Feldbeschreibungen Kreditoren - Zahlung

Im folgenden finden Sie eine Beschreibung der der einzelnen Felder.

Kapitel Referenzen

Abbildung 1: Dialog Kreditoren - Zahlungen

Die Felder Beleggruppe, Nummer und Datum verhalten sich so, wie bereits beim Eingabemodus Einfachbuchung erläutert.

Konto	Geben Sie hier die Nummer des Geldkontos an, von dem der Rechnungsbetrag abgebucht wurde. Mit dem Button Konto gelangen Sie in eine Liste der Geldkonten.
Kreditoren	Wie auch beim Einbuchen von Kreditorenrechnungen können Sie hier alternativ die Personenkontonummer oder den Kurznamen des Lieferanten eingeben, um den gewünschten Kreditor aufzurufen. Haben Sie weder Kurzname noch Nummer im Kopf, klicken Sie auf den Button Kreditor, damit Sie in der folgenden Liste den Lieferanten bequem suchen können. Mit dem Lieferanten werden auch alle dessen unbezahlte Rechnungen in das Fenster übernommen.
Gesamtzahlbetrag / Total / Diff	In der Regel kann das Feld Zahlbetrag leer bleiben, nämlich immer dann, wenn der an den Lieferanten überwiesene Betrag mit dem Rechnungsbetrag (gegebenenfalls abzüglich Skonto) übereinstimmt. In diesem Fall reicht es aus, wenn Sie in der Liste die bezahlte Rechnung auswählen, so dass die Rechnungssumme in das Feld Total übernommen wird (bzw. wenn mehrere Rechnungen mit einer Überweisung bezahlt wurden, die Summe von mehreren ausgewählten Rechnungen). Der im Feld Total angezeigte Wert gilt dann als Buchungsbetrag. Weicht der überwiesene Betrag jedoch vom Rechnungstotal ab, beispielsweise bei einer Abschlagszahlung, tragen Sie die tatsächlich abgebuchte Summe im Feld Zahlbetrag ein und markieren anschliessend in der Liste die Rechnung bzw. mehrere Rechnungen, auf die sich die Zahlung bezieht. Die Differenz zwischen Total und Zahlbetrag erscheint daraufhin im Feld Diff. im oberen Bereich des Fensters. Falls es sich nur um eine kleine Differenz handelt, die gleich verbucht werden soll, beispielsweise ein nachträglich mit dem Lieferanten vereinbarter Rabatt, können Sie den Differenzbetrag nun in das Feld Minderung unten im Fenster übernehmen und ein Konto für dessen Verbuchung angeben (siehe Abbildung 1).
Liste der offenen Rechnungen	Hier erscheinen alle offenen Rechnungen des angegebenen Kreditors. Sie sehen in der Liste auf einen Blick das Fälligkeitsdatum der Rechnung, die Rechnungssumme, den aktuellen Saldo des offenen Postens und den noch zu bezahlenden Betrag ebenso wie allfällige Skonto- und Minderungsbeträge. Bei den bezahlten Rechnungen aktivieren Sie die Checkbox in der ersten Spalte der Liste. Deren Rechnungssumme wird automatisch in das Feld Total übernommen und als Buchungsbetrag vorgeschlagen (siehe oben). Falls Ihnen in der Liste der offenen Rechnungen ein Fehler auffällt, können Sie einzelne Rechnungen ohne Umweg nachträglich bearbeiten: Wählen Sie die entsprechende Position in der Liste aus, öffnen Sie das Kontext Menü, und wählen Sie dort den Befehl Rechnung bearbeiten. Um die Liste anzupassen, also Spalten ein- bzw. auszublenden oder die Sortierordnung zu ändern, stehen Ihnen die Befehle aus dem Menü der rechten Maustaste zur Verfügung. Die Felder im Bereich "Rechnungsdetails" unterhalb der Liste beziehen sich jeweils auf die in der Liste markierte Zeile. Sie werden erst zugänglich, wenn es sich bei der ausgewählten Position um eine der bezahlten Rechnungen handelt, wenn also die Checkbox am Anfang der Zeile aktiviert ist.
