois, si vous utilisez un système GED, les documents y sont stockés. Il existe différentes méthodes pour stocker un document.
Exemple 1: Liaison de documents lors de l’utilisation de Topal Archive
Sélectionnez l'élément de menu [Archive > Lien document]. Cette option permet de rechercher et de lier un document sur votre système de fichiers.
Ce document est ensuite stocké dans l’archive Topal.
Exemple 2: Liaison de documents lors de l'utilisation d'un système GED
Dans ce cas, les deux méthodes suivantes sont possibles :
Méthode 1:
Vous voulez lier un document enregistré sur votre système de fichiers à une transaction et l'enregistrer dans votre GED : utilisez l'élément de menu [Lien document]. Ainsi, vous avez la possibilité de rechercher un document sur votre système de fichieret et de le lier pour le stocker ensuite dans votre système GED.
Méthode 2:
Vous voulez lier un document qui se trouve déjà dans votre GED à une transaction :
Utilisez l'élément de menu [Lien le document > Lien document de GED]. Topal ouvre une boîte de dialogue qui affiche les documents de votre système GED dans un grid. Vous pouvez limiter la recherche de documents à l’aide de la fonction de filtrage.
Elle vous permet de sélectionner des paramètres de base tels que l'exercice comptable et le nom du document lors de la recherche de documents. Choisissez le paramètre de comparaison logique (égal, supérieur / inférieur ou égal à) ainsi que la valeur en fonction de laquelle vous voulez comparer : p.ex. 2015, document001, etc. Seuls les documents qui répondent aux critères sont alors affichés.
Ajoutez le document au grid, en appuyant sur le bouton [Lier Transaction]. Le document est maintenant lié directement à votre transaction.
Figure 2 : Écriture simple – Lier document GED