Créanciers - Factures
Cette section traite des factures fournisseurs, de leur comptabilisation et de leur paiement. Grâce à la fonction de proposition de paiement, vous disposez toujours d'une vue d'ensemble de vos obligations et pouvez exécuter et comptabiliser les transferts aux fournisseurs rapidement .
Références de chapitre
Figure 1: Factures créanciers
La table des factures des créanciers (Figure 1) contient toutes les écritures que vous saisissez en mode Factures créanciers dans la fenêtre d’édition Nouvelle transaction.
Pour ouvrir le dialogue de saisie, cliquez sur le bouton Nouvelle facture dans la barre d’en-tête du programme. Dans la fenêtre d'édition, vous pouvez également passer des écritures en utilisant les autres modes de saisie (Ecriture automatique, Saisie en mode journal, etc.), mais les écritures passées ne seront pas affichées dans la liste en arrière-plan. Seules les factures créanciers y apparaissent, alors que vous avez toujours accès à toutes les écritures dans la comptabilité générale. Pour modifier une écriture, double-cliquez sur la facture ou exécutez la commande Modifier facture du menu contextuel.
Comme dans la comptabilité générale, vous avez la fonction de filtre à votre disposition pour effectuer une recherche dans la liste des factures créanciers.
L'ordre de tri s’inverse avec un clic de souris sur un titre de colonne. Le menu contextuel, accessible avec un clic droit de la souris, contient une série de commandes pour insérer ou masquer des colonnes.
Les libellés comptables ne jouent qu'un rôle mineur dans le domaine des écritures créanciers et des propositions de paiement.
En règle générale, le numéro de facture ainsi que l’alias du créancier sont utilisés par défaut ici. Avec Topal, il n’y a pas besoin de saisir ces informations manuellement à chaque fois.
Dans le menu Options – Libellés automatiques, vous avez la possibilité de configurer la génération automatique des libellés des écritures.
Les libellés automatiques peuvent être combinés avec des textes manuels ou alternativement avec vous pouvez utiliser la fonction des blocs de texte.
Vous trouverez une description des différents champs du dialogue de saisie dans le chapitre Description des champs - Factures créanciers
Si vous comptabilisez chaque facture fournisseur immédiatement après réception dans Topal, vous disposez toujours d’une vue d’ensemble optimale des prochains paiements en attente.
Dans une proposition de paiement, le programme propose toutes les factures échues pour paiement.
Figure 2: Factures créanciers
La section suivante explique la technique standard pour comptabiliser les factures créanciers et les champs qui diffèrent du mode de saisie des écritures simples.
Dans la première étape, vous créez la première écriture de la pièce : dans la partie supérieure de la fenêtre, commencez par comptabiliser le montant total de la facture sur le compte tiers du fournisseur et définissez les conditions de paiement. Validez l'écriture avec le bouton Saisie écriture (Figure 3). L'écriture est affichée maintenant dans la table au milieu de la fenêtre. Le curseur est positionné dans le champ du libellé en bas de la fenêtre. Avec le bouton Insérer, vous ajoutez les positions individuelles de la facture sur les comptes de charges ou d’actifs comme pour une écriture multiple. Dès que le total des écritures individuelles correspond au total de la première écriture, le bouton Enregistrer devient actif et vous pouvez enregistrer la facture.
Avec la commande Saisie écriture vous générez la première écriture d'une facture créancier. Le bouton devient actif après avoir saisi le compte tiers du créancier.
Une fois, la première écriture créé, ajoutez l'écriture de contrepartie dans la partie inférieure de la fenêtre. Le compte de charges que vous avez enregistré en tant que compte de contrepartie par défaut pour le créancier actuel est déjà proposé dans le champ Compte.
La fonction Sauver et Attribuer se trouve dans l'en-tête du dialogue Nouvelle transaction et facilite l'attribution des charges ou produits à une période spécifique. Le menu contient les deux modes Attribution simple et Attribution périodique, qui simplifient la création d'écritures transitoires pendant la saisie de la facture. Les fonctions ne sont activées que lorsqu'une facture est entièrement saisie, prête pour être sauvegardée.
