Exercices
La table du sous-module [Exercices] affiche tous les exercices du mandat en cours, qui est affiché dans la barre d’en-tête du programme.
Lors de la création d'un nouveau mandat, vous définissez le premier exercice comptable géré avec Topal dans le dialogue Nouveau mandat. Les exercices suivants s'ouvrent avec la commande Nouvel exercice, qui se trouve à gauche, dans la zone de navigation du module ou à l'aide du menu contextuel. Chaque exercice créé est affiché dans la liste déroulante de la barre d'en-tête à côté du nom du mandat et permet de changer facilement l'exercice. Il ne pas nécessaire de reporter les soldes pour un nouvel exercice, car Topal actualise automatiquement le report du solde en fonction des données de l'année précédente. Vous pouvez alors sans problème saisir des écritures dans l’année précédente, même si la nouvelle année est déjà ouverte.
Clôturer/verrouiller exercice
[Exercice > Propriétés] : en activant la case à cocher Exercice clôturé, vous pouvez clôturer l'exercice entier et la verrouiller. Dans un exercice clôturé, aucune écriture ne peut être ajoutée. Si vous désirez autoriser la saisie uniquement dans une certaine période, vous avez la possibilité de définir des dates dans les champs [Période de saisie d’écritures | Ecritures du / au].
Figure 1 : Menu Exercice comptable
Bon à savoir : les utilisateurs ayant des droits d'administrateur peuvent toujours saisir des écritures dans un exercice clôturé ou une période verrouillée.
Lors de l'enregistrement Topal affiche cependant un message d’avertissement pour rappel.
Archiver exercice
Il est également possible d'archiver les exercices qui ne sont plus utilisé avec la commande [Archiver] du menu contextuel : passez dans le sous-module Exercices et faites un clic droit sur l'exercice à archiver (Figure 1).
Figure 2 : Menu contextuel [Archiver] exercice
L'archivage s'effectue de la même manière que la sauvegarde d'un mandat et crée un fichier de backup XML pour cette année fiscale. Pour pouvoir procéder à un archivage, l'exercice comptable doit être déverrouillé et toutes les propositions de paiements des débiteurs/créanciers doivent être comptabilisées. Veuillez noter qu’il n’est pas possible d’importer un exercice archivé dans un mandat existant.
La seule solution est de réimporter l’exercice en tant que nouveau mandat.