Wechselkurs	Dieses Feld ist relevant, wenn eine Rechnung in einer Fremdwährung ausgestellt wurde. Erfolgt die Zahlung einer Fremdwährungsrechnung von einem Konto, das ebenfalls in dieser Währung geführt wird, entstehen keine Differenzen. Überweisen Sie jedoch beispielsweise eine Euro-Rechnung von einem Franken-Konto, wird der vom Bankkonto abgebuchte Betrag vermutlich von dem Franken-Betrag des offenen Postens abweichen. Der Leitwährungsbetrag der Kreditorenrechnung wurde ja beim Einbuchen des offenen Postens aufgrund des in Topal gespeicherten Wechselkurses Franken/Euro automatisch berechnet. Bei der Überweisung gilt hingegen der Tageskurs der Bank. Die entstehende Kursdifferenz zwischen Zahlungsbetrag und Rechnungsbetrag des Offenen Postens wird von Topal automatisch auf das bei der Währung in den Stammdaten gespeicherte Differenzkonto weggebucht.
Zu zahlen	Diese Funktion benötigen Sie im Fall von Teilzahlungen. Wenn Sie beispielsweise mit einem Lieferanten abgesprochen haben, dass eine Rechnung in mehreren Raten beglichen werden kann, tragen Sie hier den jeweils zu leistenden Abschlag ein. Der ursprüngliche offene Posten wird dadurch nicht geändert, es geht hier nur um den gegenwärtig zu zahlenden Betrag. Auch wenn Abschläge auf mehrere Rechnungen geleistet werden, gehen Sie entsprechend vor: Sie markieren der Reihe nach die Rechnungen in der Liste und ändern jeweils den zu zahlenden Betrag. Das Programm übernimmt die sich daraus ergebende Summe in das Feld Zahlbetrag als Buchungsbetrag.
Text	Dieser Text gehört zu der Buchung, die gerade in der Liste markiert ist, und als bezahlt verbucht wird. In der Regel möchte man bei einer Zahlungsbuchung nur die Rechnungsnummer und/oder den Kurznamen des Lieferanten angeben. Damit Sie diese Informationen nicht jedes Mal von Hand eintippen müssen, bietet Topal die Funktion Automatiktexte, die Sie aus dem Menü Optionen in der Kopfleiste des Buchungsfensters aufrufen können. Der Buchungstext der ersten Buchung an das Geldkonto wird grundsätzlich automatisch anhand Ihrer Angaben bei den automatik-Texten im Register Man. Zahlung erstellt. Der Text zu den einzelnen Rechnungen kann in diesem Feld manuell ergänzt werden.
Skonto	Bei Rechnungen, die innerhalb der Skontofrist (gegebenenfalls zuzüglich der Toleranztage) als bezahlt verbucht werden, bereinigt das Programm das Rechnungstotal um den Skontobetrag und bereitet dessen korrekte Verbuchung vor. Dazu wird der Skontobetrag in diesem Feld eingesetzt. Bei Bedarf können Sie im nebenstehenden Feld das Konto für die Skontoverbuchung ändern. Falls nachträglich ausserhalb des zulässigen Zeitraums dennoch Skonto abgezogen wurde, so dass diese Automatik nicht greift, geben Sie einen um den Skontobetrag korrigierten Zahlbetrag an und tragen den Skontobetrag manuell in dieses Feld ein.
Minderung	Kleinere Preisnachlässe lassen sich mit der Funktion der Minderungen automatisch verbuchen. Solche Differenzen, deren Höhe sich beispielsweise an der Differenz aus dem Zahlbetrag und dem Total der ausgewählten Rechnungen ablesen lassen, können Sie in das Feld Minderung übertragen und auf dem nebenstehenden Konto verbuchen lassen.
Toleranztage	Da es Lieferanten in der Regel tolerieren, wenn man die Skontofrist um ein paar Tage überzieht, können Sie hier die Anzahl Tage eingeben, um die das Programm den Zeitraum, in dem automatisch Skonto abgezogen wird, generell verlängern soll.
Skonto-, Minderungs - Konto	Auf diesen Konten werden die Skontoabzüge der bezahlten Rechnungen bzw. die Preisnachlässe, die sich ergeben, verbucht. Nachdem Sie hier einmal ein Konto eingegeben haben, wird es für die nachfolgenden Buchungen vorgeschlagen, bis Sie es wieder ändern. Damit nach dem Einrichten eines neuen Mandanten bereits Skonto- und Minderungskonten vorhanden sind, können Sie diese Vorgabe-Konten auch in den Standardvorgaben festlegen. Dazu wählen Sie den Befehl Standardvorgaben aus dem Menü Mandant links oben in der Kopfleiste.