Sous Données de base, vous trouverez toutes les bases de données de base relatives à votre mandat. Il s'agit, outre les données de base du mandat avec toutes les assurances, de la base du personnel, des genres de salaire et de quelques tableaux auxiliaires importants. Nous vous présentons ici un bref aperçu des différents points du menu :
Personnel
Comme le nom l'indique, sous le menu "Personnel", les employés sont gérés.
À partir de la vue d'ensemble des employés, ceux-ci peuvent être modifiés en cliquant sur le bouton "Éditer" ou un nouvel employé peut être ajouté en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le bouton "Supprimer" permet de supprimer un employé, à condition qu'il n'ait jamais été calculé. Un employé peut également être modifié en double-cliquant dessus.
Avec l'option "Ouvrir dans la même fenêtre", vous pouvez ouvrir les employés et la vue d'ensemble des employés dans la même fenêtre et passer d'un employé à l'autre via le tableau. Dans ce mode, il est recommandé de déplacer la vue d'ensemble des employés en utilisant le glisser-déposer (Drag&Drop) vers le bord de l'écran ou sur un second écran. Si cette option n'est pas activée, un nouvel onglet sera ouvert pour chaque employé.
Si "Actifs seulement" est coché, Topal Payroll affiche uniquement les employés actifs dans la vue d'ensemble du personnel. Les employés par défaut, les employés sortis et ceux qui ne sont pas encore entrés ne seront pas affichés dans cette option.
Si vous faites glisser une ou plusieurs lignes avec la souris (Drag&Drop) dans la zone "Déposer la colonne de votre choix ICI pour grouper celle-ci", les employés seront regroupés par cette colonne. Par exemple, vous pouvez facilement regrouper les employés par département. Le bouton "Colonnes" vous permet de choisir parmi différentes données de base des employés que vous pouvez également ajouter à la vue d'ensemble du personnel par glisser-déposer.
Enfin, un clic droit vous permet d'exporter directement la liste du personnel correspondante.
Sous l'entreprise, il faut enregistrer toutes les données qui concernent l'employeur.
La navigation à travers les différents domaines partiels de l'entreprise est affichée à droite (comme pour les collaborateurs). Sous l'entreprise, vous trouverez toutes les données de base de l'entreprise, les comptes de paiement, les informations de l'entreprise pour l'enquête sur la structure des salaires et la gestion des lieux de travail (répertoire REE). De même, les données du certificat de salaire de l'entreprise ainsi que les remarques globales des bulletins de salaire sont enregistrées ici.
Ce que vous ne trouverez pas ici, ce sont les données relatives aux assurances sociales et aux impôts à la source. Ces données sont définies dans les assurances (voir point 5).
Sous ce point de menu, vous trouverez la base des genres de salaires.
La navigation s'effectue de la même manière que dans la base de données du personnel. À côté de la table des genres de salaires, Topal Payroll affiche à chaque fois une description de la fonction du genre de salaire sélectionné. Les GS standards existants peuvent être soit copiés et utilisés pour un nouveau GS. Alternativement, à partir de la version 4.0, il est également possible de supprimer le code « Standard » et d'écraser le GS existant avec les adaptations nécessaires.
Si, à une date ultérieure, l'indicateur Standard est à nouveau activé, Topal Payroll écrase à nouveau le GS avec le GS Standard actuellement en vigueur.
Votre partenaire commercial Topal se tient à votre disposition pour toute information complémentaire ou pour la création de nouveaux genres de salaires.
Sous l'option de menu « Périodes de salaires », vous trouverez la planification des périodes de salaires.
Chaque période de salaire est saisi ici et peut être planifiée à l'avance en fonction des besoins :
Sous le menu « Périodes de salaire - Planification de salaire », vous pouvez planifier les différents périodes salariales. Si, à la fin d'une période, la suivante n'a pas encore été planifiée, l'assistant « Figer période salaire » vous guidera automatiquement vers la planification de la période suivante. Il est également possible de « réinitialiser » une période de salaire, ce qui la ramène à son état initial. Toutefois, toutes les périodes intermédiaires seront supprimées, bien que les pré-saisies des périodes supprimées soient conservées. Il est important de noter que les données de base (personnel, entreprise, types de salaire, etc.) ne sont pas réinitialisées lors de cette opération. Si de nombreuses modifications ont été apportées entre l'état actuel et l'état que vous souhaitez restaurer, nous vous conseillons de ne pas réinitialiser la période de salaire, mais plutôt d'importer une sauvegarde des données via PayrollAdmin.
