Die wichtigsten Auswertungen der Buchhaltung finden Sie selbstverständlich unter den Reports des Hauptbuchs:
Bilanzen und Erfolgsrechnungen wahlweise mit Vorjahresvergleich und Budget, Buchungsjournal, Eröffnungsbilanz, Kontoblätter, Kostenstellen-Auszüge, MWST-Abrechnung,
Betriebsabrechnungsbogen und Saldoliste.
Abbildung 1: Reports - des Hauptbuches
Report Optionen
Jede Auswertung verfügt über Report - Optionen, die Sie aus dem Kontext Menü eines jeden Reportsymbols aufrufen können. In den Optionen finden Sie die wichtigsten Filterkriterien,
um die Auswahl der Buchungen für den Report einzuschränken, wie beispielsweise die Datumsperiode, sowie diverse Einstellungen zur Darstellung.
Die Reports des Hauptbuchs lassen sich mit dem gleichen Filter verknüpfen, welcher Ihnen auch in der Buchungsliste zur Verfügung steht, indem Sie auf den Button Filter in der Kopfleiste
des Programms klicken. Damit lässt sich die Auswahl der Buchungen äusserst differenziert eingrenzen. Es ist beispielsweise möglich, nur diejenigen Buchungen auszuwerten, die Sie mit einem
bestimmten Belegart-Kürzel markiert haben, weil sie ein bestimmtes Projekt betreffen, für das Sie Abrechnungen erstellen müssen. Auch für die Fehlersuche kann die Möglichkeit, Buchungslisten
und Kontoauszüge nach Text, Beträgen oder Änderungsdatum der Buchung zu sortieren, sehr hilfreich sein.
Verknüpfen von Dokumenten
Topal stellt Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, Dokumente mit einer Transaktion zu verknüpfen. Öffnen Sie hierfür eine neue Transaktion via [Hauptbuch | Neue Buchung] Im Menü finden Sie
ein Dropdown [Archiv]. Im Dropdown finden Sie die folgenden Menüpunkte:
-
Dokument verknüpfen: Verwenden Sie diesen Menüpunkt, um ein Dokumente mit Ihrer Transaktion zu verknüpfen.
-
Öffnen eines verknüpften Dokuments: Öffnet ein verknüpftes Dokument
-
Löschen des verknüpften Dokuments: Löscht ein verknüpftes Dokument
Die Verknüpfung von Dokumenten mit Transaktionen stehen in enger Beziehung mit Ihrem Archiv System (Ablagesystem). Haben Sie Topal_Archiv im Einsatz, werden die Dokumente auf Ihrem
Filesystem abgelegt. Verwenden Sie aber ein DMS System, werden die Dokumente dort abgelegt. Es gibt verschiedene Vorgehensweisen ein Dokument abzulegen.
Beispiele 1: Bei Verwendung von Topal_Archiv
In diesem Fall verwenden Sie den Menüpunkt [Dokument verknüpfen]. Sie haben somit die Möglichkeit ein Dokument auf Ihrem Filesystem zu suchen und zu verknüpfen.
Dieses Dokument wird danach im Topal Archiv abgelegt.
Beispiele 2: Bei Verwendung eines DMS Systems
In diesem Fall stehen Ihnen zwei Vorgehensweisen zur Verfügung.
Fall 1:
Sie haben ein Dokument, welches auf Ihrem Filesystem liegt. Dieses wollen Sie mit einer Transaktion verküpfen und in Ihrem DMS ablegen. In diesem Fall verwenden Sie den
Menüpunkt [Dokument verknüpfen | Dokument von Filesystem verknüpfen] Sie haben somit die Möglichkeit ein Dokument auf Ihrem Filesystem zu suchen und zu verknüpfen.
Dieses Dokument wird danach in Ihrem DMS abgelegt.
Fall 2:
Sie haben ein Dokument, welches bereits in Ihrem DMS System liegt. Dieses wollen Sie mit einer Transaktion verküpfen. In diesem Fall verwenden Sie den Menüpunkt
[Dokument verknüpfen | Dokument aus DMS verknüpfen]. Topal öffnet einen Dialog der die Dokumente aus Ihrem DMS System in einem Grid anzeigt. Sie haben die Möglichkeit
die Dokumentensuche über die Filterfunktion einzuschränken.
Die Filterfunktion beim suchen von Dokumenten erlaubt Ihnen das selektieren von Basisparametern wie z.B. Geschäftsjahr, Dokumentname. Wählen Sie den logischen Vergleichsparameter
(gleich, grösser gleich oder kleiner gleich).
sowie die Wertigkeit nach der Sie vergleichen wollen z.B. 2015, Dokument001 etc. Entsprechend werden Ihnen nur die Dokumente angezeigt die den Kriterien entsprechen. Fügen Sie das
Dokument durch drücken des Buttons Transaktion verknüpfen im Grid. Das Dokument wird nun direkt mit Ihrer Transaktion verknüpft.
Abbildung 2: Einfachbuchung - Dokument aus DMS verknüpfen
