Kreditoren - Rechnung
In diesem Bereich geht es um die Lieferantenrechnungen, ihre Verbuchung und Bezahlung. Dank der Funktion der Zahlungsläufe behalten Sie ständig Überblick über Ihre
Verbindlichkeiten und können Überweisungen an Lieferanten schnell erledigen und verbuchen.
Verbindlichkeiten und können Überweisungen an Lieferanten schnell erledigen und verbuchen.
Kapitel Referenzen
Abbildung 1: Kreditorenrechnung
Die Liste der Kreditorenrechnungen (siehe Abbildung 1) enthält alle Buchungen, die Sie als Kreditorenrechnungen im Fenster Transaktion bearbeiten erfassen. Sie öffnen das
Buchungsfenster mit einem Klick auf den Button [Neue Rechnung] in der Kopfleiste des Programms. Selbstverständlich können Sie von dort aus auch in die anderen Eingabemodi
umschalten und wie gewohnt weiterarbeiten, nur werden dann die Buchungen nicht in der Liste im Hintergrund angezeigt. Dort erscheinen nur die Kreditorenrechnungen, während
Sie im Hauptbuch immer Zugriff auf sämtliche Buchungen haben. Ein Doppelklick auf eine Position in der Liste lädt die zugehörige Buchung ins Fenster Transaktion bearbeiten,
wo sie nachträglich bearbeitet werden kann.
Wie im Hauptbuch können Sie auch die Liste der Kreditorenrechnungen mit der komfortablen Filterfunktion durchsuchen. Die Sortierordnung ändern Sie mit einem Mausklick
auf einen Spaltentitel. Im Menü der rechten Maustaste finden Sie Befehle, um Spalten aus der Liste ein- und auszublenden.
Im Bereich der Kreditorenbuchungen und -zahlungsläufe spielen Buchungstexte eine lediglich untergeordnete Rolle.
In der Regel werden hier standardmässig die Rechnungsnummer oder der Kurzname des Kreditors etc. verwendet. Damit Sie diese Angaben nicht jedesmal
manuell erfassen müssen stellt Ihnen Topal die Funktion der Automatiktexte bereit. Sie steuern das automatische Generieren von Buchungstexten mit der
Funktion Automatiktexte, die Sie aus dem Menü Optionen aufrufen. Diese Texte können Sie bei Bedarf auch manuell ergänzen oder alternativ Textbausteine verwenden.
Eine Beschreibung der individuellen Felder des Eingabe Dialogs finden Sie Kapitel Feldbeschreibungen Kreditoren - Rechnung
Wenn Sie jede Lieferantenrechnung sofort nach Eingang in Topal verbuchen, haben Sie mit Hilfe der Kreditoren-Auswertungen immer optimale Übersicht über die anstehenden
Zahlungsausgänge. In einem Zahlungslauf schlägt Ihnen das Programm alle fälligen Rechnungen zur Bezahlung vor.
Abbildung 2: Kreditorenrechnung
Im Folgenden finden Sie die allgemeine Buchungstechnik für Kreditorenrechnungen sowie diejenigen Felder, die sich vom Eingabemodus Einfachbuchung unterscheiden, erklärt.
Im ersten Schritt erstellen Sie die "erste Buchung" des Belegs: Buchen Sie im oberen Bereich des Fensters den Gesamtbetrag der Rechnung an das Personenkonto des Kreditors.
Geben Sie hier auch die Zahlungsbedingung an. Nachdem diese Buchung generiert wurde, erscheint sie in der Liste im mittleren Bereich des Fensters; der Cursor steht neu im
Textfeld des unteren Buchungsbereichs. Dort verbuchen Sie die einzelnen Positionen der Rechnung auf die betreffenden Aufwand- bzw. Aktivkonten wie die Einzelbuchungen
im Modus Sammelbuchung, wobei Sie jede einzelne Buchung mit dem Button Hinzufügen abschliessen. Wenn die Buchungsbeträge der einzelnen Positionsbuchungen der
Rechnungssumme der ersten Buchung entsprechen, können Sie die Buchung speichern.
