GED Factures créanciers
Avec la connexion Topal Scan - GED, Topal offre la possibilité de traiter automatiquement les factures créanciers qui sont stockées dans votre GED.
Les documents peuvent être chargés à partir de votre DMS, scannés et traités directement.
Références de chapitre
Thématiquement, la fonction GED Scan est attribuée aux créanciers. Si vous avez configuré un mandat pour le GED Scan (Topal Scan) avec un profil GED,
l'élément de menu [Obtenir des factures GED] (figure 1) est disponible dans la ligne d'en-tête du module [Créanciers] :
Figure 1: L'élément de menu "Obtenir des factures GED"
La sélection de l'élément de menu [Obtenir des factures GED] ouvre le dialogue suivant (Figure 2). En plus des nouveaux éléments de menu, ce dialogue est présenté en deux parties. Sur le côté gauche sont affichés les fichiers qui se trouvent dans la GED pour traitement. sur le côté droit du dialogue, se trouve un aperçu du document sélectionné. Pour les documents de plusieurs pages, vous pouvez faire défiler le document dans la fenêtre de prévisualisation à l'aide de la touche fléchée.
Figure 2: Obtenir des factures GED - Aperçu des fichiers
Icônes et leur fonction
Les icônes et leur fonction sont décrites ci-dessous.
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Icon
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Description
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En cours de traitement
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Informations manquantes - déplacez le pointeur de votre souris sur l'icône pour plus d'informations
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Déplacez le pointeur de la souris sur l'icône pour afficher les informations contenues dans le document lu. L'information est disponible après un scan initial
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Créer une transaction ou lancer le scan et créer une transaction
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Statut terminé
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Aucune information n'a pu être reconnue (p.ex. numéro BVR)
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Topal Scan remplace la fonction de votre lecteur de documents pour les bulletins de paiement BVR et QR-code. Pour les factures BVR, votre document est contrôlé par reconnaissance OCR quant à la présence d'une ligne de code. La ligne de code est scannée et affichée en conséquence. Pour les QR-factures, un scanner QR-code est utilisé. Celui-ci scanne le code QR et affiche les informations lues dans le grid.
En ouvrant le dialogue, tous les documents qui se trouvent dans la GED et qui n'ont pas encore été traités sont affichés.
Figure 3: Vérifier les factures GED - Navigation de menu
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Fonction
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Description
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Démarrer
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Le bouton [Démarrer] lance la reconnaissance OCR ou la numérisation du code QR des documents
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Rafraîchir
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Le bouton [Rafraîchir] relis les documents de la GED.
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Options
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Différentes options peuvent être sélectionnées via [Options].
[Afficher le texte supplémentaire, afficher les filtres GED, voir tous les documents client, activer le scan des documents].
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Créer facture
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Le bouton [Créer facture] permet de lancer un processus batch (par lots) qui "crée des transactions" une par une, à partir de tous les documents numérisés.
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La reconnaissance des factures (Figure 4) est lancée en appuyant sur le bouton [Démarrer]. Les différents factures sont contrôlées pour vérifier la présence d'une ligne de code ou d'un code QR dans le bulletin de versement. Vous avez également la possibilité de scanner et de traiter directement les factures individuelles. Pour cela, il suffit de sélectionner l'[icône verte] avec la flèche. Les documents qui sont en cours de numérisation sont affichés avec une " icône verte - en cours de traitement ". Lorsque le processus de numérisation est terminé, une icône "verte" avec une flèche s'affiche à nouveau.
Les factures pour lesquelles toutes les informations sont disponibles sont affichées dans la colonne Statut avec une icône "verte" cochée, tandis que les factures avec l'information manquante "jaune". Les factures qui n'ont ni ligne de référence ni code QR sont affichées avec une icône "Erreur" dans le Statut identifié. Toutefois, ces derniers peuvent toujours être traités. Dans ces cas, vous devez insérer toutes les entrées manuellement dans le dialogue de transaction.
Figure 4: Vérifier les factures GED - démarrer la reconnaissance des bulletins de versement
Une fois que la reconnaissance OCR ou QR Code de toutes les factures terminée, vous pouvez créer directement des transactions de facture. L'[icône verte] avec flèche est disponible à cet effet. Vous avez également la possibilité de lancer un traitement par lots (batch). Pour cela, cliquez sur le bouton [Créer facture]. Dans le traitement par lot, les factures sont ouvertes les unes après les autres, sans sélection supplémentaire d'une facture déjà scannée.
Figure 5: Vérifier les factures GED - créer des transactions
Traitez la facture comme d'habitude en saisissant les écritures de charges. Ensuite, sauvegardez la facture.
Si aucun créancier n'est reconnu pendant la reconnaissance, la boîte de dialogue de sélection Créanciers s'affiche directement (Figure 6).
Sélectionnez le créancier ou ajoutez un nouveau. Les factures QR fournissent déjà des informations détaillées sur le créancier.
Ceux-ci sont insérés directement dans le dialogue lorsqu'un nouveau créancier est créé, et il n'est plus nécessaire de saisir les données.
Figure 6: Vérifier les factures GED - sélection du créancier
Lorsque la transaction est enregistrée, les données de la transaction sont sauvegardées dans la GED avec le document. Les transactions traitées sont retirées de la grille.
Les transactions peuvent être éditées à nouveau après avoir été enregistrées. Pour ce faire, ouvrez une transaction enregistrée dans la grille des factures ouvertes des créanciers.
Le menu [Archive] vous permet d'ouvrir, effacer ou délier le document lié.
Figure 7: Vérifier les factures GED - modifier une transaction - ouvrir le document original lié
Si vous souhaitez consulter un document original lié, sélectionnez l'élément de menu [Archive | Ouvrir document lié] (Figure 7).
Le document (Figure 8) peut être agrandi ou réduit à l'aide de la fonction [Zoom]. Cela peut également se faire à l'aide de la molette de la souris. Si nécessaire, le document peut être imprimé via le bouton d'impression.
Figure 8: Modifier une transaction - aperçu du document lié