Figure 3: Sauver et attribuer
Vous pouvez exécuter une attribution transitoire simple, lorsque le montant total de la facture ou un montant partiel doit être comptabilisé comme poste transitoire à la date clé d’une impression.
Voici un Exemple d'une attribution simple :
En fin décembre vous payez le loyer de votre bureau pour le mois de janvier :
1. Saisissez d’abord la facture et exécutez la commande [Sauver et attribuer > Attribution simple].
2. Ajoutez un groupe de pièce, (p.ex. un T), afin de faciliter le filtrage des écritures transitoires ultérieurement. Topal se souvient du groupe de pièces enregistré en dernier et le proposera pour l'écriture transitoire suivante.
3. Comme date, le programme propose le dernier jour du mois en cours. L'écriture sur le compte des actifs transitoires se trouve au débit et l'écriture sur le compte de charges au crédit.
4. Avec Enregistrer, l'écriture d'attribution est maintenant visible dans la comptabilité générale.
5. Pour générer l'extourne, triez la table selon le type de pièce et la date et exécutez la commande Générer Extournes qui se trouve dans la barre de menu.
Figure 4: Facture - attribution - extourne
Vous n'avez pas besoin de faire plus dans cet exemple. Le compte pour les actifs transitoires est généralement repris des attributions précédentes ou des valeurs par défaut définies dans [Mandat > Configurer les paramètres standards].
La possibilité de saisir des régularisations en même temps que la saisie d’une facture vous permet de gagner du temps.
La fonction Attribution périodique ouvre la fenêtre Nouvelle transaction-Ecriture automatique et affiche une copie de la facture que vous venez d'entrer dans la table. Spécifiez la période sur laquelle la facture doit être repartie, pour générer ensuite les écritures transitoires à la date clé souhaitée d'une évaluation. Cette fonction possède son propre sous-module dans [Comptabilité générale > Écritures automatiques].
Modifier le mode de saisie "Factures créanciers"
Toutes les factures apparaissent dans la liste en arrière-plan (filtre par défaut sur toutes les "factures ouvertes"). Un double-clic sur la position de la liste charge l'écriture dans le masque de transaction, où elle peut être modifiée. Pour l'édition, vous avez la possibilité de sélectionner et de modifier directement les lignes d'entrée ou les champs (montants, libellés, code TVA, compte, etc.). Vous trouverez plus d'informations sur les adaptations directes dans la grille de transaction sous Principes de base - Modifier écriture.
Figure 5: Modifier facture créancier
Dans la barre d’en-tête du module Gestion Créanciers, se trouve la commande Nouvel acompte, qui ouvre la fenêtre de transaction Acomptes créanciers. Ce dialogue a une structure similaire à celle des factures créanciers et vous disposez également de la fonction des libellés automatiques pour éditer le texte de comptabilisation.
Dans la partie supérieure de la fenêtre de transaction, saisissez le créancier, le total reçu et le compte de paiement. En validant la première position avec la touche Saisie écriture, elle est transférée dans la table en dessous. Le curseur est positionné dans le champ du Libellé (déjà rempli, si vous avez configuré les libellés automatiques) et l'écriture de contrepartie pour le compte collectif fournisseur est déjà crée. Le bouton Sauver acompte devient actif et vous pouvez enregistrer votre acompte.
Figure 6: Acomptes créanciers
Vous pouvez toujours apporter des modifications à l'écriture de contrepartie : double-cliquez sur la ligne dans la table pour activer le mode modification. Le bouton Insérer change en Modifier.
Figure 7: Modifier l’écriture
Si les écritures au débit et au crédit sont équilibrées, le bouton Enregistrer devient actif et vous pouvez clôturer l'écriture avec Enter.
Topal offre la possibilité de traiter les factures BVR et QR avec un lecteur de documents.
