Die Angabe der Kreditlimite dient lediglich zu Informationszwecken und wird nicht weiter ausgewertet.
Zahlungskondition
Fügen Sie hier die Zahlungskondition ein, welche in der Regel für diesen Kunden gilt. Wenn Sie für diesen Kunden eine Rechnung buchen, wird diese Einstellung als Vorgabe in die Buchung übernommen. Diese kann jedoch im Einzelfall geändert werden. Die Zahlungskonditionen werden in den Stammdaten definiert.
Freier Code
Frei verfügbares Feld als zusätzliches Selektionskriterium für Auswertungen.
Inaktiv
Existieren zu einem Kunden keine Geschäftsbeziehungen mehr, kann dieser mit dieser Checkbox als "Inaktiv" gekennzeichnet werden. Ist ein Debitor als "Inaktiv" markiert, wird dieser in der Liste der Kreditoren des Buchungsfensters nicht mehr erscheinen.
Keine MWST - Vorgabe
Nicht im Zahlungslauf berücksichtigen
Erfasste Kreditorenrechnungen die für eine Zahlung vorgesehen sind, können mittels dieser Checkbox verhindert werden. Diese Funktion erlaubt Ihnen Rechnungen eines bestimmten Kreditoren zurück zu halten, wenn dessen Lieferqualität mangelhaft ist. Aus diesem Grund im Bereich der Kreditoren Adressen eine zusätzliche Funktion eingebunden, die es dem Benutzer erlaubt Kreditorenrechnungen zu stoppen (Nicht im Zahlungslauf berücksichtigen).
MWST - Nr.
Mehrwertsteuer Nummer
Unsere Kundennummer
Feld für die Kundennummer, unter der die eigene Firma beim Lieferanten geführt wird.
Gegenkonto
Beim Bebuchen eines Kreditoren Personenkontos schlägt Topal automatisch das hier gespeicherte Konto als Ertragskonto der Gegenbuchungen vor. Bei Kunden, die regelmässig Produkte bzw. Produkte aus einem Produktbereich bestellen, wird bereits das richtige Ertragskonto vorgegeben. Mit dem Button [Gegenkonto] lässt sich die Kontenliste aufrufen, um ein entsprechendes Konto zu konfigurieren. Nach der Auswahl eines Kontos wird die sowohl die Kontobezeichnung wie auch der Saldo des Kontos angezeigt.
Kreditoren Kontaktperson
Die Angabe der Kreditoren Kontaktpersonen dienen der Erfassung von weiteren Personen die bei der Korrespondenz für Bestellungen Verwendung finden.
Kontakt Informationen
In diesem Bereich können Sie weitere Informationen Telefon- oder Fax Nummern, wie auch Mail oder Web Addressen eines Kunden oder Lieferanten hinterlegen.
Briefanrede
Die in den Zahlungsavis verwendete Anrede.
Drucken
Bei der Verwendung des Buttons [Drucken] wird ein Kontoauszug des aktuellen Kreditoren Personenkontos ausgedruckt. Der Button ist nur dann aktiv, wenn Buchungen auf diesem Konto existieren.
Transaktionsmethoden
Die Transaktionsmethode subsummiert verschiedene zentrale Funktionen eines Kreditoren Personenkontos. Sie enthält einerseits die Information der Zahlungsart, klärt also die Frage, wie die Überweisung an den Lieferanten erfolgt. Sie bestimmt im weiteren, welches Kreditoren Sammelkonto parallel mit dem Personenkonto angesprochen werden soll. Es können mehrere Transaktionsmethoden pro Kunde erfasst werden. Sobald eine Adresse als Kreditor definiert worden ist, gibt Topal bereits eine Transaktionsmethode mit dem jeweils zuletzt verwendeten "Standard Kreditoren Sammelkonto" vor. Sie haben die Möglichkeit die Infomationen zu ergänzen resp. zu ändern. Um eine neue Transaktionsmethode zu erfassen, geben Sie Ihre Daten direkt im Feld "neuer Datensatz erfassen" ein. Abschliessend speichern Sie die neue Transaktionsmethode mit der [ENTER] Taste. Ein wichtiger Bestandteil der Transaktionsmethoden ist die ES-Suchnummer. Sie ermöglicht, den Kreditor beim Einlesen eines Einzahlungsscheines zu identifizieren, damit die Rechnung automatisch verbucht werden kann. Wenn Sie sich im Bereich der Personenkonten befinden und das Register "Kreditor" im Vordergrund liegt, kann eine Transaktionsmethoden auch automatisch erstellt werden, wenn Sie einen Einzahlungsschein einlesen.
