Stammdaten

 

Wie es der Name schon sagt, werden unter dem Menüpunkt "Personal" die Mitarbeiter geführt.

 

Von der Übersicht der Mitarbeiter können diese über den Button "Öffnen" bearbeiten, bzw. über den Button Hinzufügen lässt sich ein neuer Mitarbeiter erfassen. Der Button "Löschen" löscht einen Mitabeiter, sofern dieser noch nie berechnet wurde. Natürlich kann ein Mitarbeiter auch mittels eines Doppeklicks bearbeitet werden.

 

Der Flag "im selben Fenster öffnen" ermöglicht es Ihnen, im selben Fenster die Mitarbeiter und die Mitarbeiterübersicht zu öffnen und Sie können mit der Tabelle zwischen Mitarbeitern hin und her wechseln. In diesem Modus emfpehlen wir Ihnen die Mitarbeiterübersicht an den Rand des Bildschirmes oder auf einen zweiten Bildschirm mit Drag&Drop zu verschieben.
Ist der Flag nicht aktiv, öffnen Sie pro Mitarbeiter ein neues Register.

 

Ist "nur Aktive" angewählt, zeigt Ihnen Topal Payroll in der Personalübersicht alle aktiven Mitarbeiter. Vorgabemitarbeiter, ausgetretene Mitarbeiter und Mitarbeiter welche noch nicht eingetreten sind werden mit dieser Option nicht in der Personalübersicht angezeigt.

 

Ziehen Sie mit der Maus (Drag&Drop) eine oder mehrere Zeilen in den Bereich "Drag a column header here to group by that column" werden die Mitarbeiter entsprechend dieser Spalte gruppiert. So können Sie die Mitarbeiter zum Beispiel pro Abteilung einfach gruppieren. Über das "Spalten-Button" steht Ihnen eine entsprechende Auswahl mit verschiedenen Mitarbeiter-Stammdaten zur Verfügung, welche Sie ebenfalls mit Drag&Drop in die Personalübersicht einführen können.

 

 

Unter der Firma müssen sämtliche Angaben hinterlegt werden, welche den Arbeitgeber betrifft.
 

 

Die Navigation durch die verschiedenen Teilbereiche der Firma wird Ihnen (analog zum Mitarbeiter) rechts angezeigt. Unter der Firma finden Sie sämtliche Stammdaten zur Firma, den Auszahlungskonti, den Firmenangaben zur Lohnstrukturerhebung und der Arbeitsort-Verwaltung (BUR-Verzeichnis). Ebenso werden hier Lohnausweis-Angaben zur Firma sowie auch globale Lohnblattbemerkungen hinterlegt.

Was Sie hier nicht finden, sind die Angaben zu den Sozialversicherungen und Quellensteuern. Diese Angaben sind in den Mandanten-Basistabellen hinterlegt (siehe Punkt 5).
 

 

Der Lohnartenstamm ist unter diesem Menüpunkt zu finden.

 

Die Naviation erfolgt analog dem Personalstamm. Neben der Lohnartentabelle zeigt Ihnen Topal Payroll jeweils einen Beschrieb über die Funktion der jeweiligen Lohnart. Die bestehenden Standard-Lohnarten können jeweils nicht angepasst werden. Möchten Sie eine neue Lohnart erstellen, können Sie hierzu über "Hinzufügen" eine neue Lohnart ohne Vorgabe erstellen. Klicken Sie auf "Kopieren" kopiert Ihnen Topal Payroll die angewählte Lohnart und Sie können diese Ihren Bedürfnissen anpassen. Weiterführende Informationen und einen Beschrieb zu den einzelnen Funktionen finden Sie im entsprechenden Kapitel "Lohnarten".

