Sous les données de base se trouvent toutes les informations de base relatives à votre mandat. Il s'agit des données de base des mandats et de leurs assurances respectives, de la base du personnel, des genres de salaire et de quelques tableaux auxiliaires importants. Nous vous présentons ici un bref aperçu des points de menu correspondants :
Collaborateurs
Sous le point de menu "Collaborateurs", le personnel est géré.
Depuis l'aperçu, les collaborateurs peuvent être ouverts pour traitement en cliquant sur le bouton "Ouvrir" ou en double-cliquant sur le collaborateur concerné. Le bouton "Ajouter" permet de saisir un nouvel collaborateur. Le bouton "Effacer" supprime un collaborateur si celui-ci n'a encore jamais été calculé.
L'option "Ouvrir dans la même fenêtre" facilite le passage rapide d'un collaborateur à l'autre. Si cette option est activée, les deux onglets "Aperçu des collaborateurs" et "Collaborateur individuel" sont reliés entre eux dès qu'ils sont placés côte à côte (par glisser-déposer). Cela permet de sélectionner un collaborateur dans l'aperçu est de l'afficher instantanément dans l'onglet "Collaborateur" ouvert à côté.
Si le drapeau est inactif, un onglet individuel s'ouvre pour chaque collaborateur.
Si "Actifs seulement" est sélectionné, Topal Payroll affiche que les collaborateurs actifs dans l'aperçu du personnel. Ne sont pas affichés avec cette option: les personnes exemple, les collaborateurs sortis de l'entreprise ainsi que les collaborateurs qui ne sont pas encore entrés.
Si vous faites glisser une ou plusieurs lignes dans la zone "Drag a column header here to group by that column", les collaborateurs sont regroupés en fonction de cette colonne. Ainsi, vous pouvez, par exemple, regrouper les collaborateurs par département. En cliquant sur le "bouton colonne", vous disposez d'une sélection élargie des différentes données de base des collaborateurs, que vous pouvez également intégrer dans l'aperçu du personnel par un double-clic ou la fonction glisser-déposer.
Sous Entreprise, toutes les données concernant l'employeur doivent être enregistrées.
La navigation à travers les différentes parties de l'entreprise s'affiche à gauche (comme pour les collaborateurs). Sous Entreprise, vous trouverez toutes les données de base de l'entreprise, les comptes de paiement, les données de l'entreprise pour l'enquête sur la structure des salaires et la gestion des lieux de travail (REE). Les données du certificat de salaire de l'entreprise ainsi que les remarques globales sur les fiches de salaire sont aussi enregistrées ici.
Ce que vous ne trouverez pas ici, ce sont les données relatives aux assurances sociales et aux impôts à la source. Ces données sont déposées dans les tableaux de base des mandants (voir point 5).
Sous ce point de menu se trouve la base des genres de salaire (GS).
La navigation s'effectue de manière analogue à la base du personnel. A côté du tableau des genres de salaire, Topal Payroll vous montre une description de la fonction de chaque GS. Les GS standards existantes ne peuvent pas être adaptés. Si vous souhaitez créer un nouveau GS, il faut le créer sans valeur par défaut en cliquant sur "Ajouter". En cliquant sur "Copier", Topal Payroll copie le GS sélectionné et vous pouvez l'adapter à vos besoins. Vous trouverez de plus amples informations et une description des différentes fonctions dans le chapitre correspondant "Genres de salaire".
Dans le menu "Périodes de salaire", vous trouverez la planification des traitements des salaires. Chaque traitement de salaire est enregistré ici et des nouvelles périodes peuvent être ajoutées à l'avance selon les besoins :
Sous "Planification des salaires", vous pouvez planifier les traitements de salaire correspondants. Si, à la fin d'un traitement de salaire, vous n'avez pas encore planifié le traitement de salaire suivant, l'assistant de "Figer le traitement de salaire" vous guide automatiquement vers la planification de la prochaine période de salaire. Il est également possible de "réinitialiser" un traitement de salaire. Le traitement de salaire sélectionné redevient alors le traitement de salaire actuel. Tous les traitements de salaire intermédiaires sont toutefois supprimés. Les pré-saisies des traitements de salaire supprimés sont cependant conservés. Veuillez noter que les données de base (base du personnel, entreprise, genres de salaire, etc.) ne sont pas non plus réinitialisés lorsque vous réinitialisez un traitement de salaire. Si de nombreuses adaptations ont été effectuées entre l'état actuel et l'état que vous souhaitez restaurer, nous vous recommandons d'éviter de réinitialiser le traitement de salaire, mais plutôt d'importer une sauvegarde de données correspondante via l'interface d'administration Topal.
Sous "Traitements spécifiques", vous avez la possibilité de définir des traitements de salaire exceptionnels. Vous définissez ici tous les genres de salaire qui peuvent être utilisés pour ce "cas". Des exemples de traitements de salaire spéciaux seraient par exemple les cas suivants : traitement des frais, 13e salaire mensuel comme traitement de salaire séparé, paiements ultérieurs après le départ, honoraires du CA, bonus, etc).
Les tables de base des mandants sont l'extension des données de base de l'entreprise.
Toutes les données spécifiques à l'entreprise concernant les assurances sociales et les impôts à la source doivent être introduites ici. Ces données sont indispensables pour le calcul correct des salaires et pour la transmission des décomptes PUCS.
Outre les assurances sociales et les indications relatives à l'impôt sur le revenu, les tables de base des mandants contiennent également d'autres données de base. Ainsi, des codes salariaux internes à l'entreprise sont définis ici et d'autres champs sont disponibles pour la saisie des données de base (menu Champs complémentaires).
Les "Tables individuelles" constituent le dernier point de menu des "Tables de base du mandant". Ces tables librement définissables permettent d'automatiser d'autres requêtes, comme les droits aux vacances selon l'âge, les systèmes de commissions sur la base du chiffre d'affaires réalisé, les listes de classes de salaire, etc. Vous trouverez quelques exemples d'application dans notre mandant de démonstration et de test "Mon Bijou".
Dans les "Tables auxiliaires" se trouvent d'autres données de base qui sont en partie gérées "en interne" ou qui peuvent être téléchargées depuis des sources externes pour la synchronisation.
Les tables auxiliaires contiennent le registre actuel des localités avec les numéros de communes de l'Office fédéral de la statistique, ainsi que la base bancaire. Vous pouvez également y gérer les monnaies étrangères, les taux de TVA pour les genres de salaire de frais, les nationalités, les langues et quelques autres données de base. Vous avez aussi la possibilité d'enregistrer ici vos départements, votre structure hiérarchique et les fonctions des postes.
Le menu ESS contient toutes les données de base pour l'enquête sur la structure des salaires. Les valeurs actuelles correspondent aux valeurs souhaitées pour l'enquête sur la structure des salaires et peuvent être définies pour le collaborateur via Poste > Statistique.
Les mutations globales aident à définir des codes de salaire sur le collaborateur et la fonction pour l'ensemble du personnel ou une sélection individuelle de collaborateurs.
Cette fonction est pratique lorsque des collaborateurs sont importés d'un programme tiers ou lorsqu'il y a des adaptations dans les codes salaire.
