Um eine neue Person zu erfassen, öffnen Sie "Personal" unter dem Menü "Stammdaten". Wenn Sie Topal Payroll neu gestartet haben, sind Sie entsprechend bereits im Personal.
Klicken Sie auf den Button "Hinzufügen".
Danach öffnet sich ein Assistent. Bestätigen Sie die Willkommensseite mit dem Button "Next".
Als erstes entscheiden Sie, ob ein leerer Datensatz verwendet werden soll, oder aber ob Sie den neuen Mitarbeiter ab einer Vorgabeperson eröffnen möchten (gelbe Markierung).
Grundsätzlich empfehlen wir, jeweils neue Mitarbeiter ab einer Vorgabeperson zu eröffnen, da so die meisten Einstellungen bereits übernommen werden.
Wird eine Vorgabeperson oder ein bereits aktiver Mitarbeiter als "Vorgabe" verwenden, können Sie anschliessend entscheiden, welche Daten von der Vorgabe übernommen werden müssen (rote Markierung)
Klicken Sie anschliessend auf "Next".
Im nächsten Schritt erfassen Sie bereits die Personalien des Mitarbeiters. Sämtliche mit Stern (*) markierten Felder sind zwingend auszufüllen.
Die Sozialversicherungsnummer ist bei diesem Schritt noch nicht zwingend, da Sie diese unter Umständen noch gar nicht haben. Wir empfehlen aber, diese sobald der Mitarbeiter aktiv in die Firma eingetreten ist, diese unbedingt noch zu ergänzen.
Klicken Sie danach auf "Next"
Im letzten Schritt des Erfassungsassistenten geht es noch um einige grundlegende Angaben zur Stelle:
Wie im ersten Dialog müssen die mit Stern (*) markierten Felder zwingend abgefüllt werden. Geben Sie hier das Eintrittsdatum, den Lohnstatus (ob Monats-, Stunden- oder Jahreslöhner) sowie den Arbeitsort an.
Klicken Sie wiederum auf "Next"
Nun erstellt Ihnen Topal Payroll den neuen Mitarbeiter mit seiner Stelle. Der Erfassungsassistent bestätigt dies Ihnen und Sie können die Erfassung abschliessen.
Klicken Sie auf den Button "Abschliessen". Nun ist der neu erfasste Mitarbeiter in Ihrer Personalübersicht eingefügt.
Mit einem Doppelkick (oder über den Button "Öffnen") öffnen Sie nun den Mitarbeiter und Sie müssen die entsprechenden Mitarbeiter-Daten noch ergänzen:
Folgende Angaben müssen noch zwingend kontrolliert bzw. allenfalls angepasst oder ergänzt werden:
Personalien:
Konfession, Zivilstand und Konkubinat bei einem QST-pflichtigen Mitarbeiter
Lohncodes:
Überprüfen und ergänzen Sie die fehlenden Pflichtigkeiten für die korrekte Berechnung der Sozialversicherungen
Partner:
Erfassen Sie die Ehe- bzw. Konkubinats-Partner-Daten bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitern. Ebenfalls wichtig zur QST-Satzfindung ist die Angabe, ob der Lebenspartner erwerbstätig ist oder nicht (Tarif B oder C)
Kinder:
Wenn der Arbeitnehmer Anspruch auf Kinderzulagen hat, müssen Sie hier die entsprechenden Kinder erfassen. Ebenfalls wird hier der FAK-Kanton für sämtliche Arbeitnehmer hinterlegt.
Auszahlung:
Erfassen Sie hier die Bank des Mitarbeiters, damit der Lohn entsprechend überwiesen werden kann.
Der Lohn kann auch auf verschiedene Bankkonti und Zahlungsempfänger aufgeteilt werden (z.B. Alimente, Lohnpfändung, etc.)
QST
Erfassen Sie hier den QST-Abzug (normalerweise Tabellen-Abzug %), den Steuerort (normalerweise Wohn- oder Arbeitsort), den QST-Code (Tarif) sowie allfällige Nebenbeschäftigungen. Ebenfalls empfehlen wir Ihnen hier die Aufenthaltsbewilligung mit von- und bis-Datum entsprechend zu hinterlegen. Ebenfalls muss angegeben werden, ob der Mitarbeiter den Wohnsitz in der Schweiz oder im Ausland hat. Beim Speichern Ihrer Angaben prüft Topal Payroll direkt ab, ob die von Ihnen erfassten Angaben mit den bisherigen Angaben (Partner / Kinder) übereinstimmen.
Sämtliche nachfolgenden Menüpunkte unter dem Mitarbeiter sind vorerst für die Lohnberechnung nicht relevant. Unter der Stelle müssen jedoch ebenfalls noch Ergänzungen vorgenommen werden:
Stellen-Info
Im Erfassungsassistenten haben Sie sämtliche zwingend notwendigen Angaben bereits erfasst (Eintrittsdatum, Stellenpensum, Arbeitsort). Natürlich können hier noch weitere Daten ergänzt oder die erfassten Daten angepasst werden.
Salär
Erfassen Sie hier den Grundlohn (Monatslohn zu 100% bzw. den Stundenlohn) sowie sämtliche weiteren lohnrelevanten Zuschläge und Abzüge. Ebenfalls wird hier die BVG-Prämie in Franken für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber erfasst.
Lohncodes
Analog zum Mitarbeiter gibt es unter der Stelle ebenfalls Lohncodes zu verwalten. Definieren Sie hier den Lohnstatus (Monats-, Stunden-, Jahreslöhner) sowie ob und wann 13. Monatslöhne, Ferien- und Feiertagsentschädigungen ausbezahlt werden.
RW-Verteilung:
Möchten Sie den Mitarbeiter noch einer oder mehreren Kostenstellen zuweisen, machen Sie dies unter dem Menü "RW-Verteilung"
Alle anderen Menüpunkte unter der Stelle sind für die eigentliche Lohnberechnung im Standard nicht lohnrelevant. Unter dem nächsten Quick-Start-Schritt "
Lohnerstellung" zeigen wir Ihnen auf, wie der neu erfasste Mitarbeiter berechnet wird.