Mit diesem Befehl erstellen Sie die erste Buchung einer Kreditorenrechnung, mit der Sie den Gesamtbetrag der Rechnung auf das Kreditoren-Personenkonto buchen. Der Button wird aktiv,
nachdem Sie eine Personenkontonummer und einen Betrag eingegeben haben, und kann mit ENTER ausgelöst werden.
Nach Eingabe der ersten Buchung, fügen Sie die Gegenbuchung (Bereich unten) ein. Das Aufwandkonto, das Sie beim aktuellen Lieferanten als Gegenkonto gespeichert haben, steht bereits
als Vorschlag im Feld Konto.
Die Funktion [Speichern und abgrenzen], welche Sie in der Kopfleiste des Buchungsfensters "Kreditorenrechnung" finden, erleichtert das Anlegen von transitorischen
Buchungen bereits während des Erfassens einer Rechnung, die sich auf einen bestimmten Zeitraum bezieht. Das Menü enthält die beiden Positionen
Einfache transitorische Abgrenzung und Periodenabgrenzung. Beide werden erst verfügbar, wenn eine Rechnung vollständig erfasst ist, so dass der Beleg gespeichert
werden könnte.
Abbildung 3: Speichern und abgrenzen
Die einfache transitorische Abgrenzung können Sie vornehmen, um den Gesamtbetrag der Rechnung oder einen Teilbetrag als transitorischen Posten zum Stichtag einer
Auswertung zu verbuchen. Angenommen, Sie erhalten die Rechnung für Ihre Büromiete jeweils im Voraus für den kommenden Monat. In diesem Fall können Sie bereits beim Erfassen
die Rechnung die transitorische Buchung folgendermassen anlegen:
1. Wählen Sie nach dem Erfassen der Rechnung den Befehl Einfache transitorische Abgrenzung aus dem Menü Speichern und abgrenzen (siehe Abbildung 1).
Dies öffnet den Dialog Automatische Buchungen (siehe Abbildung 3) und bereitet die soeben erfasste Rechnung gleich als automatische Abgrenzungsbuchung vor.
Dies öffnet den Dialog Automatische Buchungen (siehe Abbildung 3) und bereitet die soeben erfasste Rechnung gleich als automatische Abgrenzungsbuchung vor.
Abbildung 4: Abgrenzungsbuchungen
2. Der Fokus in diesem Dialog liegt auf dem Feld Beleggruppe. Versehen Sie die Buchung mit einer speziellen Bel - Grp, z.B. „T“, damit Sie solche Buchungen später
filtern können. Topal merkt sich die verwendete Beleggruppe und wird sie beim nächsten "Speichern und abgrenzen" wieder vorschlagen.
3. Die Abgrenzungsbuchung bereits vorbereitet: Die Buchung an das Konto "transitorische Aktiven" im Soll und die Buchung an das Aufwandskonto im Haben.
filtern können. Topal merkt sich die verwendete Beleggruppe und wird sie beim nächsten "Speichern und abgrenzen" wieder vorschlagen.
3. Die Abgrenzungsbuchung bereits vorbereitet: Die Buchung an das Konto "transitorische Aktiven" im Soll und die Buchung an das Aufwandskonto im Haben.
Um direkt Abgrenzungsbuchungen erstellen zu können ist erneut der Button [Speichern und Abgrenzen] zu drücken. Durch diese Aktion wird ein Dialog zur Eingabe des
Ausführungsdatums angezeigt. Geben Sie das gewüschte Ausführungsdatum ein, auf welchen Zeitraum sich der Aufwand einer Rechnung bezieht
und quittieren Sie diese mit [Erstellen]
Abbildung 5: Ausführungsdatum
Ausführungsdatums angezeigt. Geben Sie das gewüschte Ausführungsdatum ein, auf welchen Zeitraum sich der Aufwand einer Rechnung bezieht
und quittieren Sie diese mit [Erstellen]
Abbildung 5: Ausführungsdatum
4. Generieren Sie die Buchungen durch quittieren via Button [OK]. Die erstellten Buchungen sind nun im Hauptbuch ersichtlich.
