Utilisation des rappels débiteurs

Les rappels à envoyer aux débiteurs en cas de retard de paiement sont gérés dans les modules [Gestion Débiteurs > Rappels] et [Données de base > Niveaux de rappels].

Niveaux de rappel

La gestion des niveaux de rappel se trouve dans le module [Données de base > Niveaux de rappel] :

Les colonnes

Niveau : 4 niveaux de rappel sont configurés en standard, mais vous pouvez ajouter autant de niveaux que vous le souhaitez.

	Jours : les jours spécifiés ici, s’ajoutent à l’échéance de la facture enregistrée dans les conditions de paiement. Topal vérifie ensuite si la date clé de la proposition de paiement a été dépassé. Frais : Frais de rappels qui sont ajoutés au total du relevé de compte
Figure 1	Données de base > Niveaux de rappel

Créer une proposition de rappel

Sélectionnez [Gestion Débiteurs > Rappels > Nouvelle proposition de rappel] pour ouvrir le dialogue Modifier étape des rappels [Figure 3] :

Texte de rappel

Avec 1 clic sur le bouton Texte de rappel [Figure 3A], le dialogue Modifier texte de rappel s’ouvre, qui permet l’édition des titres de colonne, des textes de rappels par niveau et par langue ainsi que l’export des textes dans d’autres mandats.

Chemin alternative : Mandat > Configurer les paramètres standards > Textes de rappels

CTRL + ENTER pour insérer un saut de ligne dans les textes de rappel.

Le masque du dialogue Nouvelle proposition de rappel :

Figure 3

C Sélection automatique des factures

D Sélection manuelle des factures

Créer proposition - les dates [Figure 3B] :

Date	Date de création du rappel qui est affiché dans la table des rappels
Date clé	Pour déterminer les factures en retard, Topal ajoute le nombre de jours enregistré dans les niveaux de rappel à la date d’échéance définie par les conditions de paiement et vérifie si la date clé est dépassée. Si vous cliquez sur le bouton Créer proposition, toutes les factures en retard à la date clé sont chargées dans la proposition de rappel.
Paiements jusqu’au	Définit la date jusqu’à laquelle Topal doit tenir compte des paiements.

Pour créer une proposition de rappels manuelle, sélectionnez la facture à rappeler dans la grille Factures ouvertes et montez-la à l’aide de la flèche

[Figure 3D] dans la grille Propositions.

Avec factures sans rappel

Dans le masque des factures débiteurs, vous avez la possibilité d'exclure des factures individuelles avec l'option Pas de rappel d’un cycle de rappel [Figure 4]. La fonction Avec factures sans rappel [Figure 3E] annule ce paramétrage et inclut ces factures dans la proposition. Vous pouvez reconnaître ces factures par la coche dans la colonne Pas de rappel.

Figure 4

Dialogue Factures Débiteurs -> Option Pas de rappels

Enregistrer [Figure 3F]

Les propositions enregistrées, s’affichent ensuite dans la grille du module des rappels.

Imprimer les rappels [Figure 5]

Réglez le filtre sur Pas confirmé, pour visualiser ou imprimer les Rappels ou la Liste de rappels, qui n’ont pas encore été marqués comme comptabilisé :


Figure 5	Menu déroulant impression rappels et listes
L’exportation des état se fait via le menu contextuel : [Etat > clic droit > Exporter vers …]
Figure 6	Exportation de l’état via le menu contextuel -> formats de fichier disponibles
	Vous ne pouvez augmenter le niveau de rappel que si le rappel a été marquée comme comptabilisé à l’aide du menu contextuel.