Dans le cadre de la connexion des systèmes GED, Topal a défini deux workflows pour la comptabilité générale.
Processus standard
Dans un premier temps, les documents sont stockés dans la GED et les métadonnées sont remplies manuellement. Ensuite, à l'aide de la fonction [Obtenir une transaction GED], les transactions sont créées dans la comptabilité générale et le document est lié à la transaction.
Processus Late scanning
Dans un premier temps, les transactions (comptabilisations) sont saisies dans la comptabilité générale, puis les pièces sont liées via numérisation du QR-code.
Processus standard
Ce workflow permet aux clients de stocker les factures dans la GED dans un premier temps, d'y ajouter des métadonnées et de les lire dans Topal dans un second temps,
de créer et comptabiliser des transactions et de relier les documents aux écritures. Le graphique suivant illustre le processus du
Workflow dans la Comptabilité générale. Le graphique montre le processus standard d'enregistrement des documents dans le système de gestion des documents.
Le processus de stockage manuel convient principalement aux clients qui enregistrent un petit nombre de documents (tels que les factures).
Les étapes suivantes doivent être effectuées
Le client scanne ses factures et les stocke dans une boîte de réception. Dans ce contexte, la boîte de réception n'est qu'un répertoire sur votre ordinateur.
Dans le système GED, le client stocke les documents numérisés (factures) à l'endroit désiré et ajoute les métadonnées manuellement. Les paramètres à remplir, par ex. exercice, nom du créancier, date du document, montant, etc. peuvent être sélectionnés lors de la configuration du mandat.
Création de transactions et liaison de documents dans la comptabilité générale via [Obtenir une transaction GED]. La description de la fonction se trouve dans le chapitre Obtenir une transaction GED.
Figure 1 : Processus de synchronisation manuelle
Processus Late scanning
Le processus Late scannning (numérisation tardive) est un processus asynchrone dans lequel les transactions sont d'abord saisies dans la comptabilité générale de Topal. Dans une deuxième étape, les documents sont munis d'un QR-code et stockés dans la GED. La pièce est liée à la transaction de la comptabilité générale par une tâche de synchronisation automatisée.
Les étapes suivantes doivent être effectuées
Enregistrer les transactions de la comptabilité générale dans Topal
Les étiquettes QR-code sont imprimées et apposées sur les factures. Vous trouverez la description de l'impression des QR-codes au chapitre Impression QR-codes.
Numérisation et stockage du document dans une boîte de réception du système GED, où la boîte de réception n'est qu'un répertoire sur le serveur GED.
Via un logiciel de numérisation GED (Scanner QR-code), le QR-code est scanné, les métadonnées sont extraites et ajoutées au document dans la GED comme métadonnées.
Une tâche d'automatisation quotidienne relie les pièces aux transactions de la comptabilité générale.
Remarque :
Le traitement automatique nécessite que la reconnaissance du QR-code et la définition des métadonnées aient été paramétrées au préalable dans la GED.