Abbildung 6: Buchungen erstellen
Eingabemodus "Kreditorenbuchung" ändern
In der Liste im Hintergrund erscheinen alle Rechnungen (Standard-Filter auf alle "offenen Rechnungen"). Ein Doppelklick auf eine Position in der Liste lädt die zugehörige Buchung ins Fenster Transaktion bearbeiten, wo sie nachträglich bearbeitet werden kann.
Für die Bearbeitung haben Sie die Möglichkeit die Buchungszeilen bzw. die Felder (Beträge, Buchungstexte, Steuercode, Konto, usw.) direkt auszuwählen und zu mutieren.
Mehr zu den Möglichkeiten bezüglich Anpassungen direkt im Transaktionsgrid, finden Sie unter Menu Grundlagen - Buchungen bearbeiten.
Abbildung 7: Kreditorenrechnung bearbeiten
Im Bereich Kreditoren haben Sie auch die Möglichkeit Vorauszahlungen zu erfassen. Wählen Sie dazu den Befehl Neue Vorauszahlung aus der Kopfleiste.
Das Transaktionsfenster Kreditoren Vorauszahlung ist ähnlich aufgebaut wie die Erfassungsmaske der Kreditorenrechnungen. Auch hier besteht die Möglichkeit für den
Erste Buchung/Hinzufügen/Speichern
Das Transaktionsfenster Vorauszahlungen gliedert sich in drei Bereiche. In den Vorauszahlungen wird im oberen Bereich auch der Kreditor erfasst. Zusätzlich wird für die erste Buchung für den Gesamtzahlbetrag das Zahlungskonto angegeben. Nachdem diese Buchung mit dem Befehl Erste Buchung generiert wurde, wird sie in die Liste im mittleren Bereich des Fensters übernommen, und der Cursor steht neu im Textfeld des unteren Buchungsbereichs. Gleichzeitig hat es die Gegenbuchung über das Sammelkonto Kreditoren erstellt. Der Button Speichern wird aktiv, mit dem Sie die Buchung abschliessen können.
Abbildung 8: Erste Buchung/Hinzufügen/Speichern
Mit Doppelklick auf die untere Buchungszeilen im mittleren Teil des Fensters, wechselt der Button Hinzufügen auf Ändern. Sie können somit noch Änderungen an der Gegenbuchung vornehmen.
Abbildung 9: Buchung ändern
Wenn die Soll- und Habenbuchungen ausgeglichen sind, wird der Button Speichern aktiviert, so dass Sie die Buchung jetzt mit Enter abschliessen können.
Topal stellt die Möglichkeit bereit ESR- und QR Rechnung mit einem Belegleser zu verarbeiten.
Öffnen Sie zur Verarbeitung von einem Beleg den Transaktions Dialog und scannen Sie die ESR-Zeile oder den QR Code.
Wird eine ESR - Zeile gescannt, füg Topal die Referenznummer direkt in das Feld Referenz Nummer. Beim scannen von QR Codes werden alle Informationen
aus den QR Code extrahiert und direkt Kreditor, Referenznummer, Betrag etc. in Ihrer Transaktionsmaske einfügen.
Als Belegleser bieten sich folgende Geräte an:
Öffnen Sie zur Verarbeitung von einem Beleg den Transaktions Dialog und scannen Sie die ESR-Zeile oder den QR Code.
