Le menu "Traitement" contient tous les menus et commandes nécessaires à un calcul de salaire réussi.
Table de pré-saisie
Dans la pré-saisie, les données salariales variables sont saisies par collaborateur et par traitement de salaire. Vous choisissez d'abord le collaborateur et ensuite le genre de salaire correspondant pour les données salariales variables. Il est bien sûr possible d'écraser des valeurs par ailleurs "fixes", si cela est prévu dans le genre de salaire. Toutes les données de la pré-saisie remplacent les données enregistrées sur le collaborateur/poste et dans la base de données de l'entreprise.
Pour ajouter un nouvel collaborateur à la pré-saisie, cliquez sur le bouton "Ajouter". Si vous souhaitez rajouter un autre genre de salaire pour une personne déjà enregistrée dans la table, sélectionnez le collaborateur et insérez pour lui un nouveau GS en cliquant sur le bouton "Ajouter pour la personne sélectionnée". Le bouton "Supprimer" supprime à nouveau la pré-saisie active du tableau.
Dans la partie inférieure "Répartition", les différentes rubriques préenregistrées peuvent être réparties manuellement en conséquence sur différents centres de coûts et imputations.
Le calcul des salaires proprement dit a lieu dans l'écran de création des salaires. Dans la partie supérieure de l'écran, vous trouvez un aperçu du personnel qui vous indique le statut du calcul, dans la partie inférieure, Topal Payroll vous montre le calcul du salaire correspondant. L'affichage peut se faire au choix avec tous les genres de salaire (donc y compris les GS auxiliaires et les cotisations employeur) ou bien afficher "seulement" les GS qui sont ensuite visibles sur le décompte de salaire pour le collaborateur.
Les boutons "Calculer tous" ou "Effacer tous" calculent ou effacent les calculs de tous les collaborateurs dans le traitement de salaire actuel.
Les boutons "Calculer" et "Effacer" calculent ou suppriment respectivement le collaborateur sélectionné.
En double-cliquant sur un collaborateur ou en cliquant sur "Éditer personne", vous ouvrez directement la base du personnel du collaborateur actif.
Dans le gestionnaire de paiements, vous préparez le paiement des salaires calculés. Un fichier de paiement selon ISO 20022 (pain.001) est généré pour chaque compte de paiement. Vous pouvez ensuite les télécharger (et éventuellement le valider) pour le paiement des salaires via votre portail e-banking.
Il s'agit d'un assistant qui vous guide pas à pas dans la préparation du fichier de paiement.
L'option de menu "Envoi par e-mail" n'est active que si un serveur de messagerie a été défini dans les options.
L'assistant vous guide dans la préparation et l'envoi des calculs de salaire par e-mail. En même temps, vous avez la possibilité d'imprimer les fiches de salaire. Par exemple, pour certains collaborateurs qui ne souhaitent pas recevoir leur fiche de salaire par e-mail ou pour tous les collaborateurs calculés.
Sous ce menu, vous trouverez toutes les données de base nécessaires à l'imputation et à la comptabilisation des salaires.
Si vous avez défini dans les options la liaison COFI avec Topal Comptabilité financière, vous pouvez importer ici les comptes et centres de coûts correspondants. Si ce n'est pas le cas, vous devez saisir ici manuellement et une seule fois votre plan comptable. L'imputation des genres de salaire s'effectue sous le menu "Genre de salaire". Le bouton "Imputation" affecte le traitement de salaire actuel. Si l'imputation est correcte, les écritures peuvent être transférées dans Topal Comptabilité financière via le bouton "Comptabiliser et figer".
Sous l'option de menu "Figer période salaire", nous entendons la clôture du traitement de salaire actuel. Cela signifie que tous les calculs de salaire nécessaires ont été effectués, que le paiement a été préparé et que l'envoi des écritures dans la comptabilité financière a été accompli.
L'assistant vous guide à travers les étapes obligatoires jusqu'à la nouvelle période de salaire. Les périodes salariales déjà planifiées peuvent être sélectionnées ici ou de nouvelles périodes salariales peuvent être ajoutées.
Comme programme salarial certifié Swissdec, Topal Payroll propose la transmission électronique via PUCS (procédure unifiée de déclaration des salaires).
Une fois que tous les calculs de salaires ont été effectués au cours d'un mois, il peut s'agir de plusieurs traitements de salaires lors du même mois, certaines données salariales peuvent être transmises aux services concernés. Par exemple l'impôt à la source mensuel ou des déclarations de salaire annuelles comme l'AVS.
La procédure se veut aussi simple que possible. Vous sélectionnez la transmission souhaitée: déclarations annuelles, déclarations entrées et sorties ou l'impôt à la source. Sélectionnez ensuite les données à transmettre (p.ex. l'AVS pour une déclaration annuelle ou l'impôt à la source par mois) et cliquez sur "Transmettre". Topal Payroll vérifie alors en arrière-plan si toutes les données nécessaires sont disponibles, crée un fichier XML crypté et le transmet au fournisseur Swissdec ou au destinataire de données correspondant.
Sous "Confirmer", le statut de la transmission vous est indiqué ou si vous devez encore effectuer des validations selon le destinataire des données. Les états respectifs vous sont normalement "renvoyés" immédiatement après la transmission.
Dans les messages de retour, les confirmations correspondantes des destinataires de données sont résumées en détail.
Le bouton "Enregistrer" a deux fonctions. D'un simple clic, les données de transmission "EIV" sont sauvegardées dans un fichier XML. Si vous cliquez sur le bouton "Enregistrer" en maintenant la touche CTRL enfoncée, Topal Payroll enregistre un fichier XML non crypté avec le contenu de la transmission sélectionnée.
Sous le menu "Listes", toutes les transmissions Swissdec peuvent être consultées dans des évaluations claires.
Le menu "Bouclement annuel" propose un traitement de salaire spécial qui peut être effectué une seule fois pour l'année écoulée. Cela est encore possible même si des périodes de salaires ont déjà été décomptées l'année suivante. Lors de ce traitement de salaire, il n'y a toutefois pas de fixation et aucun solde n'est reporté dans le nouvel exercice. Il se peut donc que les déclarations annuelles doivent être envoyées manuellement et que des intérêts de retard s'appliquent.