 

Unter den Menü "Lohnläufe" finden Sie die Lohnlaufplanung. Jeder Lohnlauf wird hier eingetragen und kann je nach Bedürfnis auch bereits im Voraus geplant werden:

 

Unter der "Lohnlaufplanung" können Sie die entsprechenden Lohnläufe planen. Wenn Sie beim Abschluss eines Lohnlaufes der Folgelohnlauf noch nicht geplant haben, führt Sie der Assistent vom "Lohnlauf fixieren" automatisch in die Lohnlauf-Planung. Hier gibt es auch die Möglichkeit, einen Lohnlauf "zurückzusetzen". Dabei wird der gewählte Lohnlauf wieder der aktuelle Lohnlauf. Sämtliche Lohnläufe dazwischen werden jedoch gelöscht. Die Vorerfassungen der gelöschten Lohnläufe bleibt jedoch bestehen. Bitte beachten Sie dabei, dass auch die Stammdaten (Personalstamm, Firma, Lohnarten, etc) nicht zurückgesetzt werden, wenn Sie einen Lohnlauf zurücksetzen. Wurden also viele Anpassungen zwischen dem aktuellen Stand, und dem Stand den Sie wiederherstellen möchten vorgenommen, empfehlen wir Ihnen nicht den Lohnlauf zurückzusetzen, sondern eine entsprechende Datensicherung über die Topal Administration einzulesen.

 

In den Spezial-Lohnläufen haben Sie die Möglichkeit Lohnläufe für "spezielle" Lohnläufe zu definieren. Hier definieren Sie entsprechend sämtliche Lohnarten welche für diesen "Fall" verwendet werden können. Beispiele für Speziallohnläufe wären z.B. folgende Geschäftsfälle: Spesenlauf, 13. Monatslohn als separater Lohnlauf, Nachzahlungen nach Austritt, VR-Honorare, Boni, etc.)

 

Die Mandanten-Basistabellen ist die Erweiterung zu den Stammdaten in der Firma.

 

Sämtliche firmenspezifischen Angaben zu den Sozialversicherungen und den Quellensteuern sind hier entsprechend zu hinterlegen. Diese Angaben sind für die korrekte Lohnberechnung wie aber auch zur Übermittlung der ELM-Abrechnungen notwendig.

Neben den Sozialversicherungen und den QST-Angaben sind in den Mandanten-Basistabellen auch weitere Stammdaten vorhanden. So werden hier firmeninterne Lohncodes definiert und es stehen Ihnen weitere Felder zur Erfassung von Stammdaten zur Verfgügung (Menü Zusatzfelder)

 

Der letzte Menüpunkt in den Mandanten-Basistabellen sind die Individualtabellen. Mit diesen frei definierbaren Tabellen können weitere Abfragen automatisiert werden. Dies zum Beispiel Ferienansprüche nach Alter, Provisionssysteme anhand des erziehlten Umsatzes, Lohnklassen-Listen und so weiter. Einige Anwendungsbeispiele finden Sie in unserem Demo- und Testmandanten "Mon Bijou".

 

In den Hilfstabellen, finden Sie wie es der Name schon sagt, weitere Stammdaten welche teilweise "lohnintern" verwaltet werden, oder aber via einem Abgleich von externen Quellen heruntergeladen werden können.

 

In den Hilfstabellen ist das aktuelle Ortschaftsverzeichnis mit Gemeindenummern vom Bundesamt für Statistik, sowie auch der Bankenstamm hinterlegt. Ebenfalls verwalten Sie hier die Fremdwährungen, MWST-Sätze für die Spesen-Lohnarten, die Nationalitäten, Sprachen und einige weitere Stammdaten. Auch haben Sie hier die Möglichkeit, Ihre Abteilungen, Ihre hierarchische Struktur, die Funktionen und die Stellenbezeichnungen entsprechend zu hinterlegen.

 

Im Menü LSE sind sämtliche Stammdatentabellen zur Lohnstrukturerhebung zu finden. Die aktuellen Werte entsprechen den gewünschten Werten für die entsprechende Lohnstrukturerhebung und können auf der Mitarbeiter-Stelle unter dem Menü "Statistik" entsprechend hinterlegt werden.
 

 

Die Globalmutationen dienen dazu, die Lohncodes auf dem Mitarbeiter sowie auf der Stelle allen oder einiger Mitarbeiter anzupassen.

 

Diese Funktion ist vor allem dann praktisch, wenn Mitarbeiter aus einem Fremdprogramm importiert werden, aber auch, wenn es Anpassungen im Bereich der Lohncodes gibt.