Wird eine ESR - Zeile gescannt, füg Topal die Referenznummer direkt in das Feld Referenz Nummer. Beim scannen von QR Codes werden alle Informationen
aus den QR Code extrahiert und direkt Kreditor, Referenznummer, Betrag etc. in Ihrer Transaktionsmaske einfügen.
Als Belegleser bieten sich folgende Geräte an:
|
Produktname
|
Hersteller
|
|
|
Crealogix
|
| |
|
Dative
|
| |
|
Elcode
|
|
Belegleser Konfigurationen
Die Konfigurationen sind an die Hersteller übermittelt worden und sollten verfügbar sein.
Die Konfigurationen sind an die Hersteller übermittelt worden und sollten verfügbar sein.
PayEye
[Topal Solutions]
Alt_Down
String:=r
Alt_Up
String:=-
KompletteKodierzeileOhneLeerzeichen
Tab
WENN_SPC...
Control_Down
Shift_Down
Delay:=200
String:=-
Control_Up
Shift_Up
Eval:= var tmp = ""; for( var i = 0; i < 34; i++ ) tmp += qr(i) + "\n"; tmp
Tab
...Bedingung_Aufheben
Dative
Preamble: {Shift-Ctrl--} = {Shift-Ctrl- - Numpad}
Pause von 200ms
Postamble: {TAB}
{Shift-Ctrl--}
Pause von 200ms
SPC{ENTER}
0200{ENTER}
1{ENTER}
CH4431999123000889012{ENTER}
S{ENTER}
Robert Schneider AG{ENTER}
Rue du Lac{ENTER}
1268{ENTER}
2501{ENTER}
Biel{ENTER}
CH{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
1949.75{ENTER}
CHF{ENTER}
S{ENTER}
Pia-Maria Rutschmann-Schnyder{ENTER}
Grosse Marktgasse{ENTER}
28{ENTER}
9400{ENTER}
Rorschach{ENTER}
CH{ENTER}
QRR{ENTER}
210000000003139471430009017{ENTER}
Instruction of 15.09.2019{ENTER}
EPD{ENTER}
//S1/01/20170309/11/10201409/20/14000000/22/36958/30/CH106017086/40/1020/41/3010{ENTER}
Name AV1: UV;UltraPay005;12345{ENTER}
Name AV2: XY;XYService;54321{TAB}
Fehlerbehebung falls die Konfiguration nicht funktioniert
Sollte der Dative Scanner nicht korrekt funktionieren, kann es daran liegen, dass die Herstellereinstellungen nicht korrekt auf dem Gerät eingespielt worden sind.
In diesem Fall ist folgendes Vorgehen anzuwenden:
1) Beide QR Codes der Reihe nach scannen (QR Code A, QR Code B)
2) Gerät trennen und wieder einstecken
3) Fertig
QR Code A:
QR Code B:
Elcode
Preamble: {Shift-Ctrl-_}
Postamble: {TAB}
{Shift-Ctrl-_}
SPC{ENTER}
0200{ENTER}
1{ENTER}
CH4431999123000889012{ENTER}
S{ENTER}
Robert Schneider AG{ENTER}
Rue du Lac{ENTER}
1268{ENTER}
2501{ENTER}
Biel{ENTER}
CH{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
{ENTER}
1949.75{ENTER}
CHF{ENTER}
S{ENTER}
Pia-Maria Rutschmann-Schnyder{ENTER}
Grosse Marktgasse{ENTER}
28{ENTER}
9400{ENTER}
Rorschach{ENTER}
CH{ENTER}
QRR{ENTER}
210000000003139471430009017{ENTER}
Instruction of 15.09.2019{ENTER}
EPD{ENTER}
//S1/01/20170309/11/10201409/20/14000000/22/36958/30/CH106017086/40/1020/41/3010{ENTER}
Name AV1: UV;UltraPay005;12345{ENTER}
Name AV2: XY;XYService;54321{TAB}
QR Code zur Initialisierung des Swiss QR Readers von Elcode
