Debitoren - Rechnung
Unter diesem Menüpunkt finden Sie alle Funktionen zur Erstellung der Debitoren - Rechnungen.
Die Liste der Debitorenrechnungen enthält alle Buchungen, die Sie im Eingabemodus "Debitorenbuchung" im Fenster Transaktion bearbeiten erfassen. Sie öffnen das Buchungsfenster
mit einem Klick auf den Button Neue Rechnung in der Kopfleiste des Programms. Selbstverständlich können Sie von dort aus auch in die anderen Eingabemodi umschalten und wie
gewohnt darin arbeiten, nur werden dann die getätigten Buchungen nicht in der Liste im Hintergrund angezeigt. Dort erscheinen nur die Debitorenrechnungen, während Sie im Hauptbuch
immer Zugriff auf sämtliche Buchungen haben. Ein Doppelklick auf eine Position in der Liste lädt die zugehörige Buchung ins Fenster Transaktion bearbeiten, wo sie nachträglich
bearbeitet werden kann.
Wie im Hauptbuch können Sie auch die Liste der Debitorenrechnungen mit der komfortablen Filterfunktion durchsuchen. Die Sortierordnung ändern Sie mit einem Mausklick auf einen
Spaltentitel. Im Kontext Menü finden Sie eine Reihe von Befehlen, um Spalten aus der Liste ein- und auszublenden.
Im Bereich der Debitorenbuchungen und -zahlungsläufe spielen Buchungstexte eine nur untergeordnete Rolle. In der Regel werden hier standardmässig Kunden- und Rechnungsnummer
oder der Kurzname des Debitors etc. verwendet. Diese Angaben brauchen Sie in Topal nicht jedes mal von Hand zu erfassen. Sie steuern das automatische Generieren von
Debitoren - Rechnung
Debitorenrechnungen werden häufig automatisch verbucht, indem die Daten aus einer Auftragsbearbeitung in Topal importiert werden. Aber auch im Eingabemodus "Debitoren-Rechnung"
ist eine Rechnung zügig von Hand verbucht.
Abbildung 1: Debitorenrechnung
Im Folgenden finden Sie die allgemeine Buchungstechnik sowie diejenigen Felder, die sich vom Eingabemodus Einfachbuchung unterscheiden, erklärt.
Das Buchungsfenster zum Erfassen von Debitorenrechnungen gliedert sich in drei Bereiche. Im oberen Bereich buchen Sie im ersten Schritt den Gesamtbetrag der Rechnung an das
Personenkonto des Debitors und legen die Zahlungsbedingung fest. Nachdem diese Buchung mit dem Befehl Erste Buchung generiert wurde, wird sie in die Liste im mittleren Bereich
des Fensters übernommen, und der Cursor steht neu im Textfeld des unteren Buchungsbereichs. Dort verbuchen Sie die einzelnen Positionen der Rechnung auf die jeweiligen Ertragskonten
wie Einzelbuchungen im Modus Sammelbuchung, wobei Sie jede Buchung mit dem Button Hinzufügen abschliessen. Wenn die Buchungsbeträge der einzelnen Positionsbuchungen der
Rechnungssumme der ersten Buchung entsprechen, wird anstelle von Hinzufügen der Button Speichern aktiv, mit dem Sie die Buchung abschliessen.
Die Funktion Speichern und abgrenzen, die Sie in der Kopfleiste des Fensters finden, erleichtert das Anlegen von transitorischen Buchungen bereits während des Erfassens einer
Rechnung, die sich auf einen bestimmten Zeitraum bezieht. Das Menü enthält die beiden Positionen Einfache transitorische Abgrenzung und Periodenabgrenzung. Beide werden
erst verfügbar, wenn eine Rechnung vollständig erfasst ist, so dass der Beleg gespeichert werden könnte.
Die einfache transitorische Abgrenzung können Sie vornehmen, um den Gesamtbetrag der Rechnung oder einen Teilbetrag als transitorischen Posten zum Stichtag einer Auswertung zu
verbuchen. In der Regel wird diese Funktion für Kreditorenposten verwendet, aber es kann auch für Debitoren entsprechende Fälle geben. Angenommen, ein Kunde hat von Ihnen ein Gerät
gemietet, für das er halbjährlich einen Mietzins entrichtet, und zwar jeweils im Voraus für das folgende Halbjahr. Mitte Mai hat er die Miete für das zweite Halbjahr überwiesen, und diese
Summe soll noch nicht in der Erfolgsrechnung für das erste
Halbjahr aufgenommen werden. In diesem Fall gehen Sie folgendermassen vor:
1. Wählen Sie nach dem Erfassen der Rechnung den Befehl Einfache transitorische Abgrenzung aus dem Menü Speichern und abgrenzen.