Transaktionsmethoden
Eine Transaktionsmethode setzt sich aus folgenden Bausteinen zusammen:
Feld
Beschreibung
Name
Wählen Sie ein kurzes, prägnantes Kürzel für die Transaktionsmethode. Der Name der jeweils gültigen Transaktionsmethode wird auch im Buchungsfenster beim Buchen einer Kreditorenrechnung angezeigt.
S-Konto (Sammelkonto)
Auf diesem Konto werden die Buchungen auf dem aktuellen Personenkonto in der Finanzbuchhaltung zusammengefasst. Die einzelnen Kreditorenkonten sind Unterkonten des Sammelkontos. Der Saldo der einzelnen Kreditorenkonti wird durch das Sammelkonto in den Auswertungen der Finanzbuchhaltung repräsentiert. In der Buchungsliste des Hauptbuchs ist bei Kreditoren Buchungen entsprechend das Sammelkonto anstelle des Personenkontos dargestellt. Das jeweils zuletzt verwendete Kreditoren Sammelkonto wird bereits automatisch vorgegeben. Dies ist notwendig, da ein Kreditor ohne gültiges Sammelkonto nicht gespeichert werden kann. Ist das Eingabefeld für das Sammelkonto aktiviert, wird ein Button angezeigt mit dem sich die Kontoliste anzeigen lässt. Das öffnen der Kontoliste erreichen Sie auch durch drücken der [F5] Taste. Sie haben so die Möglichkeit ein entsprechendes Debitorenkonto auszuwählen und zu übernehmen. Für die Zahlung von Lieferantenrechnungen in Fremdwährungen benötigen Sie Kreditoren Sammelkonten in den entsprechenden Währungen. Sie definieren danach Transaktionsmethoden, deren Zahlungsart entweder "Fremdwährung" oder "IBAN" ist. Ordnen Sie diesen ein entsprechendes Fremdwährungs Sammelkonto zu.
Währung
Der Währungscode wird durch die Währung des Sammelkontos bestimmt und kann hier nicht angepasst werden. Wollen Sie Lieferantenrechnungen für einen ausländischen Kunden in dessen Landeswährung erfassen, ist eine Transaktionsmethode mit einem Kreditoren Sammelkonto in der entsprechenden Währung zu erfassen und zu verknüpft.
Zahlungsart
Dieses Listenfeld enthält die möglichen Varianten, bei der Abwicklung der Zahlung an einen Lieferanten. In der Regel erfolgt die Zahlung an einen Lieferanten immer in derselben Weise, dann benötigen Sie nur eine Transaktionsmethode mit der entsprechenden Zahlungsart.
Erhalten Sie vom Rechnungssteller (Lieferant) Rechnungen mit Einzahlungsschein und Referenznummer oder rote Einzahlungsscheine, legen Sie hier die entsprechenden Transaktionsmethoden an, wobei sie die häufigere als Vorgabe definieren. Je nach Zahlungsart sind unterschiedliche Informationen zur Definition der Transaktionsmethode erforderlich. Diese sind in Tabelle 1 ersichtlich.
PC/Bank-Kontonummer
Feld für die Post- oder Bank Kontonummer des Lieferanten. Dieses Feld muss bei allen Zahlungsarten, bei denen eine Überweisung auf ein Konto stattfindet, ausgefüllt werden.
