Kreditoren Workflow
Topal hat in Zusammenhang mit der Anbindung von DMS Systemen einen Kreditoren Workflow definiert. Dieser Workflow erlaubt es Kunden Rechnungsbelege
direkt im DMS abzulegen und diese in einem zweiten Schritt in Topal einzulesen, zu verbuchen und die Rechnungsbelege mit den Buchungen zu verknüpfen.
In den nachfolgenden Abbildungen sehen Sie den Prozess, welcher dem Kreditoren Workflow zugrundegelegt wird.
Die Darstellung (Abbildung 1) beschreibt einen manuellen Prozess bei der Ablage der Dokumente im "Document Management System". Der manuelle Ablageprozess
Die Darstellung (Abbildung 1) beschreibt einen manuellen Prozess bei der Ablage der Dokumente im "Document Management System". Der manuelle Ablageprozess
ist primär für Kunden geeignet die eine kleine Anzahl von Dokumenten (z.B. Rechnungsbelege etc.) archivieren wollen. Für Kunden mit einem grösseren
Dokumentenvolumen (Abbildung 2) bietet sich die automatische Verarbeitung (Stapelverarbeitung) an. In diesem Fall werden Dokumente via OCR Erkennung vom
entsprechenden DMS System gescannt, mit Metadaten (Buchungsdaten) versehen und im DMS gespeichert.
Bemerkung:
Die Ablage von Dokumenten in einem DMS kann auch via Topal Scan erfolgen. Haben Sie Topal Scan im Einsatz, werden die Dokumente wie bereits bekannt "gescannt" und nach erfolgter Erstellung der Buchung im DMS abgelegt und entsprechend mit der Buchung verknüpft.
Die Ablage von Dokumenten in einem DMS kann auch via Topal Scan erfolgen. Haben Sie Topal Scan im Einsatz, werden die Dokumente wie bereits bekannt "gescannt" und nach erfolgter Erstellung der Buchung im DMS abgelegt und entsprechend mit der Buchung verknüpft.
Abbildung 1: Manueller Prozess
Abbildung 2: Automatischer Prozess mit DMS OCR Erkennung