2. Wenn Sie den Vorgang das erste Mal durchführen, versehen Sie die Buchung mit einer speziellen Belegart, z.B. „T“, damit Sie solche Buchungen später filtern können. Topal
merkt sich die verwendete Beleggruppe und wird sie beim nächsten "Speichern und abgrenzen" wieder vorschlagen. In dem folgenden Dialog ist die Abgrenzungsbuchung bereits
vorbereitet: Die Buchung an das Konto "transitorische Passiven" im Haben und die Buchung an das Ertragskonto im Soll. Als Datum für diese transitorische Buchung schlägt das
Programm den letzten Tag des aktuellen Monats vor.
3. Speichern Sie den Beleg.
Mehr brauchen Sie in diesem Beispiel nicht zu tun. Das Konto für die transitorischen Passiven wird in der Regel aus vorigen Abgrenzungsbuchungen übernommen, und sollte noch
keines vorhanden sein, aus den Standardvorgaben, die Sie aus dem Menü Mandant links oben in der Kopfleiste aufrufen.
Wenn Sie die Funktion der automatischen Rückbuchungen nutzen, empfiehlt es sich, allen transitorischen Buchungen die gleiche Belegnummer zuzuordnen. Selbstverständlich können
Sie auch nur Teilbeträge abgrenzen. Doppelklicken Sie dann auf die vorbereiteten Buchungen, und ändern Sie den Betrag.
Die Funktion Periodenabgrenzung öffnet das Fenster Automatische Buchungen und bereitet die soeben erfasste Rechnung gleich als automatische Abgrenzungsbuchung vor.
Automatische Buchungen sind Vorlagen, aus denen Topal zum gewünschten Stichdatum einer Auswertung transitorische Buchungen generieren kann. Für diese Funktion finden Sie
einen eigenen Bereich im Arbeitsbereich des Hauptbuchs. Die Möglichkeit, die Periodenabgrenzung im gleichen Zug mit dem Erfassen einer Rechnung vorzunehmen, spart Ihnen Arbeit:
Wenn Sie den Befehl Periodenabgrenzung aus dem Menü
Speichern und abgrenzen wählen, ist die Vorlage für die Automatikbuchung bereits fertig vorbereitet. Sie brauchen nur noch die Periode einzugeben, auf die sich die Rechnung bezieht.
Neben der Periode müssen die Konten für transitorische Aktiven und Passiven eingetragen sein. Wenn diese einmal dort angegeben wurden, schlägt das Programm sie immer wieder vor.
Auch im Dialog
Standardvorgaben, den Sie aus dem Menü Mandant links oben in der Kopfleiste aufrufen können, können diese Konten festgelegt werden.
Eingabemodus "Debitorenbuchung" ändern
In der Liste im Hintergrund erscheinen alle Rechnungen (Standard-Filter auf alle "offenen Rechnungen"). Ein Doppelklick auf eine Position in der Liste lädt die zugehörige Buchung ins Fenster Transaktion bearbeiten, wo sie nachträglich bearbeitet werden kann.
Für die Bearbeitung haben Sie die Möglichkeit die Buchungszeilen bzw. die Felder (Beträge, Buchungstexte, Steuercode, Konto, usw.) direkt auszuwählen und zu mutieren.
Mehr zu den Möglichkeiten bezüglich Anpassungen direkt im Transaktionsgrid, finden Sie unter Menu Grundlagen - Buchungen bearbeiten.
Abbildung 2: Debitorenrechnung bearbeiten
In den Debitoren haben Sie die Möglichkeit Vorauszahlungen zu buchen. Wählen Sie dazu im Bereich Debitorenrechnungen den Button „Neue Vorauszahlung“.
Erste Buchung/Hinzufügen/Speichern
Das Transaktionsfenster Debitoren Vorauszahlung ist ähnlich aufgebaut wie die Erfassungsmaske der Debitorenrechnungen. Auch hier besteht die Möglichkeit für den Buchungstext
Automatiktexte zu definieren.
Das Transaktionsfenster Vorauszahlungen gliedert sich in drei Bereiche. In den Vorauszahlungen wird im oberen Bereich auch der Debitor erfasst. Zusätzlich wird für die erste Buchung für
den Gesamtzahlbetrag das Zahlungskonto angegeben. Nachdem diese Buchung mit dem Befehl Erste Buchung generiert wurde, wird sie in die Liste im mittleren Bereich des Fensters
übernommen, und der Cursor steht neu im Textfeld des unteren Buchungsbereichs. Gleichzeitig hat es die Gegenbuchung über das Sammelkonto Debitoren erstellt. Der Button Speichern
wird aktiv, mit dem Sie die Buchung abschliessen können.
Abbildung 3: Debitoren Vorauszahlung
Mit Doppelklick auf die untere Buchungszeilen im mittleren Teil des Fensters, wechselt der Button „Hinzufügen“ auf „Ändern“ und wird aktiv. Damit könnten Sie noch Änderungen an
der Gegenbuchung vornehmen.