Dans le menu « Périodes spéciales », vous avez la possibilité de définir des périodes salariales spéciales. Ici, vous pouvez configurer toutes les entrées de salaire spécifiques à ces « cas particuliers ». Parmi les exemples de périodes spéciales, on retrouve des situations telles que le traitement des frais, un 13e salaire mensuel en tant que période distincte, les paiements ultérieurs après un départ, les honoraires du conseil d'administration, les primes, etc.
Les assurances sont en principe l'extension des données de base de l'entreprise et contiennent toutes les données pertinentes pour l'entreprise en matière d'assurances sociales et d'impôts à la source.
Ces informations sont nécessaires aussi bien pour le calcul des salaires (déductions et cotisations patronales) que pour la transmission PUCS (ELM).
Veuillez noter, en particulier si vous souhaitez transmettre les déclarations de salaires via PUCS, que vous devez configurer les coordonnées de calcul correspondantes de manière analogue à votre profil d'assurance PUCS (pourcentages comme groupes de personnes). Ce n'est que si celles-ci sont correctement paramétrées dès le départ que les déclarations de salaires pourront être transmises en fin d'année et traitées électroniquement par votre assurance.
Les groupes de personnes (GP), les codes, les masses salariales ainsi que les pourcentages doivent être configurés conformément au profil PUCS de l'assurance.
Sous l'onglet Réglages Comptabilité, vous trouverez tout ce qui est nécessaire à l'établissement des écritures de salaire. Cela inclut les comptes de la comptabilité générale, les centres de coûts et les objets de coûts, mais aussi les affectations réelles des genres de salaires par période de salaire.
Vues :
Les vues (comptabilité finanicère (COFI), centres d'activités (CDA) et objets de coûts (ODC) contiennent essentiellement les informations du plan comptable. Si Topal Payroll est connecté à Topal Comptabilité Financière, ces informations sont importées depuis Topal Cofi, sinon elles sont gérées manuellement ici dans Topal Payroll.
Genre de salaire : C'êst ici que les différents genres de salaire sont configurés pour l'imputation.
Il faut noter que les imputations sont toujours reprises de la période de salaire actuelle dans la suivante. Les « anciennes » périodes de salaire avec une imputation manquante ou erronée doivent être imputées manuellement et séparément. Il n'existe pas de fonction permettant de transférer une imputation actuelle sur d'anciennes périodes de salaire.
Groupe d'imputation individuelle
Dans les tables auxiliaires, il est possible de créer des « codes d'organisation » (codes org) et de les attribuer aux collaborateurs. Avec ces codes d'organisation, il est alors possible de définir ici des imputations différentes sur les genres de salaire et/ou les centres de coûts pour tous les collaborateurs ayant le même code d'organisation.
Poste
Comme pour les codes org, il est possible de définir une imputation différente par GS pour certains collaborateurs sous Poste.
Il existe un grand nombre de tables auxiliaires, qui ont pour but d'aider l'utilisateur à saisir les données du personnel.
La plupart d'entre eux sont adaptés manuellement une fois pour toutes au domaine d'activité du client, d'autres sont téléchargés et mis à jour automatiquement à partir de répertoires.
Les tables auxiliaires les plus importantes sont certainement :
Localités Répertoire des codes postaux et des communes. Pour les employés résidant à l'étranger, les lieux doivent être ajoutés manuellement dans cette table des localités.
Le bouton "Importer", permet de recharger les localités suisses depuis le portail géographique suisse.
Clearing bancaire Contient le répertoire des codes bancaires de toutes les banques suisses. Pour les employés ayant un compte bancaire à l'étranger, cette banque doit également être ajoutée ici. Le répertoire peut être mis à jour via le bouton "Importer".
Désignations postes
Les désignations de postes sont utilisés pour les statistiques.
Nationalités Codes ISO de toutes les nations.
TVA Ici sont importés les codes de TVA de Topal Comptabilité Financière. Ceux-ci peuvent être enregistrés, notamment pour les genres de salaire liés aux frais, afin d'assurer une comptabilisation correcte.
Les mutations globales permettent d'adapter les codes de salaire des collaborateurs ou des postes, soit pour l'ensemble du personnel, soit de manière individuelle.
Les mutations globales sont particulièrement utile lors de l'importation de collaborateurs depuis un programme tiers, ainsi que pour la gestion des adaptations liées aux codes de salaire.
Conseil pratique pour Topal Payroll :
Cette fonctionnalité permet également de vérifier et de contrôler les codes de salaire de l'ensemble des collaborateurs de manière centralisée.
