Filterfunktionen
Topal Finanzbuchhaltung verwendet in diversen Bereichen der Applikation Gridfunktionen zur Visualisierung der Informationen bereit. Damit Informationen
schnellst möglich gefunden werden können, werden Filterfunktionen bereitgestellt. Grundsätzlich stehen Ihnen zwei Arten, Grid-, Globale Filterfunktionen
zur Verfügung.
Kapitel Referenzen
Filterfunktionen dient dazu, eine Ergebnisliste anhand verschiedener Kriterien schrittweise einzuschränken und darzustellen. Filterfunktionen sind
abhängig vom Spaltetyp und stellen basierend auf der Art des Filters die notwendigen Selektionskriterien zur Verfügung. Jede Gridkomponente in
Topal verfügt über eine Filterzeile (siehe Abbildung 1). Jede im Grid enthaltene Spalte verfügt über einen individuellen Filer
abhängig vom Spaltetyp und stellen basierend auf der Art des Filters die notwendigen Selektionskriterien zur Verfügung. Jede Gridkomponente in
Topal verfügt über eine Filterzeile (siehe Abbildung 1). Jede im Grid enthaltene Spalte verfügt über einen individuellen Filer
und erlaubt eine direkt Eingabe via Textfeld (z.B 2000) oder via Filterdialog [...]. Selektionskriterien die im Filterdialog einzustellen sind, lassen sich aber auch
über eine Zeichenfolge definieren. Die Selektionskriterien sind Spaltenabhängig.
über eine Zeichenfolge definieren. Die Selektionskriterien sind Spaltenabhängig.
Über die Filterleiste des Arbeitsbereich's lassen sich weitere Filter definieren. Diese sind temporär, können jedoch als neuen Filter abgespeichert werden. Filterkriterien werden
direkt im jeweiligen Feld erfasst. Alternativ kann die Filterdefinition aufgerufen werden. Darin stehen Joker zur Verfügung, welche datumsunabhängige Filter definieren lassen,
wie z.B. Letzter Tag des Vormonats (Filterparameter (Joker)).
direkt im jeweiligen Feld erfasst. Alternativ kann die Filterdefinition aufgerufen werden. Darin stehen Joker zur Verfügung, welche datumsunabhängige Filter definieren lassen,
wie z.B. Letzter Tag des Vormonats (Filterparameter (Joker)).
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Eingabeparameter
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Funktion
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=>
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grösser gleich
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=<
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kleiner gleich
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!
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ausschliessen (Datensätze, die nicht der Eingabe entsprechen)
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|
:
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von / bis (z.B nur Rechnungsnummer "von / bis" 1000 : 2000)
|
Abbildung 1: Filterfunktionen
Je nach Spalte können weitere Filterparameter (Joker) verwendet werden. Stehen spezielle Filterkriterien bereit, können diese via [.] im entsprechenden
Filterdialog aufgerufen werden. Diese lassen sich aber auch manuell im editierbaren Filterfeld des Grid einfügen.
Filterdialog aufgerufen werden. Diese lassen sich aber auch manuell im editierbaren Filterfeld des Grid einfügen.
Abbildung 2: Filterparameter
Abbildung 3: Filterparameter (Joker)
Eine sehr komfortable Suchfunktion für Abfragen, in denen mehrere Suchbegriffe gleichzeitig zusammenwirken sollen, bietet der Filter, den Sie aus der Kopfleiste des Programms aufrufen
können. Damit lassen sich Abfragen, die Sie häufig benötigen, unter einer von Ihnen gewählten Bezeichnung speichern.
Abbildung 4: Globale Filterfunktion
Den globalen Filter finden Sie in der Menüleiste via Button [Filter].
Der Filterdialog stellt Ihnen alle Bestandteile einer Buchung als Suchkriterien zur Verfügung stehen. Sofern Sie noch keine weiteren Filter gespeichert haben, ist hier
der Standardfilter "Letzte Buchungen" ersichtlich, welcher die jeweils 100 zuletzt bearbeiteten Buchungen anzeigt. Um selbst einen Filter zu definieren, wählen Sie aus dem Listenfeld
Ansicht die Einstellung "Temporär". Dann wird der Befehl Speichern sowie die Felder Name und Beschreibung zugänglich. Wenn Sie den Filter nur einmal verwenden möchten, lassen
Sie diese Felder leer. Ansonsten geben Sie hier eine passende Bezeichnung ein, definieren die Suchkriterien und klicken abschliessend auf den Speichern-Button, damit die Suche
ausgeführt und die gewünschten Buchungen in die Liste geladen werden.