Bank-CL
Bei der Zahlungsart "Roter Einzahlungsschein Bank", "Fremdwährung" und "IBAN" tragen Sie hier die Clearingnummer der Bank des Empfängers ein. Ansonsten bleibt das Feld leer.
Interne Bank
Geben Sie hier dasjenige Ihrer eigenen Bankkonten an, von dem Sie die Rechnungen dieses Lieferanten in der Regel bezahlen. Alle fälligen Rechnungen, die von der gleichen Bank begleichen werden sollen, kann Topal zu einem Zahlungsvorschlag zusammenfassen. Die Information der internen Bank wird in jede Rechnung, für die diese Transaktionsmethode gilt, übernommen. Selbstverständlich können Sie sich später jederzeit frei entscheiden, von welchem Konto die Rechnung nun überwiesen werden soll. Die internen Banken definieren Sie in den Stammdaten.
ES-Suchnummer
Die ES-Suchnummer ist Teil der OCR-Zeile auf den Einzahlungsscheinen. Anhand von dieser Information kann das Programm beim Einlesen der Codierzeile mit dem OCR-Belegleser automatisch den richtigen Lieferanten in die Buchung übernehmen.
Vorgabe
Die als Vorgabe definierte Transaktionsmethode wird standardmässig beim Einbuchen einer neuen Kreditorenrechnung ins Buchungsfenster übernommen, sie kann jedoch in der Buchung anschliessend beliebig gewechselt werden.
Zahlungsart
Zahlungsart
Beschreibung
ESR(Einzahlungsschein mit Referenznummer)
Teilnehmernummer des Lieferanten im Feld ES Such-Nr. sowie Postkontonummer des Lieferanten oder der Bank des Lieferanten.
Roter ES Bank
Bank-Kontonummer des Empfängers im nebenstehenden Feld sowie die Clearingnummer seiner Bank im Feld Bank CL.
Roter ES Post
Postcheck-Kontonummer des Empfängers im nebenstehen Feld.
Roter ES Treuhand:
Kontonummer des Empfängers im Feld für die Kontoverbindung sowie Postcheckkontonummer der Kreditanstalt des Empfängers im Feld Bank CL.
Manuell
Für den Fall, dass Rechnungen nicht in die Zahlungsvorschläge von Topal aufgenommen werden sollen, weil beispielsweise der Lieferant den Betrag per Lastschrift einziehen wird, wählen Sie beim buchen dieser Rechnungen eine Transaktionsmethode mit Zahlungsart "manuell".
Postmandat
Keine Angaben notwendig.
Fremdwährung
Diese Einstellung benötigen Sie bei ausländischen Lieferanten, deren Internationale Bankkontonummer Ihnen nicht bekannt ist. Speichern Sie dann seine Kontonummer sowie die Identifikationsnummer der Bank des Empfängers im Feld Bank-CL. Möchten Sie Überweisungen in der Leitwährung an eine ausländische Bank ausführen, erstellen Sie eine Transaktionsmethode mit Zahlungsart "Fremdwährung" bzw. "IBAN" und einem Sammelkonto in der Leitwährung.
IBAN
Mittlerweile hat sich im internationalen Zahlungsverkehr die IBAN (International Bankaccount Number) durchgesetzt, die schnelle, kostengünstige Transaktionen ermöglicht. Bei dieser Zahlungsart geben Sie diese Nummer im Feld für die Kontoverbindung ein. Obwohl die IBAN Bank und Kontonummer des Empfängers eindeutig identifiziert, akzeptieren viele Banken Zahlungsaufträge mit IBAN nur dann, wenn auch der SWIFT-Code der jeweiligen Bank übermittelt wird, deshalb muss auch bei der Zahlungsart IBAN das Feld Bank-Clearing ausgefüllt sein. Achten Sie deshalb darauf, dass der SWIFT-Code der Bank eines ausländischen Zahlungsempfängers im Bankenstamm eingetragen ist.
