Le livre de caisse est en principe une fonction fiduciaire. Les fiduciaires peuvent l'utiliser pour importer et traiter les transactions du livre de caisse de leurs clients, qui n'ont pas de Topalino et ne font donc pas d'écritures directes sur le serveur du fiduciaire, sous forme de fichier Excel.
L'importation du livre de caisse fait partie des opérations de caisse [Comptabilité générale > Saisie en mode journal > Livre de caisse].
Figure 1 : Livre de caisse
La feuille Excel suivante sert de base à l'importation d'un livre de caisse. Une feuille Excel peut contenir un ou plusieurs onglets.
Figure 2 : Feuille Excel - Exemple
Procédure d'importation de votre livre de caisse (fichier Excel)
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Créez votre livre de caisse selon le modèle donné (Figure 1).
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Importation du Livre de caisse via le bouton
de menu [Livre de caisse] -
Les données importées s'affichent. Si les colonnes ne sont pas affichées correctement, veuillez
affecter les colonnes.
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Si aucune erreur ne s'affiche, vous pouvez créer les transactions à l'aide du bouton
[Suivant]. Les transactions sont créées et affichées avec une "icône verte".
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Finalisez le traitement avec le bouton
[Terminer].
Figure 3: Importation du livre de caisse
Si un livre de caisse est importé, Topal saute la première étape de l'affectation des colonnes et tente de reconnaître et d'affecter lui-même le type de colonne.
Si ces derniers ne sont pas reconnus correctement, vous pouvez utiliser le bouton [Retour] pour passer aux paramétres. L'affectation des colonnes peut se faire via un menu déroulant (Figure 4). Une fois l'affectation effectuée, vous pouvez utiliser le bouton [Suivant], pour revenir au dialogue principal. Les réglages effectués seront sauvegardés.
Un cas particulier est celui de la colonne du solde. Lors de l'importation, Topal valide le solde du compte avec la colonne solde importé du livre de caisse. Si cela ne correspond pas, un message d'erreur s'affiche. Si la colonne de solde ne vous intéresse pas, vous pouvez l'ignorer, en n'affectant pas de type de colonne à cette colonne. Dans ce cas, aucun message d'erreur n'est affiché.
Figure 4 : Colonnes - Paramètres
Remarques:
Double importation du livre de caisse
Si un livre de caisse est importé deux fois, Topal valide les écritures nouvellement lues avec les écritures existantes. S'elles existent déjà, elles seront marquées d'une "icône verte".
Compte avec code TVA
Une spécialité de la fonction de livre de caisse est l'attribution automatique des codes de TVA. Si vous oubliez les codes TVA lors de la création du fichier Excel du livre de caisse,
ces derniers peuvent être attribués automatiquement. Pour cela, le bouton [Affectation automatique de la TVA] est disponible. Si cette fonction est activée, le code TVA enregistré avec le compte
est lu et inséré directement. Si le fichier Excel doit être créé sans attribution automatique des codes TVA, cette fonction doit être désactivée.
Cette fonction peut être activée/désactivée lors de la lecture.
Édition des données dans le grid
Vous pouvez éditer les données directement dans le grid avant le traitement.
