Unter den Stammdaten befinden sich sämtliche Stammdaten-Stämme zu Ihrem Mandanten. Dies sind neben den Stammdaten zu Mandanten mit allen Versicherungen, der Personalstamm, die Lohnarten und einige wichtige Hilfstabellen. Hier zeigen wir Ihnen eine kurze Übersicht über die jeweiligen Menüpunkte:
Personal
Wie es der Name schon sagt, werden unter dem Menüpunkt "Personal" die Mitarbeiter geführt.
Von der Übersicht der Mitarbeiter können diese über den Button "Öffnen" bearbeiten, bzw. über den Button Hinzufügen lässt sich ein neuer Mitarbeiter erfassen. Der Button "Löschen" löscht einen Mitabeiter, sofern dieser noch nie berechnet wurde. Ebenfalls kann ein Mitarbeiter auch mittels eines Doppeklicks bearbeitet werden.
Der Flag "im selben Fenster öffnen" ermöglicht es Ihnen, im selben Fenster die Mitarbeiter und die Mitarbeiterübersicht zu öffnen und Sie können mit der Tabelle zwischen Mitarbeitern hin und her wechseln. In diesem Modus empfehlen wir Ihnen die Mitarbeiterübersicht an den Rand des Bildschirmes oder auf einen zweiten Bildschirm mit Drag&Drop zu verschieben. Ist der Flag nicht aktiv, öffnen Sie pro Mitarbeiter ein neues Register.
Ist "nur Aktive" angewählt, zeigt Ihnen Topal Payroll in der Personalübersicht alle aktiven Mitarbeiter. Vorgabemitarbeiter, ausgetretene Mitarbeiter und Mitarbeiter welche noch nicht eingetreten sind werden mit dieser Option nicht in der Personalübersicht angezeigt.
Ziehen Sie mit der Maus (Drag&Drop) eine oder mehrere Zeilen in den Bereich "Drag a column header here to group by that column" werden die Mitarbeiter entsprechend dieser Spalte gruppiert. So können Sie die Mitarbeiter zum Beispiel pro Abteilung einfach gruppieren. Über das "Spalten-Button" steht Ihnen eine entsprechende Auswahl mit verschiedenen Mitarbeiter-Stammdaten zur Verfügung, welche Sie ebenfalls mit Drag&Drop in die Personalübersicht einführen können.
Mit der rechten Maustaste können Sie hier eine entsprechende Personalliste ebenfalls direkt exportieren.
Unter der Firma müssen sämtliche Angaben hinterlegt werden, welche den Arbeitgeber betrifft.
Die Navigation durch die verschiedenen Teilbereiche der Firma wird Ihnen (analog zum Mitarbeiter) rechts angezeigt. Unter der Firma finden Sie sämtliche Stammdaten zur Firma, den Auszahlungskonti, den Firmenangaben zur Lohnstrukturerhebung und der Arbeitsort-Verwaltung (BUR-Verzeichnis). Ebenso werden hier Lohnausweis-Angaben zur Firma sowie auch globale Lohnblattbemerkungen hinterlegt.
Was Sie hier nicht finden, sind die Angaben zu den Sozialversicherungen und Quellensteuern. Diese Angaben sind in den Versicherungen hinterlegt (siehe Punkt 5).
Der Lohnartenstamm ist unter diesem Menüpunkt zu finden.
Die Navigation erfolgt analog dem Personalstamm. Neben der Lohnartentabelle zeigt Ihnen Topal Payroll jeweils einen Beschrieb über die Funktion der selektierten Lohnart. Die bestehenden Standard-Lohnarten können entweder kopiert und für eine neue Lohnart verwendet werden. Alternativ kann mit ab der Version 4.0 auch der den Standard-Flag entfernt und die bestehende Lohnart kann mit den notwendigen Anpassungen überschrieben werden. Wird zu einem späteren Zeitpunkt der Flag "Standard" wieder aktiviert, überschreibt Topal Payroll die Lohnart wieder mit der aktuel gültigen Standard-Lohnart.
Für weiterführende Angaben oder zur Erstellung neuer Lohnarten steht Ihnen Ihr Topal Vertriebspartner gerne zur Verfügung.
Unter den Menü "Lohnläufe" finden Sie die Lohnlaufplanung. Jeder Lohnlauf wird hier eingetragen und kann je nach Bedürfnis auch bereits im Voraus geplant werden:
Unter der "Lohnlaufplanung" können Sie die entsprechenden Lohnläufe planen. Wenn Sie beim Abschluss eines Lohnlaufes der Folgelohnlauf noch nicht geplant haben, führt Sie der Assistent vom "Lohnlauf fixieren" automatisch in die Lohnlauf-Planung. Hier gibt es auch die Möglichkeit, einen Lohnlauf "zurückzusetzen". Dabei wird der gewählte Lohnlauf wieder der aktuelle Lohnlauf. Sämtliche Lohnläufe dazwischen werden jedoch gelöscht. Die Vorerfassungen der gelöschten Lohnläufe bleibt jedoch bestehen. Bitte beachten Sie dabei, dass auch die Stammdaten (Personalstamm, Firma, Lohnarten, etc) nicht zurückgesetzt werden, wenn Sie einen Lohnlauf zurücksetzen. Wurden also viele Anpassungen zwischen dem aktuellen Stand, und dem Stand den Sie wiederherstellen möchten vorgenommen, empfehlen wir Ihnen nicht den Lohnlauf zurückzusetzen, sondern eine entsprechende Datensicherung über die Topal Administration einzulesen.
