Verarbeitung

 

In der Vorerfassung werden die variablen Lohndaten pro Mitarbeiter und Lohnlauf erfasst. Sie wählen zuerst den Mitarbeiter und anschliessend die entsprechende Lohnart für die variablen Lohndaten. Natürlich können auch ansonsten "fixe" Werte überschrieben werden, wenn dies in der Lohnart so vorgesehen ist. Sämtlich Daten in der Vorerfassung "übersteuern" die hinterlegten Daten auf dem Mitarbeiter/Stelle sowie im Firmenstamm.

 

 

Um einen neuen Mitarbeiter in die Vorerfassung einzufügen, klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Möchten Sie bei einer bereits vorerfassten Person eine weitere Lohnart vorerfassen, selektieren Sie den Mitarbeiter und fügen Sie für diesen über den Button "Für ausgewählte Person hinzufügen" eine neue Lohnart in die Vorerfassung ein. Der Button "Löschen" entfernt die entsprechende Vorerfassung wieder aus der Vorerfassungs-Tabelle.

 

Im unteren Bereich "Verteilung" können die einzelnen vorerfassten Lohnarten entsprechend manuell auf verschiedene Kostenstellen und Kontierungen aufgesplittet werden.

 

In der Lohnerstellung findet die eigentliche Lohnberechnung statt. Im oberen Teil des Bildschirmes finden Sie eine Personalübersicht, welche Ihnen den Berechnungsstatus anzeigt, im unteren Teil zeigt Ihnen Topal Payroll die jeweilige Lohnberechnung an. Die Anzeige kann wahlweise mit allen Lohnarten erfolgen (also inkl. Hilfslohnarten und AG-Beiträgen) oder aber "nur" die Lohnarten anzeigen, welche anschliessend auf dem Lohnblatt für den Mitarbeiter ersichtlich sind.

 

 

Die Buttons "Alle berechnen" bzw. "Alle löschen" berechnen bzw. löschen die Berechnungen sämtlicher Mitarbeiter in aktuellen Lohnlauf.
Die Buttons "Berechnen" bzw. "Löschen" berechnen bzw. löschen jeweils den selektierten Mitarbeiter.

Mit einem Doppelklick oder einem Klick auf "Person editieren" öffnen Sie direkt den Personalstamm des aktiven Mitarbeiters.

 

 

Im Zahlungsmanager bereiten Sie die Auszahlung der berechneten Löhne vor. Es wird pro Auszahlungskonto eine entsprechende Zahlungsdatei nach ISO 20022 (pain.001) generiert, welche Sie anschliessend zur Auszahlung der Löhne über das E-Banking-Portal Ihrer Bank hochladen (und allenfalls freigeben) können.

 

Dabei handelt es sich um einen Assistenten, der Sie Schritt für Schritt durch das Aufbereiten der Zahlungsdatei führt.

 

 

Der Menüpunkt "E-Mail-Versand" ist nur aktiv, wenn ein entsprechender E-Mail-Server unter den Optionen definiert ist.

 

Der Assistent führt Sie durch das Aufbereiten und den Versand der Lohnberechnungen per Mail. Gleichzeitig haben Sie hier die Möglichkeit, auch Lohnblätter zur drucken. Dies entweder nur für die Mitarbeiter welche das Lohnblatt nicht per Mail möchten oder aber auch direkt für alle berechneten Mitarbeiter.

 

Unter diesem Menü finden Sie sämtliche notwendigen Stammdaten zur Kontierung und Verbuchung der Löhne.

 

 

Wenn Sie in den Optionen eine Fibu-Verbindung zu Topal Finanz hinterlegt haben, können Sie hier die jeweiligen Konti und Kostenstellen entsprechend importieren. Falls nicht, müssen Sie hier manuell einmalig Ihren Kontenplan erfassen. Unter dem Menü "Lohnart" erfolgt die Kontierung der Lohnarten. Der Button "Kontieren" kontiert den aktuellen Lohnlauf. Wenn die Kontierung stimmt, können die Buchungen über den Button "Verbuchen und Fixieren" entsprechend in Topal Finanz übergeben werden.