Pour traiter un document, ouvrez le dialogue de transaction et scannez la ligne BVR ou le code QR.
Si une ligne BVR est scannée, Topal ajoute le numéro de référence directement dans le champ Numéro de référence. Lors du scan des codes QR, toutes les informations telles que le créancier, le numéro de référence, le montant, etc. sont extraites et insérées directement dans votre masque de transaction.
Les appareils suivants conviennent comme lecteurs de documents :
|
Nom du produit
|
Fabricant
|
|
Crealogix
| |
|
Dative
| |
|
Elcode
|
Configurations des lecteurs de documents
Les configurations ont déjà été transmises aux fabricants et devraient à présent être disponibles.
Les configurations ont déjà été transmises aux fabricants et devraient à présent être disponibles.
PayEye
[Topal Solutions]
Alt_Down
String:=r
Alt_Up
String:=-
KompletteKodierzeileOhneLeerzeichen
Tab
WENN_SPC...
Control_Down
Shift_Down
Delay:=200
String:=-
Control_Up
Shift_Up
Eval:= var tmp = ""; for( var i = 0; i < 34; i++ ) tmp += qr(i) + "\n"; tmp
Tab
...Bedingung_Aufheben
Dative
Preamble: {Shift-Ctrl--} = {Shift-Ctrl- - Numpad}
Pause von 200ms
Postamble: {TAB}
{Shift-Ctrl--}
Pause von 200ms
SPC{ENTER}
0200{ENTER}
1{ENTER}
CH4431999123000889012{ENTER}
S{ENTER}
Robert Schneider AG{ENTER}
Rue du Lac{ENTER}
1268{ENTER}
2501{ENTER}
Biel{ENTER}
CH{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
1949.75{ENTER}
CHF{ENTER}
S{ENTER}
Pia-Maria Rutschmann-Schnyder{ENTER}
Grosse Marktgasse{ENTER}
28{ENTER}
9400{ENTER}
Rorschach{ENTER}
CH{ENTER}
QRR{ENTER}
210000000003139471430009017{ENTER}
Instruction of 15.09.2019{ENTER}
EPD{ENTER}
//S1/01/20170309/11/10201409/20/14000000/22/36958/30/CH106017086/40/1020/41/3010{ENTER}
Name AV1: UV;UltraPay005;12345{ENTER}
Name AV2: XY;XYService;54321{TAB}
Résoudre les problèmes de configuration
Si le scanner Dative ne fonctionne pas correctement, cela peut être dû au fait que les paramètres du fabricant n'ont pas été correctement installés sur l'appareil.
Dans ce cas, procédez comme suit :
1) Scanner les deux codes QR l'un après l'autre (code QR A, code QR B).
2) Débrancher et rebrancher l'appareil
3) Terminé
QR Code A:
QR Code B:
Elcode
Preamble: {Shift-Ctrl-_}
Postamble: {TAB}
{Shift-Ctrl-_}
SPC{ENTER}
0200{ENTER}
1{ENTER}
CH4431999123000889012{ENTER}
S{ENTER}
Robert Schneider AG{ENTER}
Rue du Lac{ENTER}
1268{ENTER}
2501{ENTER}
Biel{ENTER}
CH{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
1949.75{ENTER}
CHF{ENTER}
S{ENTER}
Pia-Maria Rutschmann-Schnyder{ENTER}
Grosse Marktgasse{ENTER}
28{ENTER}
9400{ENTER}
Rorschach{ENTER}
CH{ENTER}
QRR{ENTER}
210000000003139471430009017{ENTER}
Instruction of 15.09.2019{ENTER}
EPD{ENTER}
//S1/01/20170309/11/10201409/20/14000000/22/36958/30/CH106017086/40/1020/41/3010{ENTER}
Name AV1: UV;UltraPay005;12345{ENTER}
Name AV2: XY;XYService;54321{TAB}
Code QR pour initialiser le Swiss QR Reader d'Elcode