In den Spezial-Lohnläufen haben Sie die Möglichkeit Lohnläufe für "spezielle" Lohnläufe zu definieren. Hier definieren Sie entsprechend sämtliche Lohnarten welche für diesen "Fall" verwendet werden können. Beispiele für Speziallohnläufe wären z.B. folgende Geschäftsfälle: Spesenlauf, 13. Monatslohn als separater Lohnlauf, Nachzahlungen nach Austritt, VR-Honorare, Boni, etc.)
Die Versicherungen sind grundsätzlich die Erweiterung zu der Stammdaten zur Firma und enthalten sämtliche firmenrelevanten Angaben zu den Sozialversicherungen und Quellensteuern.
Diese Angaben sind sowohl für die Lohnberechnung (Abzüge und Arbeitgeber-Anteile) sowie für die ELM-Übermittlung notwendig.
Bitte beachten Sie, insbesondere wenn Sie die Lohndeklarationen via ELM übermitteln möchten, dass Sie die jeweiligen Berechnungskoordinaten analog Ihrem ELM-Versicherungsprofil einrichten (Prozentsätze wie Personengruppen). Nur wenn diese von Anfang an korrekt eingerichtet wurden, können die Lohnmeldungen Ende Jahr übermittelt und bei Ihrer Versicherung elektronisch verarbeitet werden.
Die Personengruppen (PG), die Codes, die Lohnsummen sowie die Prozente müssen gemäss dem ELM-Profil der Versicherung eingerichtet werden.
Unter dem Rechnungswesen finden wir alles was für die Erstellung der Buchungen des Lohnlaufs notwendig ist. Dies sind die Fibu-Konti, Kostenstellen und Kostenträger, aber auch die effektive Kontierungen der Lohnarten pro Lohnlauf.
Sichten:
Die Sichten (Fibu-, Kostenstellen- und Kostenträgersicht) enthalten im Grunde genommen die Angaben aus den Kontoplan. Ist Topal Payroll mit Topal Finanz verbunden, werden diese aus dem Finanz importiert, falls nicht, werden diese hier im Topal Payroll manuell gepflegt.
Lohnart: Unter Lohnart ist die Lohnartenkontierung beheimatet. Hier werden die Lohnarten kontiert.
Dabei gilt es zu beachten, dass Kontierungen immer vom aktuellen auf den nächsten Lohnlauf vorgetragen werden. "Alte" Lohnläufe mit einer fehlenden oder fehlerhaften Kontierung müssen manuell und separat kontiert werden. Es gibt keine Funktion, eine aktuelle Kontierung auf alte Lohnläufe zu übertragen.
Indiv. Buchungskreis
In den Hilfstabellen gibt es die Möglichkeit sogenannte "Organisations-Codes" (Org-Code) zu erstellen und diese den Mitarbeitern zuzuweisen. Mit diesen Org-Codes können anschliessend hier für alle Mitarbeiter mit dem gleichen Org-Code abweichende Kontierungen auf Lohnarten und/oder Kostenstellen definiert werden.
Stelle
Analog zum Org-Code kann man unter Stelle für einzelne Mitabeiter eine abweichende Kontierung pro Lohnart fix hinterlegen.
Wie es der Name schon sagt, sind die Hilfstabellen dazu da, den Usern bei der Erfassung Personalien zu helfen: Dazu gibt es eine vielzahl von Tabellen, welche man einmalig gemäss dem Geschäftsfeld des Mandanten anpassen kann, andere Tabellen können von Verzeichnissen heruntergeladen und aktualisiert werden.
Zu den wichtigsten Hilfstabellen gehören sicher:
Ortschaften Postleitzahl- und Gemeindenummernverzeichnis. Bei Mitarbeitern mit Wohnsitz im Ausland müssen diese Ortschaften ebenfalls in der Ortschaftentabellen eingefügt werden. Über den Button "Importieren" können die schweizer Ortschaften wieder Schweizer Geoportal eingelesen werden.
Banken-Clearing Enthalt das Clearing-Verzeichnis aller schweizer Banken. Bei Mitarbeitern mit einer ausländischen Bankverbindung muss diese Bank ebenfalls hier erfasst werden. Über den Button Importieren kann das Clearing-Verzeichnis aktualisiert werden.
Stellenbezeichnung
Die Stellenbezeichungen werden für die Statistik weiterverwendet.
Nationalitäten ISO-Codes aller Nationen
MWST: Hier werden die MWST-Codes aus dem Topal Finanz eingelesen. Diese können insbesondere bei Spesenlohnarten zur korrekten Verbuchung hinterlegt werden.
Die Globalmutationen dienen dazu, die Lohncodes auf dem Mitarbeiter sowie auf der Stelle allen oder einiger Mitarbeiter anzupassen.
Diese Funktion ist vor allem dann praktisch, wenn Mitarbeiter aus einem Fremdprogramm importiert werden, aber auch, wenn es Anpassungen im Bereich der Lohncodes gibt.
Topal Payroll Praxistipp:
Hier lassen sich auch die Lohncodes sämtlicher Mitarbeiter kontrollieren.