Filtertypen
Sie können verschiedene "Typen" von Abfragen vornehmen. Sie haben die Möglichkeit nach einzelnen, eindeutigen Werten oder nach Wertebereichen (tiefst-, höchst Wert)
einzugrenzen. In der Regel erkennt die Applikationselbständig, welchen Filtertyp Sie wünschen.
Wenn Sie eine Kontonummer im Feld "von" des Konto - Suchkriteriums eingeben, detektiert Topal den Typ automatisch und setzt diesen auf "einzeln". Geben Sie danach im
Feld "bis" eine Kontonummer ein, wechselt der Typ auf "von/bis". Die Kriterien lassen sich aber auch manuell anpassen.
Wenn Sie eine Kontonummer im Feld "von" des Konto - Suchkriteriums eingeben, detektiert Topal den Typ automatisch und setzt diesen auf "einzeln". Geben Sie danach im
Feld "bis" eine Kontonummer ein, wechselt der Typ auf "von/bis". Die Kriterien lassen sich aber auch manuell anpassen.
Die Filtermöglichkeiten sind übersichtlich in mehrere Register gegliedert:
Register "Allgemein"
Hier können Sie nach den Basisdaten einer Buchung wie Belegnummer, Datum, Konto und Gegenkonto suchen. Eine interessante Möglichkeit bei der Fehlersuche ist auch, den Zeitraum
einzugrenzen, in dem man Buchungen geändert hat. Darüber hinaus können Sie Filter setzen, die Buchungen, in denen Kostenstellen oder Steuerschlüssel verwendet wurden, entweder
einschliessen, ausschliessen oder separat selektieren.
Register "Nebenbücher"
Im Hauptbuch werden grundsätzlich alle Buchungen angezeigt, während in den Bereichen für die Debitoren und Kreditoren nur die Buchungen der jeweiligen Nebenbücher erscheinen.
Aber auch die Liste des Hauptbuchs lässt sich durch einen Filter auf die Debitoren- oder Kreditorenbuchungen beschränken. Ausserdem können Sie in diesem Register die Auswahl der
Buchungen durch die Angabe eines Rechnungs- und/oder Personenkontonummernbereichs eingrenzen.
Register "Betrag"
In einer Buchung werden unter Umständen eine ganze Reihe von Beträgen abgespeichert, die sich mit den differenzierten Suchfunktionen in diesem Register gezielt auffinden lassen.
Hier kann nach dem Bruttobetrag - in der Regel der Buchungsbetrag - dem Nettobetrag und dem Steuerbetrag gesucht werden. Auch die Fremdwährungswerte stehen als Suchkriterien
zur Verfügung.
Register "Text"
Oft ist es praktisch, alle Buchungen zu laden, in denen ein bestimmter Buchungstext vorkommt. Neben dem Textfeld stehen in diesem Register auch die Felder Belegart und das für
beliebige Sortierkriterien nutzbare Feld Frei zur Verfügung.
Register "andere Filter"
Die weniger häufig für Filter benötigten Angaben einer Buchung wie Steuerschlüssel, Währung oder Kostenstellen sind in diesem Register zusammengefasst. Für Debitoren- und
Kreditorenrechnungen ist interessant, dass Sie hier nach Adressname und Rechnungsdatum suchen können. Wenn Sie Topal im Netzwerk einsetzen und mehrere Benutzer mit dem
Programm arbeiten, bietet das Register
auch die Möglichkeit, sich alle Buchungen, die ein bestimmter Benutzer bearbeitet hat, anzeigen zu lassen.
Register "Spalten/Sortierung"
Mit diesen Registern definieren Sie die Anzahl der dargestellten Spalten in der Buchungsliste des Hauptbuchs. Jede der Spalten kann als Vorgabe-Sortierkriterium der Liste gelten,
entweder aufsteigend oder absteigend definiert. Direkt in der Liste können Sie auch das Kontext Menü der Spaltentitel verwenden, um die Sortierordnung zu ändern oder einzelne
Spalten ein- und auszublenden.