 

 

Unter dem Menüpunkt "Lohnlauf fixieren" verstehen wir den Abschluss des aktuellen Lohnlaufes. Das heisst es wurden sämtliche notwendigen Lohnberechnungen durchgeführt, die Auszahlung aufbereitet und die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung vorgenommen.

 

Der Assistent führt Sie dabei durch die notwendigen Schritte bis hin zur Eröffnung einer neuen Lohnperiode. Diese können Sie, wenn bereits geplant entsprechend anwählen, oder aber direkt die nächste Lohnperiode eröffnen.

 

Nachdem in einem Monat sämtliche Lohnberechnungen erfolgt sind, dies können auch mehrere Lohnläufe innerhalb desselben Monats sein, können einige Lohndaten monatlich (z.B. die Quellensteuer) und andere Lohndeklarationen jährlich (z.B. die AHV-Lohndeklaration) an die entsprechenden Stellen übermittelt werden. Als Swissdec-Zertifiziertes Lohnprogramm bietet sich hier die elektronische Übermittlung via ELM (Einheitliches-Lohn-Meldeverfahren) an.

 

Der Ablauf ist so einfach wie möglich gehalten. Sie selektieren die gewünschte Übermittlung (Jahresmeldungen, EMA-Meldungen (Ein- und Austritte) oder die Quellensteuer). Danach klicken Sie an was genau Sie übermitteln möchten (Sozialversicherung bei Jahresmeldungen) bzw. den Monat für die Quellensteuer und Sie klicken auf "Übermitteln". Topal Payroll prüft nun im Hintergrund automatisch ob alle notwendigen Angaben vorhanden sind, erstellt anschliessend eine verschlüsselte XML-Datei und übermittelt diese an den Swissdec-Provider bzw. an den entsprechenden Datenempfänger.

 

Unter "Bestätigen" wird Ihnen der Status der Übermittlung angezeigt, bzw. ob Sie je nach Datenempfänger noch Freigaben tätigen müssen. Die jeweiligen Stati werden Ihnen normalerweise umgehend nach der Übermittlung "zurückgesandt".

 

Bei den Rückmeldungen werden entsprechende Rückmeldungen der Datenempfänger jeweils im Detail noch zusammengefasst.

 

Der Button "Speichern" hat zwei Funktionen. Normal mit "EIV" werden Ihnen die Übermittlungsdaten in eine XML-Datei abgespeichert. Wählen Sie den Button "Speichern" jedoch mit der gedrückten CTRL-Taste, speichert Ihnen Topal Payroll eine unverschlüsselte XML-Datei mit dem Inhalt der jeweilig angewählten Übermittlung.

Unter dem Menü "Auswertungen" können sämtliche Swissdec-Übermittlungen als übersichtliche Auswertungen angeschaut werden.
 

 

Im Menü "Daten löschen" können Sie auf einmal die Lohnberechnungen, die Vorerfassungen und Lohnblattbemerkungen löschen.
 

 

 

Unter dem Menü "Jahresabschluss" verbirgt sich ein Speziallohnlauf mit welchem man einmalig im vorgegangenen Jahr eine Lohnverarbeitung durchführen kann. Dies ist auch dann noch möglich, wenn im Folgejahr bereits Lohnläufe abgerechnet wurden. Bei diesem Lohnlauf erfolgt jedoch keine Fixierung und es werden keine Saldi ins neue Jahr vorgetragen. Jahresmeldungen müssen daher unter Umständen manuell nachgereicht werden und es können entsprechend Verzugszinsen anfallen.

 

Weitere Infos und die dazu notwendigen Vorgaben zum Speziallohnlauf "Jahresabschluss" finden Sie im entsprechenden Kapitel der Onlinehilfe.