Avec Topal et le module supplémentaire Topal Scan, vous travaillez exactement comme si vous gériez un nombre quelconque de factures sur votre lieu de travail. Topal Scan vous permet de numériser les factures électroniques des fournisseurs par OCR ou QR-code de créer directement des transactions avec les créanciers. Les transactions créées sont archivées et le document est lié à la transaction. Les documents archivés sont à votre disposition après le dépôt dans les archives à tout moment. Topal Scan permet le traitement des factures BVR et des factures QR.
Topal Scan supporte les formats de fichiers les plus courants :
Format fichier
Description
BMP
Windows bitmap
GIF
Graphics Interchange Format
JFIF
JPEG File Interchange Forma
JPEG
Joint Photographic Experts Group
PNG
Portable Network Graphics
TIF, TIFF
Tagged Image File Format
PDF
Portable Document Format
Exigences pour le scanner
Les documents qui ne sont pas disponibles sous forme électronique doivent être scannés avant d'être reconnus.
Si vous avez déjà un scanner en service dans votre entreprise, vérifiez s'il remplit les conditions suivantes et s'il peut être configuré en conséquence :
Enregistrer les documents dans le format de fichier image souhaité
Configuration d'une boîte de réception (Inbox) pour stocker les documents numérisés
Scan automatique recto verso
Stockage des factures de plusieurs pages dans un seul fichier
Fiabilité d'alimentation des formats spéciaux tels que les bulletins de versement
